Séquence de tri 
Lorsque vous affichez ou modifiez des postes individuels, ceux-ci sont affichés selon une séquence de tri standard. C’est le système qui détermine la séquence de tri standard. Pour ce faire, il utilise certaines zones de la pièce.
Vous pouvez modifier la séquence de tri dans l’affichage des postes individuels. En outre, vous pouvez sélectionner les zones en fonction desquelles le tri doit être effectué. Si vous avez besoin de zones supplémentaires, vous pouvez les définir vous-même dans le système.
Séquence de tri standard
Le système détermine la séquence de tri standard en fonction de certaines zones de la pièce, parmi lesquelles :
...
1. la date de rapprochement ;
2. le numéro de pièce de rapprochement ;
3. l’affectation ;
4. l’exercice ;
5. le numéro de pièce.
Les postes rapprochés sont toujours triés en fonction de la date de rapprochement, du numéro de la pièce de rapprochement et des zones restantes. Les opérations de rapprochement peuvent par conséquent être considérées dans leur contexte. Les postes non soldés sont toujours triés en fonction de la zone d’affectation et des zones restantes, puisque les zones associées à la date de rapprochement et au numéro de pièce de rapprochement ne sont pas encore complétées pour ces postes.
Regroupement de postes individuels
Vous pouvez regrouper les postes individuels de comptes qui doivent être traités ensemble. Pour ce faire, procédez à la même saisie dans la zone Affectation de chaque poste individuel du groupe.
Le contenu de la zone Affectation est utilisé en particulier :
· pour trier les postes individuels lors de l’affichage, du rapprochement ou de la modification ;
· comme critère de tri :
¡ lors du rapprochement de paiements à l’aide des fonctions Comptabilisation avec rapprochement et Encaissement ou décaissement,
¡ pour la gestion des comptes lors du rapprochement d’un compte,
¡ pour les fonctions d’affichage et de modification de postes individuels ;
· pour la subdivision des comptes CPD et des comptes centrale.
Valeur de la zone Affectation
Vous êtes libre de déterminer le contenu de cette zone. Vous avez deux possibilités :
· Vous pouvez demander au système de saisir automatiquement des données dans cette zone. Pour ce faire, vous devez saisir une clé dans la fiche du compte. Cette clé représente les règles de structure nécessaires pour la zoneAffectation. Ainsi, vous avez la possibilité de déterminer, par compte, l’ordre dans lequel les postes doivent être affichés.
· À la saisie de la pièce, vous pouvez effectuer une saisie manuelle dans la zone si vous ne voulez pas qu’un poste individuel donné ne soit complété selon la règle de structure définie dans la fiche du compte.
La règle de structure définie dans la fiche précise les saisies de l’en-tête de pièce ou du poste individuel à reprendre dans la zone Affectation au moment de la comptabilisation. Les clés disponibles et les règles de structure qui leur sont associées doivent être définies dans le Guide d’implémentation de la Comptabilité financière. Des règles de structure sont déjà définies dans le système standard. SAP vous recommande de les utiliser.
Dans la fiche du compte général spécial Avances et acomptes reçus, vous avez précisé que le numéro du compte client doit être saisi dans la zone Affectation lorsque vous comptabilisez une pièce. Toutes les pièces comptabilisées sur ce compte sont triées en fonction du numéro de compte client et affichées par ordre croissant dans l’affichage des postes individuels.
Vous pouvez modifier à tout moment la clé de la règle de structure dans la fiche. La nouvelle règle de structure est appliquée dès la modification : tous les postes individuels comptabilisés après cette modification sont affichés en fonction de la nouvelle règle de structure dans l’affichage des postes individuels. Cependant, l’affectation des pièces déjà comptabilisées reste inchangée.
Règles de structure pour la zone Affectation
Si vous souhaitez définir vos propres règles pour la zone Affectation, vous devez saisir, pour chaque règle, une clé et un maximum de quatre zones, dont les valeurs sont placées dans la zone Affectation. Les valeurs sont transférées dans l’ordre dans lequel vous les avez désignées. En ce qui concerne les règles de structure, vous pouvez utiliser toutes les zones de l’en-tête de la pièce et toutes les zones associées aux postes individuels concernés.
Si vous le souhaitez, vous pouvez transférer une partie seulement du contenu d’une zone particulière dans la zone Affectation. Pour ce faire, vous devez préciser la position à partir de laquelle le contenu de la zone doit être affiché ainsi que le nombre de caractères à reprendre.
Dans le système standard, la zone associée au centre de coûts a une longueur de 10 caractères. Si vous n’en utilisez que 6 dans votre entreprise, vous pouvez omettre l’affichage des 4 premiers. Par conséquent, vous indiquez, pour la zone Centre de coûts, que 6 caractères doivent être affichés et ce, à partir de la cinquième position.
Les règles de structure associées à la zone Affectation s’appliquent à tous les mandants.