Připojení obrázků faxovaných stvrzenek k faktuře
S každou sadou stvrzenek musí být odfaxována titulní stránka faxu. Čárové kódy na této stránce totiž identifikují fakturu, ke které stvrzenky patří.
Faxování stvrzenek
Postup odfaxování stvrzenek:
Vyplňte fakturu jako obvykle.
Klikněte na Tisk > Titulní stránka skenu/faxu faktu. Zobrazí se titulní stránka.
- Klikněte na Tisk.
Po vytisknutí stránky klikněte na Zavřít.
Přečtěte si pokyny k odfaxování na titulní stránce faxu a v níže uvedené sekci Návod k odfaxování.
Naaranžujte stvrzenky pro faxování do průhledných plastových desek nebo je připevněte lepicí páskou na samostatný list formátu A4.
Vložte do faxu titulní stránku a pak list se stvrzenkami a odfaxujte je na číslo služby Concur Imaging Service uvedené na titulní stránce faxu.
Po přijetí a zpracování faxu by zhruba do pěti minut mělo být možné obrázek zobrazit v Concur Invoice. Chcete-li odfaxované stvrzenky zobrazit, klikněte na Zobrazit obrázek, nebo na Akce > Zobrazit obrázek.
Poznámky:
Pokud jste odfaxovali nesprávné stvrzenky, můžete je (dokud jste fakturu neodeslali) smazat a zkusit to znovu.
Pokud máte nějaké potíže, projděte si níže uvedené poznámky a informace v tématu Odstraňování problémů s faxy.
Stavová stránka
K souboru PDF lze přidat stránku se stavem, na které bude uvedeno, že se soubory nepodařilo zpracovat (například kvůli ochraně heslem nebo nesprávnému typu souboru). Názvy souborů ani příčiny selhání stránka neuvádí. Nicméně uvádí čísla souborů (podle pořadí zpracování), které nepodařilo, resp. podařilo zpracovat. Na základě tohoto souboru PDF pak můžete zjistit, které soubory je potřeba opravit a znovu nahrát.
Poznámky:
Podaří-li zpracovat všechny soubory, stavová stránka se nevytvoří.
Pokud se nepodaří zpracovat jen některé soubory, zobrazí se stavová stránka, na které budou uvedené úspěšně zpracované i nezpracované soubory.
Jestliže se nepodaří zpracovat žádné soubory, soubor PDF bude obsahovat pouze stavovou stránku.
Návod k odfaxování
Naaranžujte požadované stvrzenky k odfaxování do průhledných plastových desek nebo je připevněte lepicí páskou na samostatný list.
Lze odeslat i více stránek se stvrzenkami najednou. Podmínkou je, aby titulní stránka faxu spojeného s fakturou byla první stránkou faxované sekvence.
Faxované žluté stvrzenky nebývají čitelné. SAP Concur doporučuje vytvořit černobílé fotokopie žlutých stvrzenek a ty pak odfaxovat.
Titulní stránka faxu musí být první přenášenou stránkou.
Chcete-li odeslat další stvrzenky ke stejné faktuře nebo jsou-li stvrzenky špatně čitelné, odešlete je spolu s titulní stránkou spojenou se stejnou fakturou jako při původním přenosu. Stvrzenky se připojí k dřívějšímu přenosu.
Pokud se po kliknutí na Zobrazit stvrzenky zobrazí chybová zpráva, že prohlížeč daný formát souboru nepoznává, nebo požadavek, abyste soubor otevřeli v jiné aplikaci, je třeba si stáhnout poslední verzi aplikace Adobe Acrobat Reader a nainstalovat plug-in prohlížeče. Ve zprávě bude uveden odkaz na web společnosti Adobe nebo na interní web určený správcem SAP Concur.
Pokud titulní stránku faxu se stvrzenkami ztratíte, můžete si ze stejné faktury vytisknout jinou.
Delegáti si mohou zobrazit obrázky stvrzenek k fakturám, které připravují za jiného uživatele Invoice.
Můžete si nechat zaslat e-mailem oznámení, že byl fax úspěšně odeslán a lze si ho zobrazit.
Schvalující manažeři mají k obrázkům stvrzenek přístup prostřednictvím odkazu Zobrazit stvrzenky, který dostanou v oznámení, že faktura čeká na jejich schválení.
K jedné faktuře můžete faxovat a přikládat další naskenované obrázky.
