確認書および督促状 
使用
購買伝票の明細詳細で確認書のレベルを指定した場合には、自動的に確認書/督促状を作成することができます。
最大 3 つの確認書レベルを入力することができます。たとえば、確認書のレベルが 10-20-30 というのは、見積提出期日または発注商品の納入期日から、10、20、30 日後に督促状が発行されるということです。(注: SAP システムにおいては、“確認書” とは期日前に発行される出力を指し、“督促状” は通常、期日後に発行される警告的な出力を指します。ただし、この定義は一貫したものではなく、SAP 環境以外では適用されない場合もあります。“督促状” に対応する FI の用語は、“督促処理状” であり、未払いに関するものです。)
負の数は、確認書が見積提出期日や納入期日より 前に発行されることを意味します。たとえば、確認書のレベルとして 5- を入力すると、確認書は見積提出期日の 5 日前に送付されます。
前提条件
ｷ
購買管理のカスタマイジングで、出力決定機能が設定されていること。
標準設定を使用することもできます｡詳細については、導入ガイド (IMG) の簡易出力決定設定のヒントを参照してください。
ｷ マスタデータ更新(購買メニュー) により、出力レコードを登録しておく必要があります
ｷ 関連する購買伝票は、あらかじめ仕入先に送信されていなければなりません。
アクティビティ
確認書や督促状を発行する必要のあるすべての購買伝票に対して、まず出力を生成し、次にこれらの出力を実行します。
出力の生成
...
1. <購買伝票 > → 出力 → 督促状/ 確認書 を選択します。
2. チェックする伝票に対して、確認書または督促状を作成する上で必要となる選択基準を入力します。
次に参照日付を入力します。この参照日付が、確認書または督促状の期限後の期間を計算するベースとなります。
項目未送信出力一覧を選択し、確認書および督促状が出力キューにはあるが、まだ出力されていない購買伝票が一覧にあることを確認します。
3. プログラム → 実行を選択します。
期限が近づいている伝票、または期限が切れている伝票を照会します。
4. 確認書または督促状を生成する伝票を選択します。次に、 編集 → 出力生成を選択します。
5. 選択を保存します。
確認書または督促状の出力
6. 出力を実行するには、 <購買伝票 > → 出力 → 印刷/送信を選択します。
7. ステップ 2 と同じ選択基準を入力し、プログラムを実行します。
8. 実行 (印刷または送信) するメッセージを選択し、 編集 → 出力を選択します。
出力の生成: システム手順
参照日付に基づいて、督促状が必要な伝票が確認されます。その確認処理では、 確認 (購買管理 ) も考慮されます。購買管理のカスタマイジングで、確認カテゴリに “催促対象” としてフラグが設定されていることが前提条件になります。
5 月 15 日分として鉄鋼 1 を 100 トン発注したとします。確認書 (督促) レベルとして 10-20-30
を指定しました。仕入先は、5 月 17 日に 100 トン納入されることを確認します。
この明細を督促し、参照日付として 5 月 26 日を入力する場合は、その明細に対して督促状発行の提案がされません。ただし、参照日付として 5 月 28 日を入力すると、督促状発行の提案が行われます。
見積依頼の場合は、納入日付ではなく見積提出期限が督促状のベースとなります。
購買発注の場合は、納入日付 (元の日付か、購買発注請書または出荷通知の日付) が督促状のベースとなります。
リリース伝票を使用した分納契約の場合は、ベースとなるのは前回送信された分納契約リリースの日付であり、システムに現在保存されている納入日程全体に示されている日付ではありません。
参照: