FunktionsdokumentationKommentare zu Belegen und Zusatzmeldedaten

 

Sie verwenden diese Funktion, um Zusatzinformationen zu Belegen und Zusatzmeldedaten zu erstellen, kontextbezogen zu speichern und abzurufen.

Integration

Die Kommentare werden im SAP NetWeaver Business Intelligence (BI) gespeichert.

Voraussetzungen

Erstellen von Kommentaren ermöglichen

Die unten stehende Tabelle zeigt, wie Sie die Merkmale im BI eingerichtet haben müssen, damit Sie Kommentare im Konsolidierungssystem erstellen können.

Bei allen mit einem X versehenen Merkmalen muss im BI im entsprechenden InfoObject das Kennzeichen Merkmal ist Dokumenteigenschaft gesetzt sein. (Siehe auch die Vorgehensweise unterhalb der Tabelle.)

BI-Kennzeichen Merkmal ist Dokumenteigenschaft

Datenstrom/

InfoObject

Belege

Bestandsdaten

Lieferdaten

Lieferantenanteil

Goodwill

Anlagevermögen

Anlagenumbuchung

Belegnummer

X

Geschäftsjahr

X

X

X

X

X

X

X

Geschäftsjahresvariante

X

X

X

X

X

X

X

Buchungsperiode

X

X

X

X

X

X

X

Vorgang Kapitalkonsolidierung

X

Vorgangsnummer

X

Gesellschaft

X

X

X

X

X

Profitcenter

X

X

X

X

X

Position

X

Positionsart

X

Partnergesellschaft

X

X

X

X

Partner-Profitcenter

X

X

X

X

Produktgruppe

X

X

X

Beteiligungseinheit (Gesellschaft)

X

Beteiligungseinheit (Profitcenter)

X

Anlagenhauptnummer

X

X

Anlagenunternummer

X

X

Anlagenhauptnummer (gekaufte Anlage)

X

Anlagenunternummer (gekaufte Anlage)

X

Um das Erstellen von Kommentaren im Konsolidierungssystem zu ermöglichen, stellen Sie die Dokumenteigenschaft im InfoObject ein:

  1. Rufen Sie die Data Warehousing Workbench auf.

  2. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Modellierung Navigationsschritt InfoObjects Ende des Navigationspfads.

  3. Navigieren Sie zu den Merkmalen der Konsolidierung.

  4. Rufen Sie das InfoObject per Doppelklick zur Pflege auf, z.B. das InfoObject Belegnummer (technischer Name OAC_DOCNR).

  5. Auf der Registerkarte Allgemeines setzen Sie das Kennzeichen Merkmal ist Dokumenteigenschaft.

  6. Sichern und aktivieren Sie das InfoObject.

Anschließend können Sie die Funktion für Kommentare in der Workbench bzw. im Konsolidierungsmonitor des Konsolidierungssystems nutzen.

Kommentaraufruf für das BI-Reporting ermöglichen

Damit Sie Kommentare von einem BI-Report aus aufrufen können, müssen Sie bei einigen Merkmalen die Dokumenteigenschaft im InfoProvider ausgeschaltet haben. Dies ist bei solchen Merkmalen notwendig, die in mehreren Datenströmen vorkommen und die das Konsolidierungssystem in bestimmten Datenströmen (genauer: in bestimmten virtuellen InfoProvidern) nicht als Schlüssel für Kommentare nutzt.

Beispiel Beispiel

Das Merkmal Position (OCS_ITEM) wird im Belegdatenstrom nicht als Schlüssel für Kommentare verwendet. Daher müssen Sie im virtuellen InfoProvider für Belege die Dokumenteigenschaft für das Merkmal Position ausschalten.

Dasselbe gilt in diesem Datenstrom für die Merkmale Gesellschaft und Profitcenter.

Ende des Beispiels.

Für solche Merkmale (hier beispielsweise für das Merkmal Position) schalten Sie die Dokumenteigenschaft folgendermaßen aus:

  1. Rufen Sie in der Konsolidierungsworkbench die gewünschte Datenbasis zur Bearbeitung auf, und blenden Sie die Registerkarte Datenströme ein.

  2. Um den virtuellen InfoProvider für den Belegdatenstrom zur Bearbeitung aufzurufen, doppelklicken Sie auf diesen.

    Das BI-System zeigt die InfoObjects für den virtuellen InfoProvider an.

  3. Um das Merkmal Position (OCS_ITEM) aufzurufen, wählen Sie aus dem Kontextmenü dieses Merkmals den Eintrag Providerspezifische Eigenschaften.

    Schalten Sie ggf. vom Anzeigemodus in den Bearbeitungsmodus um.

  4. Im Dialogfenster Providerspezifische Eigenschaften des InfoObjects wählen Sie als Dokumenteigenschaft die Option ausgeschaltet.

  5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe.

  6. Sichern und aktivieren Sie den virtuellen InfoProvider.

Bei Merkmalen, die das Konsolidierungssystem in einem Datenstrom als Schlüssel für Kommentare nutzt, müssen Sie sicherstellen, dass in den providerspezifischen Eigenschaften des InfoObjects als Dokumenteigenschaft die Option Default aus InfoObject eingestellt ist.

Beispiel Beispiel

Das Merkmal Position (OCS_ITEM) wird im Datenstrom für Bestandsdaten als Schlüssel für Kommentare verwendet. Daher muss im InfoProvider für Bestandsdaten die Dokumenteigenschaft für das Merkmal Position aus dem InfoObject Position übernommen werden.

Ende des Beispiels.

Funktionsumfang

  • Zu Belegen und Zusatzmeldedaten können Sie:

    • neue Kommentare anlegen

    • bereits vorhandene Kommentare anzeigen und ändern

    • mehrere Kommentare anlegen

  • Sie können für das Ändern von Kommentaren für Belege eine Berechtigungsprüfung aktivieren.

  • Sie können online Kommentare im SAP-Editor erfassen (im Plain-Text-Format).

  • Sie können Dokumente mit folgenden Dateiformaten hochladen oder online anlegen:

    • Plain Text (.txt)

    • Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)

    • Microsoft Excel (.xls, .xlsx)

    • Microsoft Word (.doc, .docx)

Bei der Verwendung von Kommentaren stehen Ihnen im Einzelnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Funktion

Erläuterung

Kommentar anlegen (Kommentar anlegen)

Sie legen einen neuen Kommentar an.

Kommentar anzeigen (Kommentar anzeigen)

Sie zeigen einen vorhandenen Kommentar an:

  • Textkommentare zeigt das System auf der Registerkarte Kommentar an.

  • PowerPoint- und andere Kommentare zeigt das System in der entsprechenden Anwendung an.

Kommentar ändern (Kommentar ändern)

Sie ändern einen vorhandenen Kommentar:

  • Textkommentare ändern Sie auf der Registerkarte Kommentar im Texteditor.

  • Das System ruft die entsprechende Anwendung auf, in der Sie Ihre Änderungen vornehmen.

Kommentar importieren (Kommentar importieren)

Über einen Dateiauswahldialog wählen Sie eine vorhandene Datei aus.

Kommentar löschen (Kommentar löschen)

Sie löschen einen bereits vorhandenen Kommentar.

Attribute zum Kommentar anzeigen

Es gibt folgende Attribute:

  • generische Attribute: Titel, Größe, Kommentartyp, letzter Änderer usw.

  • konsolidierungsspezifische Attribute für Belege: Belegnummer, Geschäftsjahr, Periode usw.

  • konsolidierungsspezifische Attribute für Zusatzmeldedaten: Vorgangsnummer, Beteiligungseinheit(en), Geschäftsjahr, Periode usw.

Es gibt einen Sperrmechanismus für Kommentare: Wenn ein Benutzer einen Kommentar bearbeitet, können ihn andere Benutzer lediglich anzeigen.

Das Konsolidierungssystem zeigt alle angelegten Kommentare in einer Liste an. Die Liste zeigt pro Kommentar die wichtigsten Attribute an (z.B. Kommentartitel, Größe und letzter Änderer). Um einen existierenden Kommentar anzuzeigen, zu ändern oder zu löschen, markieren Sie die Zeile in der Liste und wählen das entsprechende Symbol. Per Doppelklick auf eine Zeile öffnen Sie den Kommentar, oder Sie ändern ihn (je nachdem welche der beiden Aktionen Sie zuvor ausgeführt haben).

Die abgespeicherten Kommentare können Sie auch in SEM-BPS oder im BI verwenden. Beispielsweise können Sie die Kommentare vom BI-Reporting aus aufrufen. (Dies ist allerdings nur bei einem Reporting mit den InfoObjects 0AC_DOCNR und 0CS_COINR sinnvoll.)

Aktivitäten

Kommentar für einen Beleg oder Kommentare für Zusatzmeldedaten anlegen

Um einen Kommentar für einen Beleg oder für Zusatzmeldedaten anzulegen, müssen Sie den Beleg oder die Zusatzmeldedaten aufrufen.

Beispielsweise können Sie einen Kommentar zu einem Beleg anlegen, wenn Sie eine Maßnahme für manuelle Buchungen im Konsolidierungsmonitor aufrufen.

  1. Rufen Sie die Maßnahme für manuelle Buchungen im Konsolidierungsmonitor auf.

  2. Auf der Registerkarte Kommentar wählen Sie Anlegen.

    Das Dialogfenster Kommentare anlegen/importieren erscheint.

  3. Geben Sie Titel und Typ (z.B. Microsoft PowerPoint) des Kommentars ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

  4. Je nach Typ des Kommentars gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Wenn Sie einen Textkommentar online erfassen wollen, wählen Sie als Typ Textkommentar. Sie geben den Text dann im Texteditor auf derselben Registerkarte ein, und sichern den Text.

    2. Wenn Sie einen Kommentar in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint anlegen wollen, wählen Sie den entsprechenden Kommentartyp. Sie legen den Kommentar in der entsprechenden Anwendung an, wählen in der Anwendung aus dem Dateimenü, dass Sie die Datei schließen und zur manuellen Buchung zurückkehren wollen.

  5. Sichern Sie den Kommentar.

Berechtigungsprüfung für Ändern von Kommentaren für Belege

  1. Im Benutzerstammsatz vergeben Sie die Berechtigung für die Aktivität Erweiterte Pflege des Berechtigungsobjekts R_UC_TASK.

  2. Im SEM-BCS Einstellungsmenü (Transaktion UC00) aktivieren Sie die Berechtigungsprüfung unter dem Knoten Globale Parameter im Eintrag Berechtigungsprüfung bei Ändern von Kommentaren in Belegen.

Kommentar importieren

  1. Rufen Sie die Maßnahme für manuelle Buchungen im Konsolidierungsmonitor auf.

  2. Auf der Registerkarte Kommentar wählen Sie Importieren.

    Das Dialogfenster Kommentare anlegen/importieren erscheint.

  3. Geben Sie Titel und Typ (z.B. Microsoft PowerPoint) des Kommentars ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

    Das Dialogfenster Kommentar importieren erscheint.

  4. Wählen Sie die zu importierende Datei aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

  5. Sichern Sie den Kommentar.

Kommentar aus einem BI-Report (Query) aufrufen
Query für spezifische Belegnummer (BEx Web Analyzer)

  1. Im Query Designer führen Sie die gewünschte Query im Web aus.

  2. In der Webdarstellung des Ad-hoc-Report geben Sie als Variablen für die Ad-hoc-Analyse neben Geschäftsjahr und Buchungsperiode auch die Belegnummer an und führen die Query aus.

    Das Bild BEx Ad-hoc-Analyse erscheint.

  3. Auf der Registerkarte Datenanalyse wählen Sie die Drucktaste Kommentare.

  4. Das BI zeigt im Document Browser den Kommentar an.

  5. Ändern Sie den Kommentar gegebenenfalls, und sichern Sie ihn.

    Hinweis Hinweis

    Sie können einen Kommentar auch aus einer Query im BEx Analyzer (Excel-Arbeitsumgebung) aufrufen. Sie gehen dabei wie beim BEx Web Analyzer vor.

    Ende des Hinweises
Query ohne Angabe einer Belegnummer (BEx Web Analyzer)

  1. Im Query Designer führen Sie die gewünschte Query im Web aus.

  2. In der Webdarstellung des Ad-hoc-Report geben Sie als Variablen für die Ad-hoc-Analyse lediglich Geschäftsjahr und Buchungsperiode an und führen die Query aus.

    Das Bild BEx Ad-Hoc-Analys eerscheint. Auf der Registerkarte Dat enanalyseerscheint eine Liste mit den entsprechenden Belegnummern.

  3. Um einen Kommentar zu einer spezifischen Belegnummer aufzurufen, positionieren Sie den Cursor auf der Belegnummer und wählen aus dem Kontextmenü Anfang des Navigationspfads Springen Navigationsschritt Dokumente für Navigationsstatus Ende des Navigationspfads.

  4. Das BI zeigt im Document Browser den Kommentar an.

  5. Ändern Sie den Kommentar gegebenenfalls, und sichern Sie ihn.