A Budget felhasználói megtekinthetik egy meghatározott költségvetés részletes adatait, valamint szűrhetnek költségvetések alapján, illetve rákereshetnek költségvetésekre is. Ugyanazokat az adatokat láthatják, mint a Költségvetés áttekintése oldalon, köztük a költségvetés grafikus tagolását az Elköltött, Függőben, Maradék és Túllépés hányada szerint, a költségvetés felhasználását az eltelt idő viszonylatában, a költségtípusonként elköltött összeget mutató grafikont, valamint a költés alakulását mutató grafikont.

A költségvetési adatokat a felhasználók tranzakciók formájában vagy kiadástípusonként összesítve is exportálhatják. Szűrők használatára is lehetőség van az exportált táblázatfájl méretének csökkentése érdekében. A termékkategóriához (Igénylés, Költség, Számla és Beszerzési kérelem), a tranzakció státusához (Függőben lévő és elköltött) és a dátumtartományhoz lehet szűrőket beállítani.

Ezenkívül a felhasználó további adatokat is megtekinthetnek a számlák, beszerzési kérelmek, költségelszámolások és jogosultságigénylések elköltött és függőben lévő költségvetési számairól.

A függőben lévő összeg beleszámítása a költségvetés maradék részébe vagy kivonása abból

Alapértelmezés szerint a függőben lévő összeget nem veszi figyelembe a rendszer a maradványösszeg kiszámításakor. A maradványösszeg megegyezik a költségvetés összegének az elköltött összeggel csökkentett mennyiségével. A függőben lévő összeget vagy jóváhagyják, vagy nem.

Előfordulhat, hogy a felhasználók szeretnék maguk meghatározni, hogy mi számítson maradványösszegnek. Ha egy felhasználó azt szeretné, hogy a rendszer vegye figyelembe a függőben lévő összeget a maradványösszeg megállapításakor, akkor meg kell kérnie az adminisztrátort a Költségvetés-beállítások Függőben lévő tételek beleszámítása a maradványösszegbe opciójának kiválasztására (engedélyezésére). Ha ez az opció engedélyezett, akkor a maradványösszeg a költségvetés összegének az elköltött és a függőben lévő összeggel csökkentett mennyiségével fog megegyezni. Ha a felhasználó arra számít, hogy a függőben lévő összegeket jóvá fogják hagyni, akkor értelemszerűen egy reális képet akar kapni arról, hogy mekkora összeget lehet még elkölteni.

Költségvetéstétel auditnaplójának megtekintése

A költségvetés-felelősök az áttekintő oldalon a költségvetés Részletek menüjében az Auditnapló elemre kattintva tekinthetik meg a költségvetéstételek auditnaplóját. Az auditnaplók információt adnak azokkal a műveletekkel kapcsolatban, amelyeket a költségvetés felelőse és adminisztrátora hajtottak végre az adott költségvetési tételen.

Az ekkor megjelenő Auditnapló ablakon négy lap látható: Fej, Személyek, Szűrők, és Összeg. A lapok leírását az itt látható tábla tartalmazza.

A költségvetés felhasználásának összevetése az eltelt idővel

A költségvetés-felelősök ezentúl megtekinthetik a költségvetésük költségvetési periódus szerinti felhasználását egy idősor mentén, a költségvetési irányítópult sávdiagramjai között. A Költségvetés áttekintése oldalon a költségvetés-felelősök az egérrel a csempére mutatva tudják megjeleníteni az idősort. Amikor viszont a költségvetés-felelősök a Részletek oldalra navigálnak, akkor az alapértelmezett beállítás esetén láthatják ott az idősort anélkül is, hogy rámutatnának az egérrel a csempére. Ha a költségvetési periódus több mint egy évet vagy egy negyedévet ölel fel, akkor a felhasználók a periódusnak megfelelő hónapokat fogják látni az idősoron. Ha a költségvetési periódus csak egy hónap, akkor a felhasználók a napokat fogják látni az idősoron.

Elköltött összeg megtekintése kiadástípus alapján

A költségvetés részletes adatai között megtekinthető egy grafikon, amely a kiadástípusonként elköltött összeget mutatja.

A kiadási tételek ellenőrzése során a felhasználók megtekinthetik az egyes kiadástípusoknál, hogy mi lett elköltve vagy minek van függőben az elköltése. A felhasználóknak ehhez a Költési kategóriák hivatkozásra kell kattintaniuk. Ez a nézet megjeleníti az összes kiadástípust, azok függőben lévő és elköltött összegeivel termékenként, illetve a teljes költségvetési összeg feltüntetésével.

Évenkénti költési trend megtekintése

A Költési trend diagram a költségvetés-felelős költségvetési időszakainak állapotát mutatja meg egy teljes év viszonylatában. A költségvetés-felelősök mindegyik költségvetési időszak esetében két sávot fognak látni; negyedéves vagy havi nézetben az egy meghatározott időszakhoz tartozó költségvetési összeget (egyszínű sáv) és a költés teljes összegét (a teljes elköltött összeg a sáv egyszínű része, a teljes függőben lévő összeg a sáv csíkozott része). A költés teljes összegét mutató sáv a teljes elköltött összegből és a teljes függőben lévő összegből áll.

A költségvetés-felelősök az egérrel az egyes sávokra mutatva megtekinthetik egy adott hónap költségvetési részleteit.

Ha a költségvetés egy teljes évre szól, a havi nézet az időszak költségvetési összegének a könyvelési időszakok számával (ez általában 12 hónap) osztott értékét fogja mutatni havi költségvetési összegként. A negyedéves nézetben a periódus költségvetési összegét hárommal szorozza meg a rendszer, amikor az ábrán látható negyedéves költségvetési összeget kiszámítja. A költségvetés felhasználását (az elköltött és függőben lévő összegeket) még az éves és negyedéves költségvetések esetén is a tényleges havi adatok alapján jeleníti meg a rendszer.

Az alábbi táblázat a költségvetési időszak állapotait ismerteti, amelyeket a költségvetés-felelősök a Költési trend diagram egy-egy sávjára mutatva jeleníthetnek meg.

A sávdiagram zöld, sárga és piros színt használ, melyek jelentése:

• Zöld: A költségvetés felhasználása a riasztási korlát alatt marad (alapértelmezés szerint 80%)

• Sárga: A költségvetés felhasználása elérte vagy meghaladta a riasztási korlátot

• Piros: A felhasználás elértve vagy meghaladta a szabályozási korlátot (alapértelmezés szerint 100%)

Költségvetési adatok exportálása

A költségvetés-felelősöknek lehetőségük van a költségvetési adatok Excel-táblázatba történő exportálásra, ha elemezni szeretnék a költések részletes adatait. Egyszerre legfeljebb 12.500 tétel exportálható.

A költségvetési adatok exportálásához a költségvetés-felelősöknek a Költségvetés részletei oldalon található Adatok exportálása gombra kell kattintaniuk.

Az ezután megjelenő Költési adatok exportálása ablakban az alábbi lehetőségek közül választhatnak a költségvetés-felelősök:

• Adattípus (Tételadatok vagy Költési kategória adatai)

• Időszak

• Termékkategória (költség, számla, beszerzési kérelem, hitelkártya, kérelem vagy Minden kategória).

• Tranzakció státusa (Függőben lévő és elköltött, elköltött vagy függőben lévő)

  Miután a költségvetés-felelős választott a lehetőségek közül, az Adatok exportálása gombra kattintva exportálhatja táblázatba a költségvetési adatokat.

Költségvetés-kiigazítási lehetőség költségvetés-felelősöknek

A költségvetés-felelősök kiigazításokat adhatnak a költségvetésekhez, amennyiben a költségvetés adminisztrátora aktiválta számukra ezt a funkciót. Ez esetben a költségvetés-felelősök számára látható lesz a Kiigazítás hozzáadása gomb a költségvetési irányítópult Költségvetés részletei oldalán.

Amikor a költségvetés felelőse rákattint a Kiigazítás hozzáadása gombra, megjelenik a Kiigazítás hozzáadása ablak, amelyen a költségvetés-felelősök megadhatják a kiigazítani kívánt költségvetésre vonatkozó adatokat. A költségvetések felelősei az alábbi táblázatban adhatják meg a kiigazítás részleteit.