Mit dem SAP Business Workflow stellt die SAP AG ein leistungsfähiges, anwendungsunabhängiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem die durchgängige elektronische Bearbeitung betriebswirtschaftlicher Vorgänge ermöglicht wird. Der SAP Business Workflow ist eine vollständig in das R/3-System integrierte Lösung, mit der kundenspezifische Abläufe von Geschäftsprozessen anwendungs- und arbeitsplatzübergreifend koordiniert und gesteuert werden können. Der SAP Business Workflow bildet so eine Ergänzung zur "vorgefertigten" Anwendungssoftware. Die Definitionsumgebung des SAP Business Workflow steht zur Verfügung, um betriebliche Abläufe in unkomplizierter Weise abzubilden und um auch im laufenden Betrieb durch flexible Anpassung der einmal implementierten betrieblichen Abläufe rasch reagieren zu können, wenn sich die äußeren Rahmenbedingungen ändern.

Eine Reihe von SAP-Anwendungen verwenden standardmäßig den SAP Business Workflow, so daß Sie in einer Vielzahl von Situationen auf bereits vorkonfigurierte Workflow-Szenarios zurückgreifen können. Sie können diese entweder unverändert einsetzen oder mit minimalem Anpassungsaufwand für Ihre betrieblichen Prozesse konfigurieren. Diese Workflow-Szenarios verringern die Einführungszeit ganz wesentlich und sind mit den jeweiligen Anwendungsfunktionen optimal abgestimmt.

Viele Workflow-Szenarios sind auch in das IDES (International Demonstration and Education System) integriert. In diesem vollständig konfigurierten System können die betrieblichen Abläufe eines Musterunternehmens "durchgespielt" werden.

Die Workflow-Szenarios lassen sich in drei Kategorien einteilen:

Ein Ereignis wird erzeugt, um eine erfolgte Zustandsänderung eines Anwendungsobjektes mitzuteilen und eine Reaktion zu ermöglichen.

Sie können diese Ereignisse als auslösende Ereignisse für Ihre eigenen Aufgaben oder Workflows verwenden. Sie "koppeln" sich damit in flexibler, kundenspezifischer Weise an Ereignisse aus der Anwendung, ohne dazu den Standardteil der Anwendung zu modifizieren.

In einigen Fällen ist das Auslösen dieser Ereignisse nicht standardmäßig aktiviert, sondern von Einstellungen im Customizing abhängig. Die Dokumentation zum Anwendungsszenario informiert Sie entsprechend.

Eine Aufgabe beinhaltet eine Aufgabenbeschreibung und die Verknüpfung mit der Anwendungslogik über die Methode eines Business-Objektes. Bevor Sie eine Aufgabe produktiv verwenden können, müssen Sie die Zuordnung der Aufgabe zu ihren möglichen Bearbeitern pflegen.

Die von SAP ausgelieferten Aufgaben werden in der Regel als Schritte in SAP-Workflows verwendet. Sie können sie aber auch für Ihre eigenen Entwicklungen verwenden.

Wenn ein Workflow-Szenario nur eine Aufgabe umfaßt, dann ist darin in der Regel eine Minimallösung zu sehen, um die Verbindung zwischen Anwendungsfunktionalität und SAP Business Workflow aufzuzeigen. Für eine differenzierte Steuerung sollte diese SAP-Aufgabe durch eine kundenspezifische Aufgabe ersetzt werden.

Die Dokumentation zum Anwendungsszenario informiert Sie entsprechend.

Ein Workflow beinhaltet eine komplette, mehrere Schritte umfassende Workflow-Definition. Ein SAP-Workflow besitzt eine vollständige Workflow-Definition, muß allerdings noch an das organisatorische Umfeld beim Kunden angepaßt werden.

In den Fällen, in denen die SAP-Workflows betriebswirtschaftliche Abläufe beschreiben, die auch in Ihrem Unternehmen genauso auftreten, oder in den Fällen, in denen Änderungen am SAP-Workflow aus technischen Gründen nicht anzuraten sind, können die ausgelieferten SAP-Workflows unverändert übernommen oder mit Hilfe der Workflow-Konfiguration angepaßt werden.

In allen anderen Fällen können Sie die SAP-Workflows als Vorlage für eigene Entwicklungen verwenden. Generell gilt, daß die vorhandenen Ablaufstrukturen der betriebswirtschaftlichen Anwendungskomponenten, die sich oft innerhalb einer Transaktion wiederfinden, nicht ersetzt werden. Vielmehr ist der SAP Business Workflow in einer Integrationsschicht "oberhalb" der betriebswirtschaftlichen Standardfunktionen anzusiedeln und verwendet die existierenden Transaktionen, Funktionsbausteine und Reports.