Gutschriftsverfahren
Verwendung
Das Gutschriftsverfahren dient dazu, die Fracht direkt ohne den Erhalt einer Rechnung abzurechnen. Neben der Möglichkeit, vom Dienstleister eine Rechnung über die erbrachte Transportdienstleistung zu erhalten, besteht also die Alternative, daß der Dienstleister stattdessen eine Gutschrift ausstellt. In diesem Fall werden die berechneten Frachtkosten direkt ans Rechnungswesen weitergeleitet. Die Prüfung der Zahlung liegt dann auf Seiten des Zahlungsempfängers.
Ob dieses Gutschriftsverfahren verwendet wird, hängt von den jeweiligen Vereinbarungen mit dem Dienstleister ab.
Vorteile dieses Verfahrens sind:
Die nachfolgende Graphik veranschaulicht das Gutschriftsverfahren.
Integration
Das Gutschriftsverfahren wird als automatische Wareneingangsabrechnung oder ERS-Verfahren (ERS = Evaluated Receipt Settlement) im Einkauf eingesetzt.
Voraussetzungen
Grundvorraussetzung für das automatische Abrechnen der Frachtkosten ist der Bezug auf eine vorhandene Bestellung.
Die Einkaufsabteilung kann den Kreditor im Kreditorenstammsatz als ERS-fähig kennzeichnen. Ist ein Kreditor als ERS-fähig gekennzeichnet, so wird beim Anlegen einer Bestellung bei diesem Kreditor in jeder Position das ERS-Kennzeichen vorgeschlagen. Das vorgeschlagene ERS-Kennzeichen in einer Bestellposition kann der Einkäufer löschen.
Funktionsumfang
Beim Gutschriftsverfahren unterscheidet man zwischen
Bei der Einzelgutschrift wird je Frachtkostenbeleg und Dienstleister eine separate Gutschrift erzeugt. In einer Sammelgutschrift werden alle Frachtkostenbelege aus einer zu bestimmenden Periode zu einem Dienstleister berücksichtigt.
Die Abrechnung mit dem Dienstleister erfolgt in der Regel periodisch. Die Länge dieser Periode ist abhängig von der Vereinbarung mit dem Spediteur. Die Abrechnungszeiträume können beim ERS-Verfahren flexibel eingestellt werden.
Protokoll und Gutschriftsdruck
Beim ERS-Verfahren wird ein Protokoll erstellt. Das System listet auf:
Gemäß der eingegebenen Abgrenzung werden alle Bestellpositionen angezeigt, für die ERS vorgesehen ist, die aber nicht abgerechnet werden können, sowie den Grund dafür.
Wenn Sie einen Vorgang manuell abgeschlossen haben, sollten Sie ihn vom ERS-Verfahren ausschließen, damit er nicht bei jeder Durchführung der automatischen Wareneingangsabrechnung wieder aufgelistet wird. Führen Sie dazu die automatische Wareneingangsabrechnung online im Test durch, markieren Sie die Position, und wählen Sie Von ERS ausschließen.
Gemäß der eingegebenen Abgrenzung werden alle Bestellpositionen angezeigt, für die eine Abrechnung erfolgt ist (bzw., falls Sie nur im Test arbeiten, erfolgen würden).
Bei der Abrechnung von Frachtkosten wird anschließend an das Protokoll die Gutschrift ausgegeben.