Las excepciones son mensajes que aparecen en el nivel de la factura, registro o desglose para indicarle al empleado, aprobador y/o al personal de contabilidad que se ha infringido una regla.

Terminología

• Código de excepción: es un código único de uno a ocho caracteres alfanuméricos que se asigna a cada excepción. Este código está determinado por el sistema de codificación interno del cliente.

• Nivel de excepción: es un número asignado a cada excepción que determina la rigurosidad de una regla. Es responsabilidad de la empresa determinar los distintos niveles. Se puede establecer una configuración en Flujos de trabajo que impida que un empleado envíe una factura que contenga una excepción de un nivel determinado.

Tipos de excepciones

Las excepciones aparecen en las facturas con un ícono rojo, amarillo o azul.

• Rojo: indica un error que debe resolverse antes de enviar la factura. Es posible que el empleado no pueda enviar una factura hasta que se resuelva el problema.

• Amarillo: indica una advertencia o un mensaje informativo. El empleado puede enviar las facturas.

• Azul: indica que el Procesador de facturas borró la excepción (ya sea roja o amarilla).

El Procesador de facturas puede ver todas las excepciones, incluso el código y número de nivel en el mensaje de excepción. Esta información se oculta al empleado y al aprobador. Por ejemplo:

• el mensaje de excepción para el procesador dice lo siguiente: Código: EXCEDE, Nivel: 3. El total de la factura excede los USD 5000

• Mientras que el empleado y el aprobador solo ven: El total de la solicitud excede los USD 5000