Debitoren-/Kreditorenintegration

Einsatzmöglichkeiten

Die Debitoren-/Kreditorenintegration des Geschäftspartners kann erforderlich werden, wenn Sie das Finanzwesen (FI) und den SAP-Geschäftspartner parallel nutzen möchten.

Im Finanzwesen (FI) für das externe Rechnungswesen des Unternehmens wird im Rahmen der beiden Nebenbuchhaltungen Accounts Receivable (AR) und Accounts Payable (AP) eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung verwendet, die die buchhalterischen Daten aller Kunden und Lieferanten als Debitoren und Kreditoren führt und verwaltet. Das Finanzwesen greift dabei als Geschäftspartnerverwaltung nicht auf den SAP-Geschäftspartner zurück, sondern verwendet den eigenen Debitoren-und Kreditorenstammsatz, der in alle buchhalterischen Vorgänge wie das Erfassen von Geschäftsvorfällen auf Konten und die Verarbeitung von Buchungsdaten integriert ist.

Viele Kunden der SAP verwenden seit langer Zeit das Finanzwesen und nutzen nun verstärkt auch weitere Anwendungen wie z. B. die Darlehensverwaltung (FS-CML) oder das SAP Treasury and Risk Management (TRM) , die als Geschäftspartnerverwaltung den SAP-Geschäftspartner in Einsatz haben. Für diese Kunden ergibt sich die Anforderung, diejenigen Geschäftspartner synchron zu halten, die sowohl als Debitoren/Kreditoren im Finanzwesen als auch als Geschäftspartner in der jeweiligen Anwendung geführt werden.

Geschäftspartner Adams ist Kunde des Unternehmens. Im Geschäftspartner wird er unter der Nummer 4556 geführt, im Debitorenstammsatz unter der Nummer 7894 . Bei Änderungen bestimmter Daten wie z.B. der Adresse oder Bankverbindung sollte der Geschäftspartner in beiden Geschäftspartnerverwaltungen geändert werden.

Die Debitoren- und Kreditorenintegration kann unabhängig voneinander verwendet werden. Es gibt Anwendungen, die ausschließlich die Debitorenintegration einsetzen und andere, die auch die Kreditorenintegration benötigen.

Die Debitoren-Kreditorenintegration ist als eine Ein-System/Ein-Mandantenlösung vorgesehen.

Voraussetzungen

  • Sie haben das Customizing des SAP-Geschäftspartners und das Customizing der Debitore n- bzw. Kreditorenkonten aufeinander abgestimmt. Insbesondere haben Sie die jeweiligen Mussfeldsteuerungen abgeglichen. In der Feldauswahlsteuerung Ihrer debitorischen bzw. kreditorischen Geschäftspartnerrollen müssen alle die Felder als Musseingaben ausgesteuert sein, die im Debitoren /- Kreditorenkonto als Musseingaben vorgesehen sind.

    In die Feldauswahlsteuerung des SAP-Geschäftspartners gelangen Sie im Customizing der Anwendungsübergreifenden Komponenten unter Anfang des Navigationspfads SAP-Geschäftspartner Navigationsschritt Geschäftspartner Navigationsschritt Grundeinstellungen Navigationsschritt Feldmodifikationen Navigationsschritt Feldattribute pro GP-Rolle konfigurieren Ende des Navigationspfads .

    In die Bildauswahlsteuerung der Debitorenkonten und Kreditorenkonten gelangen Sie im Customizing unter Anfang des Navigationspfads Finanzwesen (neu) Navigationsschritt Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Ende des Navigationspfads

    Die Einstellungen für die Debitorenintegration nehmen Sie unter dem folgenden Pfad vor: Anfang des Navigationspfads Debitorenkonten Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Anlegen der Debitorenstammdaten vorbereiten Ende des Navigationspfads

    • Kontengruppe mit Bildaufbau definieren (Debitoren)

    • Bildaufbau pro Buchungskreis definieren (Debitoren)

    • Bildaufbau pro Aktivität definieren (Debitoren)

      Wenn Sie auch die Kreditorenintegration benötigen, dann nehmen Sie die Einstellungen für die Kreditorenintegration unter dem folgenden Pfad vor:

      Anfang des Navigationspfads Kreditorenkonten Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten Ende des Navigationspfads

    • Kontengruppe mit Bildaufbau definieren (Kreditoren)

    • Bildaufbau pro Buchungskreis definieren (Kreditoren)

    • Bildaufbau pro Aktivität definieren (Kreditoren)

  • Um die Stammdatensynchronisation einzurichten, haben Sie im Customizing der Anwendungsübergreifenden Komponenten unter Anfang des Navigationspfads Stammdatensynchronisation Navigationsschritt Synchronisationssteuerung Ende des Navigationspfads die für ihre Prozesse relevanten IMG- Aktivitäten ausgeführt.

    Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation der IMG- Aktivitäten.

  • Um die Debitoren-/Kreditorenintegration einzustellen, haben Sie im Customizing der Anwendungsübergreifenden Komponenten unter Anfang des Navigationspfads Stammdatensynchronisation Navigationsschritt Customer- Vendor- Integration Ende des Navigationspfads alle für Sie erforderlichen IMG- Aktivitäten eingestellt.

    Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation der IMG- Aktivitäten.

Ablauf

Die Debitoren-/Kreditorenintegration funktioniert bidirektional. Sie können sowohl von der Geschäftspartnerverwaltung aus Debitoren-/Kreditorenstammsätze mit bearbeiten, als auch von der Debitoren-/Kreditorenbearbeitung aus den Geschäftspartner mit versorgen.

Sie können einem Geschäftspartner immer nur einen Debitor/Kreditor zuordnen und umgekehrt (1:1 Zuordnung). Dem Geschäftspartner kann dabei in der entsprechenden GP-Rolle gleichzeitig ein Debitor und ein Kreditor zugeordnet sein.

Die Debitoren-/Kreditorenintegration beinhaltet die folgenden Prozessphasen:

  1. Sie nehmen die Bearbeitung des Geschäftspartner oder des Debitors/Kreditors vor.

    Dabei nimmt das System eine Berechtigungsprüfung vor.

    Wenn Sie einen bereits verknüpften Geschäftspartner oder Debitor/Kreditor ändern, dann werden das jeweilige Objekt und der verknüpfte Gegenpart bis zum Zeitpunkt der Sicherung für andere Anwender gesperrt.

  2. Die Debitoren-/Kreditorenintegration erfolgt während der jeweiligen Stammdatenbearbeitung im Hintergrund. Bei Verbuchung des Geschäftspartners werden alle erforderlichen Felder des Debitors/Kreditors entsprechend der Angaben im Geschäftspartner verbucht und bei Verbuchung des Debitors/Kreditors alle erforderlichen Felder des Geschäftspartners (die Verbuchung erfolgt dabei innerhalb derselben Logical Unit of Work. Technisch ausgedrückt wird bei Fortschreibung des Geschäftspartners gleichzeitig der korrespondierende Debitor/Kreditor fortgeschrieben und umgekehrt. Teilweise sind die hierzu erforderlichen Zuordnungen im Customizing hinterlegt.

    Die Verknüpfung des Debitoren-/Kreditorenstammsatzes mit dem Geschäftspartner erfolgt anhand der Einstellungen zur Synchronisationssteuerung und zur Customer- Vendor- Integration im Customizing.

    Dabei kann ein Debitor/Kreditor bei der Geschäftspartnerbearbeitung nur erzeugt werden, wenn die Bearbeitung im entsprechenden debitorischen GP-Rollentyp vorgesehen ist. Wenn dem Geschäftspartner ein Debitoren-Kreditorenstammsatz zugeordnet ist, dann werden die Daten des Debitors/Kreditors im Geschäftspartner rollenunabhängig mit fortgeschrieben.

    Beachten Sie folgende Einschränkung für die Bearbeitungsrichtung vom Debitoren-/Kreditorenstammsatz zum Geschäftspartner hin:

    Wenn Sie in der Debitoren-/Kreditorenbearbeitung einen Stammsatz ändern, dann wird im zugeordneten Geschäftspartner vom Typ Person der Vorname gelöscht und Vor- und Nachname des Debitors werden gemeinsam in das Nachnamefeld des Geschäftspartners geschrieben.

Weitere Informationen zu den Synchronisationsrichtungen mit den jeweiligen Bearbeitungsszenarien finden Sie unter Synchronisationsrichtungen mit Bearbeitungsszenarien .

Ergebnis

Sie haben bei der Bearbeitung des Geschäftspartners auch die relevanten Daten des Debitoren-/Kreditorenstammsatzes mit fortgeschrieben und umgekehrt.

Eine existierende Verbindung zwischen einem Geschäftspartner und einem Debitor/Kreditor kann nur im Rahmen der Archivierung gelöst werden.