Statusnetz

Über das Customizing ( Branchenlösung Klinisches System Klinische Dokumentation Dokumentenverwaltung Dokumentarten definieren ) können Sie pro Dokumentart verschiedene Status definieren und in einem Statusnetz zueinander in Beziehung setzen. Ein Statusnetz bilden Sie, indem Sie zu einem Status einer Dokumentart maximal 6 Vorgänger eintragen.

Status setzen

Ein Status wird gesetzt, wenn ein Bearbeitungsschritt abgeschlossen ist. Das System ermittelt dann die möglichen Folgestatus des Statusnetzes. Gibt es nur einen möglichen Folgestatus, wird er direkt gesetzt. Gibt es mehrere Folgestatus, wird eine Auswahlliste gezeigt. Im Customizing können Sie festlegen, daß beim Setzen eines Status ein Protokollfeld ausgefüllt werden kann oder ausgefüllt werden muß. In einem solchen Fall wird ein Dialogfenster mit dem Protokollfeld angezeigt.

Dokument freigeben

Wenn die Bearbeitungsphase abgeschlossen und das Dokument geprüft ist, wird das Dokument in der Regel freigegeben. Danach können auch Mitarbeiter anderer Bereiche diese Dokumentation nutzen. Für diesen besonderen Bearbeitungszustand müssen Sie einen Status mit Freigabekennzeichen einrichten. Wenn das Dokument vor Änderungen geschützt sein soll, müssen Sie zusätzlich den Status als Sperrstatus (Statusart S) definieren.

Mit der Funktion Freigeben wird der Folgestatus gesetzt, der das Freigabekennzeichen hat. Gibt es mehrere Folgestatus mit Freigabekennzeichen, wird eine Auswahlliste gezeigt.

Folgestatus setzen

Bei der Funktion Folgestatus setzen werden alle Folgestatus ermittelt, unabhängig vom Freigabekennzeichen.

Statushistorie

Jeder Statusänderung wird durch das System protokolliert. Es wird festgehalten, wann der Status von wem gesetzt wurde. Die Statushistorie können Sie sich im Statusprotokoll ansehen.

Dokument anlegen

Beim Anlegen eines Dokuments wird festgestellt, ob ein Statusnetz für die Dokumentart definiert worden ist. In diesem Statusnetz muß es mindestens einen Initial- oder Primärstatus (s.u.) geben, der keinen Vorgänger hat.

Wenn als Folgestatus ein Status mit der Statusart O definiert ist, wird dieser automatisch als Folgestatus gesetzt (s.u.).

Dokument vor Änderungen schützen

Bei dem Sperrstatus (Statusart S) darf das Dokument nur angezeigt und gedruckt, aber nicht geändert werden. Auch die Dokumentverwaltungsdaten dürfen nicht geändert werden. Nur das Löschkennzeichen kann über die Funktion Dokumentverwaltungsdaten ändern gesetzt oder zurückgenommen werden. Ein Folgestatus kann natürlich auch gesetzt werden.

Dokument vor anderen Benutzern schützen

Mit der Statusart O (Original in Bearbeitung) kann nur der Besitzer des Dokuments Änderungen vornehmen. Beim Setzen eines Status mit der Statusart O wird der aktuelle SAP-Benutzer als Sachbearbeiter und damit als Besitzer des Dokuments in den Dokumentverwaltungsdaten eingetragen.

Wenn beim Ändern oder Anlegen eines Dokuments als Folgestatus ein Status mit der Statusart O definiert ist, wird automatisch dieser als Folgestatus gesetzt, wenn der aktuelle Status nicht schon die Statusart O hat.

Wenn ein Sachbearbeiter einem anderen Benutzer sein Dokument, das sich in einem Status der Statusart O befindet, ohne Statusänderung zuordnen will, kann er selbst über die Funktion Dokumentverwaltungsdaten ändern einen anderen Benutzer als Sachbearbeiter eintragen. Diesem anderen Benutzer gehört dann das Dokument. Voraussetzung hierfür ist, daß keine automatische Statusfortschaltung eingestellt ist. Wenn der Besitzer eines Dokuments selbst den Sachbearbeiter, nicht ändern kann, z. B. wegen Krankheit oder wenn die automatische Statusfortschaltung eingestellt ist, muß durch Statusfortschaltung das Dokument einem anderen Benutzer zugeordnet werden. In diesem Fall ist es erforderlich, das Statusnetz entsprechend aufzubauen. Sie können z. B. zwei Status mit der Statusart O definieren, die über die Vorgängerzuordnung miteinander verknüpft sind.

Weitere Eigenschaften eines Status

Der Primärstatus (Statusart P) kann nur beim Anlegen eines Dokuments verwendet werden. Der Initialstatus (Statusart I) kann nicht nur beim Anlegen eines Dokuments gesetzt werden, sondern auch in einen Zyklus eingebunden werden. Ein Dokument kann diesen Status zu einem späteren Bearbeitungszeitpunkt wiederholt erhalten.

Der temporäre Status (Statusart T) dient nur dazu, einen Protokolleintrag zu machen und ggf. das Workflow-Ereignis auszulösen oder den User-Exit aufzurufen. Der aktuelle Status bleibt weiterhin gesetzt.