Zobrazení přehledu rozpočtů
Účelem přehledu rozpočtů je rychle zobrazit rozpočty uživatelům, aby věděli, jaká část rozpočtu již byla utracena, jaká zbyla a jaká není vyřízena. Uživatelům modulu Concur Expense se také zobrazuje nepřiřazená částka. Pomocí nepřiřazených částek mohou vlastníci rozpočtu zobrazit zůstatek výdajových položek, které nebyly dosud odeslány. Jde o kombinaci neodeslaných výkazů výdajů a dostupných výdajů, které nejsou připojené k výkazu výdajů. Vlastník rozpočtů by například mohl chtít zobrazit rozpočty, aby mohl rozhodnout o rozpočtových výdajích nebo vidět, jaká část rozpočtů zbyla. Mohl by také chtít porovnat jeden rozpočtový rok s druhým.
Uživatel rozpočtu může k hledání rozpočtů použít funkci filtrování a hledání.
Pomocí filtru období lze vybrat rozpočtový rok (výchozím nastavením je běžný rozpočtový rok) a rozpočtové období. Když uživatel klikne na filtr období, zobrazí se okno, kde může vybrat rozpočtový rok a poté typ období (měsíčně, čtvrtletně nebo ročně). Pro rozpočty na období může rovněž vybrat více čtvrtletí a měsíců.
Filtr období zobrazuje pouze informace, které jsou pro uživatele relevantní. Nemá-li například uživatel ve fiskálním roce roční nebo čtvrtletní rozpočty, tato fiskální období se v seznamu nezobrazí. Platí to také pro fiskální roky. Pokud společnost definovala fiskální roky a rozpočty na pět let, avšak uživatel vlastní pouze rozpočty na běžný rok, bude moci vybrat pouze běžný rok.
Klikne-li uživatel na možnost Rozpočty na období (vymezená konkrétními datumy), může pomocí příslušných tlačítek filtrovat rozpočty podle rozsahu let nebo datumů. Může také použít vícenásobné intervaly.
Při použití funkce filtru hledání může uživatel do pole hledání začít zadávat název hledaného rozpočtu. Když začne zadávat, funkce hledání se mu pro usnadnění zobrazí strukturovaná do příslušných kategorií (Zobrazit rozpočty, Zobrazit rozpočty s kategorií a Zobrazit rozpočty, které vlastní).
Uživatelé mohou k hledání rozpočtů také použít vyhledávací řetězce. V tabulce níže jsou uvedeny výrazy, které lze použít při vytváření vyhledávacího řetězce v poli hledání. Tyto výrazy jsou převzaty z Položek rozpočtu.
Kategorie hledání | Popis |
|---|---|
Název | Název rozpočtu. Hledáte-li například výdaje na potraviny, zadejte název:(výdaje na potraviny). |
Vlastník | Vlastník rozpočtu. Při hledání podle vlastníka zadejte například vlastník:johnsmith@brooksdev.com. |
Kategorie | Rozpočtová kategorie. Při hledání podle rozpočtové kategorie zadejte například kategorie:(IT). |
Popis | Zobrazovaný název rozpočtu. Při hledání podle popisu rozpočtu zadejte například popis:(rozpočet západ). |
Rozpočet | Částka rozpočtu. Při hledání rozpočtu s konkrétní částkou zadejte například rozpočet:(>1000). Další příklady zadání pro toto hledání:
|
Uživatel rozpočtů může zobrazit zvláštní rozpočet, který bude ukazovat, jaká část rozpočtu již byla utracena (Vydáno), jaká čeká na schválení (Nevyřízeno) a jaká část zbývá pro vydání (Zbývající). Uživatelům modulu Expense se také zobrazuje nepřiřazená částka (Nepřiřazeno), a to za předpokladu, že správce aktivoval příslušnou funkci. Procento ukazuje procentuální podíl rozpočtu, který již byl utracen. Uživatelé rozpočtů mohou kliknutím na samotnou dlaždici zobrazit další detaily určitého rozpočtu.
Barevné kódování sloupcových grafů pro každý rozpočet usnadňuje rozlišení částí rozpočtu: kolik se utratilo, kolik není vyřízeno a kolik zbylo. Správci rozpočtů mohou konfigurovat procentuální podíl v polích Limit výstrahy v procentech and Limit řízení v procentech v Nastavení rozpočtu. Barevné kódování je namapováno takto:
Zelená znamená, že nejvýše 80 % rozpočtu se utratilo nebo není vyřízeno.
Žlutá znamená, že 80-99 % rozpočtu se utratilo nebo není vyřízeno.
Červená znamená, že nejméně 100 % rozpočtu se utratilo nebo není vyřízeno.
Uživatelé si mohou vybrat, zda chtějí informace o rozpočtu zobrazit jako dlaždice, nebo jako seznam. Pokud vyberou zobrazení seznamu, mohou kliknout na šipku vedle rozpočtu a zobrazit, kolik z rozpočtu se utratilo, není vyřízeno, zbývá nebo nebylo vydáno (dle konfigurace, pouze Concur Expense). Kliknutím na šipku nahoře rozbalíte všechny rozpočty spolu s tím, kolik z rozpočtu se utratilo, není vyřízeno, zbývá nebo nebylo vydáno.
Čerpání rozpočtu za aktuální rok
Vlastníci rozpočtů si mohou zobrazit informace o čerpání rozpočtu v běžném roce do aktuálního data. U měsíčních a čtvrtletních rozpočtů bude jejich částka vycházet z částek za aktuální období a za předchozí rozpočtová období aktuálního fiskálního roku.
Informace o čerpání v běžném roce jsou k dispozici v zobrazení karty a seznamu v Přehledu rozpočtu. Přístup na zobrazení karty uživatel získá dvojitým kliknutím na dlaždici rozpočtu a poté na tlačítko Zobrazení běžného roku. Přístup na zobrazení seznamu je z rozbaleného rozpočtu (kliknutím na modrou rozbalovací šipku vpravo v okně).
Když uživatel klikne na tlačítko Zobrazení běžného roku, aby si otevřel zobrazení běžného roku do aktuálního data, zobrazí se mu okno Zobrazení běžného roku s přehledem čerpání rozpočtu od začátku běžného fiskálního roku do aktuálního data.
Porovnání čerpání rozpočtu oproti časovému plánu
Vlastníci rozpočtů se mohou podívat na čerpání rozpočtu po rozpočtových obdobích na časové ose ve sloupcových grafech na panelu rozpočtu. Časová osa porovnává skutečné čerpání rozpočtu oproti plánu na dané období. Pokud je čerpání rozpočtu rovnoměrně rozloženo na jednotlivé dny rozpočtového období, vlastník rozpočtu uvidí, zda se čerpá více, nebo méně, než bylo plánováno. Díky časové ose mohou mít vlastníci rozpočtu trvalý přehled o čerpání rozpočtu a zajistit, aby nedošlo k jeho přečerpání. Aby se časová osa zobrazila, musí vlastník rozpočtu na stránce přehledu rozpočtů umístit ukazatel na nadpis některého rozpočtu. Pokud je rozpočtové období rok nebo čtvrtletí, uživatelům se na časové ose zobrazí příslušné měsíce. Je‑li rozpočtové období jen jeden měsíc, uživatelé na časové ose uvidí jednotlivé dny.
Zobrazení sdílených rozpočtů
V části Moje rozpočty v horní části přehledu rozpočtů mohou vlastníci rozpočtů zobrazit všechny své rozpočty. Má-li uživatel roli Prohlížející rozpočtu nebo Schvalovatel/manažer rozpočtu, může si prohlížet rozpočty, které s ním sdílejí jiní vlastníci rozpočtů v části Sdílené rozpočty přehledu rozpočtů. Prefix sdílených rozpočtů je tvořen jménem vlastníka rozpočtu.
Vytvoření rozpočtů týmů
Rozpočty týmů umožňují vlastníkům rozpočtů, aby vytvářeli rozpočty pro své týmy a sami je spravovali. To je užitečné zejména pro manažery na nižších úrovních, kterým přiděluje finanční prostředky přímý nadřízený a kteří nemají vhodný nástroj ke sledování výdajů týmu oproti rozpočtu. Rozpočty týmu jim umožňují snadno vytvořit rozpočet týmu a postupně sledovat výdaje týmu. Rozpočty týmu navíc eliminují závislost na správcích rozpočtu.
Chtějí-li vlastníci rozpočtu vytvořit rozpočet týmu, kliknou na Přidat rozpočet týmu, v zobrazeném okně přidají požadované informace a potom kliknou na Uložit.
Export dat na stránce Přehled rozpočtů
Vlastníci rozpočtu mohou sdílet rozpočtové údaje s uživateli systémů mimo SAP Concur. Kliknutím na odkaz Odeslat do aplikace Excel na stránce přehledu rozpočtu mohou klienti exportovat tytéž informace, jaké jsou k dispozici v možnosti zobrazení seznamu panelu rozpočtu včetně dodatečných polí, jako list programu Excel. Těmito dodatečnými poli jsou pole Původní částka rozpočtu (částka rozpočtu zadaná do položky rozpočtu bez úpravy), Upravená částka rozpočtu (částka rozpočtu pocházející z Importu a exportu úprav v Položkách rozpočtu), Typ období, Rozpočtová kategorie a Typ rozpočtu.
