Anlegen Buchungslauf 
Anlegen Buchungslauf
Verwendung
Die in den Abrechnungsergebnissen des Reisemanagements hinterlegten Informationen müssen für die Weiterverarbeitung im Rechnungswesen aufbereitet werden. Dabei können Sie bestimmen, inwieweit das System die Daten für das Rechnungswesen verdichten soll. Das System faßt die aufbereiteten Informationen in
Reiseübertragungsbelegen zusammen und sammelt diese in Buchungsläufen. Das Reisemanagement überträgt diese Buchungsläufe an das Rechnungswesen.Beim Anlegen eines Buchungslaufs werden grundsätzliche Prüfungen der überzuleitenden Daten im Rechnungswesen-Zielsystem(!) durchgeführt: Existieren die zu bebuchenden Konten? Existieren die übergebenen Kontierungselemente und sind sie auch gültig? Existieren zu den Personalnummern ggf. auch Kreditoren?
Treten Fehler beim Anlegen eines Buchungslaufs auf, so werden die betreffenden Reisen aussortiert und ihr Status zurückgesetzt. Nur diejenigen Reisen, die bei dieser ersten Prüfung keine Fehler aufweisen, fließen in den Buchungslauf ein. Sie sind bis zur Buchung oder bis zum Verwerfen des Buchungslaufs gegen Änderungen gesperrt.
Integration
Das Anlegen eines Buchungslaufs bedeutet noch nicht die tatsächliche technische Übertragung der Abrechnungsergebnisse an das Rechnungswesen. Die technische Übertragung der Buchungsläufe starten Sie durch die Funktion
Buchen Buchungslauf.Funktionsumfang
Simulation
Im Selektionsbild Anlegen eines Buchungslaufs können Sie das Flag Buchungslauf als Simulation setzen. Ein so erzeugter Buchungslauf setzt die Status der betreffenden Reisen nicht um und kann außer Belege gebucht und Nullbuchungen gebucht jeden der obigen Buchungslaufstatus annehmen. In der Liste der Buchungslaufverwaltung sind Simulationen mit einem schwarzen Dreieck in der Spalte Si markiert. So gekennzeichnete Buchungsläufe können direkt (d.h. ohne vorheriges verwerfen) gelöscht werden.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Möglichkeiten.
Anlegen Buchungslauf |
Anlegen Buchungslauf als Simulation |
Das System sperrt alle Reisen, deren Abrechnungsergebnisse es in den Buchungslauf aufgenommen hat. Sie können diese Reisen nicht ändern, bis Sie den Buchungslauf gebucht oder verworfen haben. |
Das System sperrt die Reisen nicht gegen eine weitere Änderung. |
Das System setzt für alle Reisen, deren Abrechnungsergebnisse es in den Buchungslauf aufgenommen hat, den Reisestatus übergeleitet FI. |
Das System setzt keinen neuen Reisestatus. |
Sie können die Buchungsläufe buchen. Das System überträgt die Daten an das Rechnungswesen. |
Simulierte Buchungsläufe können Sie nicht buchen. |
Automatische Ersetzung fehlerhafter Kontierungsobjekte
Bereits beim Aufbau der Reiseübertragungsbelege prüft das System im R/3-Controlling, ob für die selektierten Reisen die angegeben Kontierungsobjekte bebuchbar sind. Sie können beim Anlegen eines Buchungslaufs entscheiden, ob das System fehlerhaften Kontierungsobjekte ersetzt soll.
Wenn Sie die Automatische Ersetzung nicht aktiviert haben und das System identifiziert fehlerhafte Kontierungsobjekte, so nimmt es die dazugehörige Reise nicht in den Buchungslauf auf und weist die Reise im Protokollbaum als nicht buchbare Reise aus.
Wenn Sie die Automatische Ersetzung aktiviert haben, ersetzt das System das fehlerhafte Kontierungsobjekt durch die Stammkostenstelle des Mitarbeiters oder durch eine Ersatzkostenstelle, die in der Tabelle TKA3G im R/3-Controlling hinterlegt sein muß, und dokumentiert alle Ersetzungen im Reiseübertragungsbeleg. Wenn das System in der Stammkostenstelle und in der Tabelle TKA3G keine gültigen Informationen findet, nimmt es die dazugehörige Reise nicht in den Buchungslauf auf und weist die Reise im Protokollbaum als nicht buchbare Reise aus.
Siehe auch
Buchungslauf anlegen Buchungslaufverwaltung