Fakturaunntak
Unntak er meldinger som vises på fakturanivå, posteringsnivå eller spesifiseringsnivå for å vise medarbeideren, godkjenneren og regnskapsmedarbeiderne at en regel er brutt.
Terminologi
Unntakskode: En unik kode med ett til åtte alfanumeriske tegn, som tilordnes til hvert unntak. Denne koden fastsettes av kundens interne kodesystem.
Unntaksnivå: Et tall tilordnet hvert unntak som fastsetter alvorlighetsgraden for en regel. Det er firmaets ansvar å fastsette de ulike nivåene. Det kan defineres en innstilling i Arbeidsflyt som forhindrer en medarbeider i å sende en faktura som inneholder et unntak på et bestemt nivå.
Unntakstyper
Unntak vises på fakturaer markert med et rødt, gult eller blått ikon.
Rødt: Indikerer en feil som må løses før du kan sende fakturaen. Medarbeideren kan kanskje ikke sende en faktura før problemet er løst.
Gult: Indikerer en advarsel eller informasjonsmelding. Medarbeideren kan sende inn fakturaer.
Blått: Indikerer at fakturabehandleren har fjernet unntaket (enten rødt eller gult).
Fakturabehandleren kan se alle unntak, inkludert koden og nivånummeret i unntaksmeldingen. Denne informasjonen er skjult for medarbeideren og godkjenneren. Eksempel:
Unntaksmeldingen for behandleren er følgende: Kode: OVERSKRIDER, Nivå: 3, fakturasummen overskrider $ 5000
Mens medarbeideren og godkjenneren bare ser følgende: Total anmodning overskrider $ 5000
