Výjimky faktury
Výjimky jsou zprávy zobrazující se na úrovni faktury, položky nebo rozpisu, které upozorňují zaměstnance, schvalovatele nebo účetní personál, že došlo k porušení pravidla.
Terminologie
Kód výjimky: Jedinečný osmimístný kód přiřazený každé výjimce. Kód je určen interním kódovacím systémem klienta.
Úroveň výjimky: Číslo přiřazené každé výjimce, které určuje stupeň závažnosti pravidla. Za stanovení jednotlivých úrovní odpovídá společnost. V pracovních postupech lze nastavit možnost, která zabrání zaměstnanci předložit fakturu obsahující výjimku určité úrovně.
Typy výjimek
Výjimky se ve fakturách zobrazují pomocí červené, žluté nebo modré ikony.
Červená: Upozorňuje na chybu, kterou je nutné vyřešit před odesláním faktury. Zaměstnanec nebude moci odeslat fakturu, dokud se záležitost nevyřeší.
Žlutá: Upozorňuje na varování nebo informační zprávu. Zaměstnanec může odesílat faktury.
Modrá: Upozorňuje, že zpracovatel faktur výjimku vyřešil (červenou nebo žlutou).
Zpracovatel faktur může zobrazit všechny výjimky včetně kódu a čísla úrovně ve zprávě o výjimce. Tato informace je před zaměstnancem a schvalovatelem skrytá. Příklad:
Ve zprávě o výjimce pro zpracovatele je uvedeno: Kód: EXCEED, Úroveň: 3, celková suma faktury překračuje 5000 USD
Zatímco zaměstnanec a schvalovatel vidí pouze: Celková suma požadavku překračuje 5000 USD
