發票例外
例外是會顯示於發票、項目、或明細項目層級的訊息,說明員工、核准人和/或會計人員已違反某項規則。
術語
例外代碼:由一至八個英數字元所組成的唯一代碼,每個例外都有一個唯一的代碼。此代碼由用戶的內部編碼系統所決定。
例外層級:指派給每個例外的數字,決定規則的嚴重性。應由公司決定各種不同的層級。您可在工作流程中進行設定,防止員工提交的發票包含特定層級例外。
例外的類型
在發票上,例外會以紅色、黃色或藍色圖示顯示。
紅色:表示必須先解決錯誤,才能提交發票。等問題解決之後,員工才能提交發票。
黃色:表示警告或資訊性的訊息。員工可以提交發票。
藍色:表示發票處理人員已清除例外 (紅色或黃色)。
發票處理人員可以檢視所有的例外,包括例外訊息中的代碼和層級號碼。員工和核准者看不到這些資訊。例如:
給處理人員的例外訊息為:代碼:超出,層級:3,發票總計超出 $5000
但員工和核准者僅看到:報告總計超出 $5000
