Zobrazení rozpočtových detailů
Uživatelé rozpočtů si mohou zobrazit podrobné informace o konkrétním rozpočtu a rovněž filtrovat a hledat rozpočty. Budou si moct zobrazit stejné informace jako na stránce přehledu rozpočtu včetně grafického rozdělení rozpočtu v procentech kategorií Vydáno, Čeká na zpracování, Zbývající a Nad, čerpání rozpočtu oproti časovému plánu, grafu částek vydaných na jednotlivé typy výdajů a sloupcového grafu s trendem výdajů.
Uživatelé mohou exportovat data rozpočtu jako transakce nebo v souhrnu podle typu výdaje. Mohou pomocí filtrů omezit velikost exportovaného souboru tabulky. Jsou k dispozici filtry pro kategorii produktu (Request, Expense, Invoice a Požadavek na nákup), status transakce (Nevyřízeno a Vydáno) a časový interval.
Uživatelé také uvidí více detailů o částech rozpočtu, které byly utraceny nebo nebyly zpracovány, pro faktury, požadavky na nákup, výkazy výdajů a požadavky na autorizaci.
Zahrnout/vyloučit nevyřízenou částku do/ze zbývajícího rozpočtu
Ve výchozím nastavení není nevyřízená částka zahrnuta do výpočtu zbývajícího rozpočtu. Zbývající částka se rovná částce rozpočtu minus vydaná částka. Nevyřízená částka může, ale nemusí být schválena.
Uživatelé mohou chtít mít kontrolu nad zbývající částkou svého rozpočtu. Chtějí-li uživatelé zahrnout nevyřízenou částku do výpočtu zbývající částky rozpočtu, měli by požádat správce, aby zaškrtl (aktivoval) možnost Zahrnout nevyřízenou částku do výpočtu zbývající částky v nastavení rozpočtu. Zbývající částka se potom rovná částce rozpočtu minus vydaná částka a nevyřízená částka. Uživatelé mohou počítat se schválením nevyřízených částek a proto mohou chtít, aby zbývající částka reflektovala realistický pohled na částku, která je ještě k dispozici na výdaje.
Zobrazení revizního záznamu pro položku rozpočtu
Vlastníci rozpočtů si mohou zobrazit revizní záznam položky rozpočtu kliknutím na menu Detaily u rozpočtu na stránce přehledu a pak na možnost Revizní záznam. Revizní záznamy poskytují informace o akcích vlastníka rozpočtu a správce rozpočtu provedených na konkrétní položce rozpočtu.
V zobrazeném okně Revizní záznam jsou čtyři karty: Záhlaví, Lidé, Filtry a Částka. Tyto karty jsou popsané v následující tabulce.
Karty revizního záznamu | Popis |
|---|---|
Záhlaví | Na kartě Záhlaví se zobrazují změny, které byly provedeny v položce rozpočtu. |
Lidé | Na kartě Lidé se zobrazují informace o změnách, které provedli uživatelé, například při zobrazování a schvalování. |
Filtr | Na kartě Filtry se zobrazují změny filtrů provedených v rozpočtu na panelu rozpočtu. |
Částka | Na kartě Částka se zobrazují změny, které byly provedeny v částce položky rozpočtu. |
Porovnání čerpání rozpočtu oproti časovému plánu
Vlastníci rozpočtů se mohou podívat na čerpání rozpočtu po rozpočtových obdobích na časové ose ve sloupcových grafech na panelu rozpočtu. Aby se časová osa zobrazila, musí vlastník rozpočtu na stránce přehledu rozpočtu umístit ukazatel na nadpis. Když ale vlastník rozpočtu přejde na stránku Detaily, časová osa je zobrazena standardně, aniž by bylo nutné umístit ukazatel na nadpis. Pokud je rozpočtové období rok nebo čtvrtletí, uživatelům se na časové ose zobrazí příslušné měsíce. Je‑li rozpočtové období jen jeden měsíc, uživatelé na časové ose uvidí jednotlivé dny.
Zobrazení vydaných částek podle typů výdajů
V detailech rozpočtu se zobrazuje také graf, který ukazuje částku vydanou na typ výdajů.
Uživatelé si mohou při kontrole výdajových položek zobrazit vydané částky nebo nevyřízené částky podle typů výdaje. K tomu stačí kliknout na odkaz Kategorie vydání. V tomto zobrazení jsou zobrazeny jednotlivé typy výdajů s nevyřízenou a vydanou částkou za jednotlivé produkty a celková částka rozpočtu.
Zobrazení trendu výdajů podle roku
Sloupcový graf Trend výdajů zobrazuje status rozpočtových období vlastníka rozpočtu za celý rok. Vlastníci rozpočtu mohou pro každé rozpočtové období zobrazit dva sloupce; částku rozpočtu (jednobarevný sloupec) a celkovou částku výdajů (celková nevyřízená částka odpovídá pruhované části sloupce) za specifické období v zobrazení čtvrtletí nebo měsíce. Sloupec zobrazující celkovou částku výdajů je složený z celkové částky výdajů a celkové nevyřízené částky.
Vlastníci rozpočtu mohou také najet ukazatelem myši nad jednotlivé sloupce a zobrazit detaily rozpočtu za konkrétní měsíc.
Pokud je rozpočet založený na celém roce, zobrazí se v měsíčním zobrazení částka rozpočtového období dělená počtem fiskálních období (obvykle 12 měsíců), což je výpočet měsíčních rozpočtových částek. Ve čtvrtletním zobrazení se částka rozpočtového období vynásobí třemi, což je výpočet částky čtvrtletního rozpočtu v grafu. Spotřeba rozpočtu (vydaná a nevyřízená) pro roční a čtvrtletní rozpočty je rovnoměrně založena na měsíčních skutečnostech.
Níže uvedená tabulka popisuje status rozpočtového období, který vlastníci rozpočtu zobrazí přesunutím ukazatele myši na sloupec ve sloupcovém grafu Trend výdajů.
Status rozpočtu | Popis |
|---|---|
Vydáno | Ukazuje schválenou částku, která byla vydána. |
Čeká na zpracování | Ukazuje částku, která čeká na schválení. |
Zbývající | Ukazuje částku, která zbývá pro výdaje. Zbývající částka se vypočte odečtením vydané částky od částky rozpočtu. Pokud správce v nastavení rozpočtu povolil možnost Zahrnout nevyřízenou částku do výpočtu zbývající částky, vypočte se zbývající částka takto: částka rozpočtu minus vydaná částka minus nevyřízená částka. |
Nad | Pokud zbývající částka klesne pod nulu, nahradí se označení Zbývající červeným označením Nad. To udává, kolik bylo spotřebováno nad částku rozpočtu. |
Nepřiřazeno (jen Expense) | Zobrazuje zůstatek položek výdajů, které ještě nebyly odeslány. Nepřiřazený zůstatek nemá vliv na sloupcový graf, protože se neodečítá od zbývajícího zůstatku, neboli neodeslané výdaje nespotřebovávají rozpočet. |
Sloupce grafu se zobrazují zeleně, žlutě a červeně. Význam barev je následující:
Zelená: Spotřeba rozpočtu je pod limitem výstrahy rozpočtu (výchozí hodnota 80 %).
Žlutá: Spotřeba rozpočtu je na úrovni limitu výstrahy rozpočtu nebo nad ním.
Červená: Spotřeba rozpočtu je na úrovni limitu řízení rozpočtu (výchozí hodnota je 100 %) nebo nad ním.
Export dat rozpočtu
Vlastníci rozpočtu mohou exportovat data rozpočtu do tabulky Excel, aby mohli analyzovat detaily výdajů. Najednou lze exportovat až 12 500 položek.
Pokud chce vlastník rozpočtu exportovat jeho data, klikne na stránce detailů rozpočtu na Exportovat data.
V okně Export dat výdajů, které se zobrazí, mohou vlastníci rozpočtu vybrat následující možnosti:
Datový typ (Data položek nebo Data kategorie výdajů)
Období
Kategorie produktu (Výdaje, Faktura, Požadavek na nákup, Kreditní karta, Požadavek nebo Všechny kategorie)
Status transakce (Nevyřízeno a vydáno Vydáno nebo Nevyřízeno)
Po výběru možností klikne vlastník rozpočtu na tlačítko Exportovat data a exportuje data rozpočtu do tabulky.
Sloupec | Popis |
|---|---|
Stav | Tento sloupec zobrazuje status rozpočtu pro výkaz výdajů, fakturu, požadavek na nákup nebo požadavek na autorizaci. Status může být:
|
Kategorie produktů | V tomto sloupci se zobrazuje kategorie produktu, pro kterou se exportují data rozpočtu. Kategorie produktu může být:
|
Reference | Tento sloupec zobrazuje číslo faktury, ID požadavku na nákup, ID výkazu výdajů nebo ID požadavku pro fakturu, požadavek na nákup, výkaz výdajů nebo požadavek na autorizaci. |
Datum | Tento sloupec zobrazuje datum transakce pro výkaz výdajů, fakturu, požadavek na nákup nebo požadavek na autorizaci. |
Jméno zaměstnance | Tento sloupec zobrazuje jméno vlastníka faktury nebo zaměstnance, který odeslal výkaz výdajů, fakturu, požadavek na nákup nebo požadavek na autorizaci. |
Popis / detail | Tento sloupec zobrazuje detaily adresy odesílatele výkazu výdajů, faktury, požadavku na nákup nebo požadavku na autorizaci. |
Kategorie vydání | Tento sloupec zobrazuje kategorie vydání, například parkování, cena letenek nebo materiálu, pro výkaz výdajů, fakturu, požadavek na nákup nebo požadavek na autorizaci. |
Pole ke sledování rozpočtu | Pole ke sledování rozpočtu (pokud jsou nakonfigurována) se objeví v exportu dat jako samostatné sloupce. Tyto sloupce jsou vždy označeny názvem daného pole a uvádějí hodnotu daného pole u jednotlivých výdajových položek. Sloupce se objeví jen při exportu dat typu Data položek. |
| Název prodejce | V tomto sloupci uživatelé vidí při exportu výdajových položek do rozpočtu výdaje na jednotlivé prodejce. POZNÁMKA: Používá se v Concur Expense, Concur Invoice a Požadavky na nákup |
Částka rozpočtu (USD) | Tento sloupec zobrazuje částku rozpočtu pro výkaz výdajů, fakturu, požadavek na nákup nebo požadavek na autorizaci. |
% rozpočtu | Tento sloupec zobrazuje procento z celkového rozpočtu pro výkaz výdajů, fakturu, požadavek na nákup nebo požadavek na autorizaci. |
Úpravy rozpočtů pro jejich vlastníky
Vlastníci rozpočtů k nim mohu přidávat úpravy za předpokladu, že jim správce rozpočtu tuto funkci aktivoval. V takovém případě se vlastníkovi rozpočtu na stránce detailů rozpočtu na panelu rozpočtu zobrazí tlačítko Přidat úpravu.
Když vlastník rozpočtu klikne na tlačítko Přidat úpravu, zobrazí se okno Přida úpravu, kde může zadat informace o rozpočtu, který chce upravit. Detaily úprav mohou vlastníci rozpočtů vyplňovat podle následující tabulky.
Sloupec | Popis |
|---|---|
Typ úpravy | Vyberte typ zůstatku, který chcete upravit. Zvolte jednu z těchto možností:
|
Typ částky | Vyberte, kde by se měla upravená částka použít. Zvolte jednu z těchto možností:
|
Datum transakce | Vyberte datum uplatnění úpravy na rozpočet. Mělo by spadat do rozpočtového období daného rozpočtu. |
Částka (USD) | Zadejte částku úpravy. Může to být kladná i záporná hodnota. |
Popis | Zadejte důvod nebo popis úpravy. |
