Minden egyes bizonylatcsoporthoz faxborító oldalnak is tartoznia kell, mivel a borítóoldalon lévő vonalkódok azonosítják a bizonylatokhoz hozzárendelt számlát.

A bizonylatok faxolása

A bizonylatok faxolásának menete:

1. Készítse el a számlát a szokásos módon.

2. Válassza a Nyomtatás > Számlabeolvasás/címoldal faxolása lehetőséget. Megjelenik a borítóoldal.

3. Kattintson a Nyomtatás gombra.

4. A fax borítólap nyomtatása után kattintson a Bezárás gombra.

5. Olvassa el a faxborító oldalon található faxolási útmutatót és az alábbi Faxolási tippeket.

6. Faxolás előtt rendezze össze a bizonylatokat egy átlátszó műanyag tokban, vagy ragassza őket egy A/4-es lapra.

7. Helyezze a bizonylatfaxok borítóját – a bizonylatok után – a faxkészülékbe, és küldje el őket a borítón feltüntetett képkezelő számra.

A fax megérkezése és feldolgozása után a kép körülbelül öt perc múlva megtekinthetővé válik a Concur Invoice alkalmazásban. A faxolt bizonylatok megtekintéséhez válassza a Kép megtekintése, vagy a Műveletek > Kép megtekintése elemet.

Vegye figyelembe a következőket:

• Ha nem a megfelelő bizonylatokat faxolta el, törölheti és újraküldheti őket (a számla beküldése előtt).

• Ha problémába ütközik, tekintse meg az alábbi megjegyzéseket és Faxok hibaelhárításainformációkat.

Az Állapot oldal

A PDF-fájlt állapotoldal egészítheti ki, azt jelezve, hogy a nem sikerült a fájlok feldolgozása (például jelszavas védelem alatt állnak, vagy nem megfelelő a fájltípus). Az állapotoldalon nem szerepelnek fájlnevek, sem a feldolgozás meghiúsulásának oka. Azt azonban feltünteti, hogy melyik fájl(ok) feltöltése volt sikertelen, pl.: #1 fájl - sikeres, #2 fájl - sikertelen, #3 fájl - sikeres. Ekkor ellenőrizheti a PDF-et, és megkeresheti, hogy mely fájlokat kell javítani és újra feltölteni.

Vegye figyelembe a következőket:

• Ha nincs olyan fájl, amelynek feltöltése sikertelen volt, állapot oldal sem jelenik meg.

• Ha néhány fájl feltöltése sikertelen volt, az állapot oldal megjeleníti a sikeres és a sikertelen feltöltések listáját.

• Ha az összes fájl feltöltése sikertelen volt, a PDF-fájl csak az állapot oldalból áll.

Faxolási tippek

• Igazítsa el a bizonylatokat egy tiszta, műanyag tokban, vagy ragassza őket egy különálló oldalra a faxolás előtt.

• Több oldalnyi bizonylatot is elküldhet egyszerre, ha a számlához társított faxborító a fax első oldala.

• A sárga bizonylatok faxolás után általában nem olvashatóak. Az SAP Concur javasolja, hogy készítsen másolatot a sárga bizonylatokról, és azt faxolja el.

• Az átfaxolás során a faxborítónak első oldalként kell megjelennie.

• Ha további bizonylatokat szeretne beküldeni ugyanahhoz a számlához, vagy ha a már elfaxolt bizonylatok nem jól olvashatóak, faxolja el a bizonylatokat ugyanazzal a számlához tartozó faxborítóval, amelyet az első átvitelhez használt. A bizonylatok az előtte átküldött faxüzenethez lesznek hozzáadva.

• Ha a Bizonylatok megtekintése elemre kattintáskor hibaüzenet jelzi, hogy a böngésző nem ismeri fel a fájl formátumát vagy azt kéri, hogy másik alkalmazással nyissa meg a fájlt, akkor le kell töltenie az Adobe Acrobat Reader legújabb verzióját a böngészőbe beépülő modul telepítéséhez. A hibaüzenet tartalmaz egy hivatkozást az Adobe webhelyére vagy egy belső webhelyre, amelyet az SAP Concur-adminisztrátor határoz meg.

• Ha elveszíti a bizonylatfax borítóját, nyomtasson másikat ugyanabból a számlából.

• A meghatalmazottak jogosultak lehetnek a más Invoice-felhasználó nevében általuk előkészített számlákhoz tartozó bizonylatképek megtekintésére.

• E-mailben kaphat értesítést, ha a fax elküldése sikerült és megtekintésre kész.

• A jóváhagyó felettesek a bizonylatképeket a Bizonylatok megtekintése hivatkozásra kattintva érhetik el miután megkapták a jóváhagyásukra váró számláról szóló értesítést.

• Egyazon számlához beszkennelt képeket is csatolhat, és faxot is küldhet.