A kivételek a számlák, a bejegyzések (szülő tételek) és a részletezőtételek szintjén megjelenő üzenetek, amelyek jelzik az alkalmazott, a jóváhagyó és/vagy a könyvelők számára, hogy sérült valamelyik szabály.

Terminológia

• Kivételkód: Minden egyes kivételhez hozzárendelt 1-8 számjegyű egyedi kód. A kódokat a felhasználó szervezetek maguk alakítják ki.

• Kivételszint: Minden kivételhez hozzá van rendelve egy szám, amely meghatározza a szabály súlyossági fokát. A fontossági szinteket is a felhasználó szervezetek határozzák meg. A munkafolyamatokban megadható olyan beállítás, amely meggátolja az alkalmazottat az adott szintű kivételt tartalmazó számlák beküldésében.

Kivételtípusok

A kivételek a számlákon piros, sárga vagy kék ikonnal jelennek meg.

• Piros: Olyan hibát jelez, amelyet a számla beküldése előtt el kell hárítani. Az alkalmazott nem tud számlát beküldeni, amíg a probléma fennáll.

• Sárga: Figyelmeztetést vagy tájékoztató üzenetet jelez. Az alkalmazott beküldhet számlákat.

• Kék: Jelzi, hogy a Számlafeldolgozó törölte a kivételt (akár pirosat, akár sárgát).

A Számlafeldolgozó minden kivételt megtekinthet, a kivételüzenet kódjával és szintjelző számával együtt. Ez az információ rejtett marad az alkalmazott és a jóváhagyó előtt. Példa:

• A kivételüzenet a következőket mutatja a feldolgozónak: Kód: TÚLLÉPÉS, Szint:: 3, az számla teljes összege több, mint 5000 USD

• A számlát benyújtó munkatárs és a jóváhagyó csak a következőt látja: Az igénylés teljes összege több, mint 5000 USD