Damit Anwender eine möglichst verständliche Arbeitsumgebung vorfinden, sind Regeln für das Formulieren von Texten aufgestellt worden. Diese Regeln sind z.B. bei der Wahl von Begriffen, bei der Gestaltung von Aktionsmenüeinträgen oder bei der Formulierung der verschiedenen Meldungen zu beachten.

Verwenden Sie möglichst Begriffe, die deutsch sind und dem Sprachgebrauch des Benutzers entstammen.

Das Suffix "-nummer" kann bis auf die Verwendung im Wort "Personalnummer" entfallen. Es heißt also z.B. "Lieferant" und nicht "Lieferantennummer".

Suffixe wie "-schlüssel" und "-kennzeichen" sollten nur dann benutzt werden, wenn sie für das Verständnis des Feldes notwendig sind.

Texte in Frageform sind bejahend zu formulieren.

Wenn Sie in Kurzform formulieren, wählen Sie die Reihenfolge Substantiv-Verb und lassen Artikel weg.

Vermeiden Sie es, Verben zu substantivieren.

Ausnahme: Stehen mehrere verkürzte Sätze untereinander, die sich nur im Verb unterscheiden, wie z.B. in einem Aktionsmenü, wird der informationstragende Teil - also das Verb - nach vorne gestellt.

Formulieren Sie Meldungen so präzise wie möglich. Meldungen sollen die aufgetretene Situation möglichst eindeutig beschreiben.

Ihr Ton ist freundlich und positiv zu halten und darf nicht belehrend klingen. Nichtssagende oder belehrende Worte wie "dürfen", "müssen", "sollen", "gehören", "falsch", "unzulässig", "unvollständig", "nicht erlaubt" oder ähnliches sind deshalb nicht zu verwenden.

Das Vokabular soll sich an der Aufgabe des Benutzers orientieren und für diesen verständlich sein. Meldungen, die sich auf technische Funktionsweisen des Systems beziehen, sind zu vermeiden.

Die Satzstruktur soll klar und einfach sein; Sätze sollten aus vollständigen Satzteilen bestehen. Artikel können weggelassen werden; ein Verb (mindestens: ist, sind) sollte aber immer vorhanden sein; als Zeit ist nach Möglichkeit die Gegenwartsform zu wählen.