Költségvetési kategória

Ez a kiadástípusok egy csoportja, amelyek költségvetéseit kezeli a rendszer.

Költségvetés pénzneme

Ez egy költségvetéstétel pénzneme. A költségvetéstételeket mindig a költségvetés pénznemében jeleníti meg a rendszer, felülírva a Profilbeállításokban megadott pénznembeállítást. A kiadási tételeket a benyújtás dátuma vagy a számla/kiadás dátuma alapján konvertálja a rendszer a költségvetés pénznemébe. A tényleges számlák, beszerzési kérelmek, költségelszámolások vagy hitelesítésigénylések nem konvertálódnak.

Költségvetési irányítópult

Az irányítópult megjeleníti az adott költségvetés terhére eddig elköltött összegeket (beleértve az előzetesen jóváhagyott költéseket is) az egyes jóváhagyók költségvetéseihez. A költségvetési vezetők itt tekinthetik meg a hozzájuk tartozó költségvetéseket, hogy megalapozott költségvetési döntéseket tudjanak hozni.

Költségvetéstétel

Ez maga a teljes éves költségvetés; az üzleti évet, költségvetés-felelőst, a költségvetés megnevezését és leírását foglalja magába.

Költségvetési periódus

Ez a költségvetéstétel része. A költségvetéstétel periódustípusától függően a költségvetéstételhez egy vagy többi költségvetési periódus is hozzá lehet rendelve. Mindegyik költségvetési periódus egy könyvelési periódushoz van társítva, és meg van állapítva egy költségvetési összeg arra a könyvelési periódusra és költségvetéstételre.

Költségvetés nyomon követése

A Concur Invoice, Expense és Request Professional kiadásában rugalmasan választhatja ki a számla, beszerzési kérelem, költségelszámolás és igénylés azon mezőit, amelyeket a költségvetés felügyelete érdekében nyomon szeretne követni. Ennek eléréséhez további beállítási lépésekre van szükség a standard kiadásokhoz képest. Ha az Űrlapok és mezők eszközben már minden olyan mezőt megadott a számlákhoz, beszerzési kérelmekhez, költségelszámolásokhoz és igénylésekhez, amelyeknél költségvetés-nyomonkövetésre van szükség, akkor csak azonosítania kell ezeket a mezőket a költségvetés konfigurációjának Költségvetés-nyomonkövetési mezők lapján. A költségvetés-nyomonkövetési mezőket hozzá lehet rendelni egyéni mezőkhöz, szervezeti egységek mezőihez és bármely, az SAP Concur által adott szövegmezőhöz.

Felettesi hierarchia

A felettesi hierarchia a felhasználó közvetlen és közvetett feletteseiből áll. Ha a felhasználó vagy egy adminisztrátor definiált költségvetési vezetőt egy költségvetéstételhez, akkor a kiadási tételeket a rendszer egyeztetni fogja a költségvetéstétellel, ha a kiadási tételek benyújtójának valamelyik felettese szerepel a költségvetéstétel Kezelők kezelése (opcionális) lapján.

A Kezelők kezelése (opcionális) lapon felsorolt vezetőkhöz hozzá van rendelve a költségvetés-jóváhagyói/költségvetési vezető szerep.

MEGJEGYZÉS: A Kezelők kezelése (opcionális) lap csak akkor látható, ha az adminisztrátor kiválasztotta (aktiválta) a költségvetés beállításaiban.

Egyeztetési feltételek

A költségelszámolások, számlák, beszerzési kérelmek és hitelesítésigénylések egy vagy több költségvetéstétellel is párosíthatók. Az egyeztetési feltételek a következők:

• Amikor egy tételsor vagy felosztás kiadástípusa vagy megegyezik egy költségvetéstétel költségvetési kategóriájával.

  • Ha a költségvetéstételnek nincs költségvetési kategóriája, akkor bármilyen kiadástípust elfogad a rendszer egyeztetés céljából.

• Amikor a számla, beszerzési kérelem, költségelszámolás vagy hitelesítésigénylés benyújtójának egyik felettese szerepel a költségvetéstétel vezetőhierarchiájában felsorolt költségvetés-jóváhagyók között.

  • Ha a költségvetéstételnek nincs felettesi hierarchiája, akkor a szervezeti struktúrában elfoglalt helyétől függetlenül bármelyik felhasználótól származó tételeket elfogadja a rendszer.

• Amikor a költségelszámolás tranzakciódátuma, a beszerzési kérelem dátuma, a kifizetésigénylés számlázási dátuma vagy a hitelesítésigénylés záró dátuma a költségvetési időszakhoz társított egyik könyvelési időszakban van.

  • Ha a könyvelési periódus inaktívnak van jelölve, akkor a költési tételt a következő könyvelési periódussal egyezteti a rendszer.

  • Ha egyetlen jövőbeli könyvelési periódus sem aktív, akkor a költési tételt egy költségvetéstétellel sem egyezteti a rendszer.

Periódustípus

Minden költségvetéstételhez tartozik egy periódustípus. A periódustípus határozza meg a költségvetéstétel feletti ellenőrzés szintjét. Az adminisztrátorok az éves, negyedéves és havi lehetőségek között választhatnak.

Példa: Ha az adminisztrátorok a havi periódustípust választják, akkor havi alapon kell kezelni a költségvetést, és meg kell adni minden egyes havi periódushoz az ahhoz tartozó költségvetési összeget. A költségvetési irányítópulton minden hónaphoz megjelennek a költségvetéstételek, és a költségvetési összeg maradék része „használja fel vagy elveszíti” alapon a havi költségvetési összegeket használja fel.

Kiadási tétel

Egy meghatározott tétel, amely a költségvetés egy részét emészti fel; lehet például költségallokáció, költségtétel, számlallokáció, számlatétel, kifizetésigénylés allokációja, egy kifizetésigénylés-tétel, igénylés várható költsége vagy igénylésszegmens.

A kiadási tétel egy vagy többi költségvetéstételre is hivatkozhat.