Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörden auf Steuerdaten 

 

Einsatzmöglichkeiten

Durch Artikel 7 des Steuersenkungsgesetzes in der Fassung vom 14.7.2000 (veröffentlicht am 23.10.2000 BGBI. I S. 1433) wurden die §§ 146, 147 und 200 der Abgabenordnung (AO) geändert.

Im folgenden finden Sie die wichtigsten Änderungen, die am 01.01.2002 in Kraft getreten sind:

·        §146 Abs. 5 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen

Während der Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen die Daten jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6.

·        §147 Abs. 6 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.
Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

·        §200 AO: Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen

Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach §147 Abs. 6 zu unterstützen.

 

Insbesondere der neu hinzugekommene Absatz 6 des § 147 AO erlaubt neue Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörden auf digitale Unterlagen. Den Steuerprüfern der Finanzbehörde wird das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch direkten Datenzugriff am System zu prüfen. Die Prüfungsmethoden werden den modernen Buchführungstechniken angepasst, der sachliche Umfang der Außenprüfung wird dabei nicht erweitert (§194 AO).

 

Diese Vorschriften sind im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben vom 16.7.2001- IV D2 – S 0316 – 136/01, veröffentlicht im Bundessteuerblatt Teil I, Seite 415) in den
Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) konkretisiert worden.
Die GDPdU beinhalten Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff.

 

Folgende neue Zugriffsmöglichkeiten stehen den Steuerprüfern durch die Neuregelungen der GDPdU zur Verfügung:

 

·        Unmittelbarer Zugriff  (direkter Nur-Lese-Zugriff)

Nach der Neuregelung der GDPdU können Steuerprüfer den unmittelbaren Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem verlangen. D.h. der Steuerprüfer hat die Berechtigung selbst am System die steuerlich relevanten Daten auszuwerten.
Beim unmittelbaren Zugriff erfolgt ein direkter Nur-Lese-Zugriff des Steuerprüfers auf die gespeicherten Daten (einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen) unter Nutzung der vom Steuerpflichtigen eingesetzten Hard- und Software. Dabei darf der Steuerprüfer nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das Datenverarbeitungssystem durch die Finanzbehörde aus.
Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten ggfs. unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten.

·        Mittelbarer Zugriff

Die Daten werden vom Steuerpflichtigen oder einem von ihm beauftragten Dritten  - statt vom Steuerprüfer selbst - nach den Vorgaben des Steuerprüfers ermittelt und maschinell ausgewertet, um anschließend einen Nur-Lese-Zugriff direkt am System durchführen zu können.
Der Steuerprüfer kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.

·          Datenträgerüberlassung

Der Steuerpflichtige erstellt für den Steuerprüfer Datensätze mit den steuerlich relevanten Daten und sichert diese auf einem maschinell verwertbaren Datenträger, der dem Steuerprüfer zur Auswertung überlassen wird.
Der Steuerprüfer kann sich die steuerlich relevanten Daten also auf einem Datenträger zur eigenen Auswertung mit externen Auswertungstools der Finanzbehörde zur Verfügung stellen lassen.

Die Finanzbehörde kann jedes einzelne dieser Rechte und eine Kombination der Rechte in Anspruch nehmen.

Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf steuerlich relevante Daten.

 

Integration

Durch die Neuregelungen der GDPdU  hat die Finanzbehörde das Recht auf steuerlich relevante Daten zuzugreifen. Das heißt, es sind insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung zur Verfügung zu stellen.

Die allgemeine Lösung für den unmittelbaren Zugriff für alle diese Bereiche umfasst:

 

·        ein spezielles Benutzermenü für Steuerprüfer:

Das Benutzermenü wird über Einzelrollen abgebildet, die bestimmte Berechtigungen enthalten.
Die Einzelrollen der Finanz- und Anlagenbuchhaltung (FI) sind in der Sammelrolle SAP_AUDITOR_TAX (AIS Steuerprüfung) zusammengefasst.
Speziell für die Personalwirtschaft (HR) steht die Rolle SAP_AUDITOR_TAX_HR (HR-DE Steuerprüfung § 147 AO) zur Verfügung.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Benutzer- und Rollenpflege.

 

·        eine zusätzliche Berechtigungsprüfung auf den Prüfungszeitraum:

Die Standardreports der jeweiligen Bereiche werden (für vorher festgelegte Benutzer) nur für den entsprechenden Prüfungszeitraum ausgeführt.
Zur Steuerung dieser zusätzlichen zeitabhängigen Berechtigungsprüfung stehen Ihnen die Transaktionen TPC2, TPC4 und TPC6 zur Verfügung. Hier legen Sie fest,  welche Benutzer beim Starten welcher Reports eine zusätzliche Berechtigungsprüfung auf welchen Zeitraum durchlaufen sollen.

 

Die allgemeine Lösung für die Datenträgerüberlassung wird über eine Datenextraktion mittels der SAP-Werkzeuge Data Retention Tool (DART) sowie der HR-spezifischen Interface-Toolbox (Transaktion pu12) bereit gestellt. Der zu extrahierende Datenumfang wird vorher mit Hilfe dieser Werkzeuge festgelegt.

 

Funktionsumfang

Für die Daten aus dem SAP R/3 Personalabrechnungssystem stehen Ihnen folgende spezielle Lösungen zur Verfügung:

 

·        Unmittelbarer Zugriff  (direkter Nur-Lese-Zugriff)

¡        Benutzermenü für Steuerprüfer:

Ein speziell auf die Lohnbuchhaltung abgestimmtes Benutzermenü für den Steuerprüfer ist in der Rolle SAP_AUDITOR_TAX_HR enthalten.
Diese Rolle besteht aus Lese-Berechtigungen auf steuerlich relevante Daten der Personalwirtschaft (Infotypen, Abrechnungsergebnisse).
Da es unterschiedliche Auffassungen geben kann, welche Daten als steuerlich relevant anzusehen sind, dient die von SAP ausgelieferte Rolle mit den entsprechenden Berechtigungen als Muster, das Sie kopieren und an Ihre Anforderungen anpassen können.

¡        zusätzliche Berechtigungsprüfung auf den Prüfungszeitraum:

Um die Berechtigung des Steuerprüfers auf den entsprechenden Prüfungszeitraum einzuschränken, stehen für die relevanten Standardreports jeweils eigene Reports zur Verfügung, die eine gesonderte zeitabhängige Berechtigungsprüfung auf den Prüfungszeitraum durchführen.

Diese speziellen Reports für die Steuerprüfung starten jeweils eine Variante der Standardreports. Diese Variante müssen Sie vorher anlegen.

 

Standardreport	zugehöriger Report für die Steuerprüfung
Infotyp-Übersicht für Mitarbeiter (RPLINFC0)	Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Stammdatenanzeige (RPCAOSD0)
Lohnkonto (RPCKTOD0)	Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf des Lohnkontos (RPCAOKD0)
Lohnartennachweis (RPCLGA00)	Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf des Lohnartennachweises (RPCAOLD0)
Lohnsteueranmeldung (RPCSTAD1)	Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Lohnsteueranmeldung (RPCAOAD0)
Lohnsteuerbescheinigung (RPCSTBD0)	Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Lohnsteuerbescheinigung (RPCAOBD0)
Sicht auf Tabelle Verarbeitungsklassen, Kumulationen und Auswertungsklassen (V_512W)	Datenzugriff Steuerprüfung: Aufruf der Sicht Steuerrelevanz der Lohnarten (RPCAOTD0)

 

Die Reports können auch direkt über die folgenden Transaktionen aufgerufen werden.
Diese Transaktionen sind der Rolle für den Steuerprüfer SAP_AUDITOR_TAX_HR bereits zugeordnet:

 

PC00_M01_ RPCAOSD0	Aufruf der Stammdatenanzeige (RPCAOSD0)
PC00_M01_ RPCAOKD0	Aufruf des Lohnkontos (RPCAOKD0)
PC0_M01_ RPCAOLD0	Aufruf des Lohnartennachweises (RPCAOLD0)
PC00_M01_ RPCAOAD0	Aufruf der Lohnsteueranmeldung (RPCAOAD0)
PC00_M01_ RPCAOBD0	Aufruf der Lohnsteuerbescheinigung (RPCAOBD0)
PC00_M01_ RPCAOTD0	Aufruf der Sicht Steuerrelevanz der Lohnarten (RPCAOTD0)

         

 

·        Mittelbarer Zugriff

Der Steuerprüfer lässt sich vom zuständigen Sachbearbeiter die relevanten Daten ermitteln und auswerten.
Da der zuständige Sachbearbeiter i.a. über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, ist in diesem Fall keine spezielle Lösung für die Steuerprüfung notwendig.

·        Datenträgerüberlassung

Zur Erzeugung von Datensätzen mit den steuerlich relevanten Daten steht Ihnen das Interface-Format DAO0 (HR-DST: Datenzugriff durch Finanzamt (GDPdU)) für die Interface-Toolbox zur Verfügung.
Dieses Interface-Format definiert ein Muster für den Umfang der steuerlich relevanten Infotyp-Felder sowie der relevanten Datenfelder der Abrechnungsergebnisse.
Mit Hilfe der Interface-Toolbox können die entsprechenden Daten extrahiert und auf einem Datenträger gesichert werden.
 
Um die entsprechenden Dateien eines ganzen Jahres für die Steuerprüfung zu erstellen steht Ihnen der Report Datenzugriff Steuerprüfung: Export / Download eines Jahres (RPCAOPD0) zur Verfügung.
Dieser Report ruft das zur Interface-Toolbox gehörende Exportprogramm für alle Perioden eines Jahres auf. Dabei werden Dateien erzeugt, die die im gewählten Interface-Format definierten Daten enthalten.
 
Wenn Sie den Report RPCAOPD0 über viele Personalnummern starten möchten, können Sie dies nur im Hintergrund ausführen. Anschließend laden Sie die im Hintergrund in der TemSe erzeugten Dateien herunter. Hierbei wird der Report Download einer Periode (RPCAODD0) verwendet.
Der Report RPCAODD0 wird direkt für einzelne Perioden gestartet.

Die Reports können auch direkt über die folgenden Transaktionen aufgerufen werden.

PC00_M01_RPCAOPD0	Export / Download eines Jahres (RPCAOPD0)
PC00_M01_RPCAODD0	Download einer Periode (RPCAODD0)