Alle Reisespesen, die Sie aus gesetzlichen oder unternehmensspezifischen Gründen nicht über eine Pauschale abrechnen können, müssen Sie als Einzelbelege erfassen. Über die Erfassungsfunktion Belege können Sie Einzelbelege erfassen.

Sie können diese Funktion im Reisemanager, im Reisekostenmanager und im Reisekalender aufrufen.

Um Einzelbelege erfassen zu können, müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung Reisespesenarten definiert und die entsprechenden Lohnarten zugewiesen haben.

Sie erfassen einen Einzelbeleg über eine Reisespesenart, den Reisespesenbetrag in der Originalwährung des Belegs und das Belegdatum. Bei Eingabe einer Fremdwährung ermittelt das System das gültige Vorsteuerkennzeichen und den Wechselkurs zur Reisewährung zum eingegebenen Belegdatum. Alle diese Angaben können Sie jederzeit abändern.

Das System prüft bei Datenfreigabe, ob die eingegebenen Daten für die Reiseabrechnung ausreichen. Gegebenenfalls gelangen Sie in ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie Belegzusatzinformationen eingeben müssen.