Zuordnung treffen

Verwendung

Beim Erfassen einer Eingangsrechnung ist es wichtig, die Eingangsrechnung einem Bestellvorgang zuzuordnen, damit

der Rechnungsprüfer die Vorschlagswerte erhält, die sich aus den Bestelldaten und der Bestellentwicklung ergeben
beim Buchen der Rechnung die Bestellentwicklung fortgeschrieben werden kann

Über die Zuordnung steuern Sie, welche Bestellpositionen Ihnen in der Positionsliste zur Bearbeitung angeboten werden. Sie können Eingangsrechnungen mit Bestellbezug erfassen oder Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug erfassen, indem Sie direkt auf Sach- oder Materialkonten buchen. Weitere Informationen finden Sie unter Direktbuchen .

Je genauer Sie die Zuordnung treffen können, desto einfacher wird die Bearbeitung der Rechnungspositionen der Logistik-Rechnungsprüfung; bei zu grober Zuordnung müssen Sie eventuell Rechnungspositionen von der Rechnung ausschließen. Wenn Sie feststellen, daß Rechnungspositionen fehlen, können Sie weitere Zuordnungen treffen, um die Rechnungspositionen zu erweitern.

Funktionsumfang

Als Zuordnungskriterien können Sie folgende Objekte eingeben:

Zuordnung zu	Weitere Zuordnungskriterien	Art der Rechnungspositionen
Bestellung / Lieferplan	Mehrfachzuordnung	nur Waren und Dienstleistungen nur geplante Nebenkosten Waren und Dienstleistungen und geplante Nebenkosten
Lieferschein Zu jedem Wareneingang können Sie eine Lieferscheinnummer erfassen, auf die sich eine Rechnung zu einer Warenposition später beziehen kann. Die eindeutige Zuordnung über den Lieferschein ist durch das Markieren der wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung in der Bestellposition gegeben.	Mehrfachzuordnung Selektionslieferant	nur Waren und Dienstleistungen
Frachtbrief Zu jedem Wareneingang können Sie eine Frachtbriefnummer erfassen, auf die sich eine Rechnung zu Nebenkosten später beziehen kann.	Mehrfachzuordnung Selektionslieferant	nur geplante Nebenkosten
Leistungserfassungsblatt Zu jeder Abnahme können Sie ein Leistungserfassungsblatt erfassen, auf das sich eine Rechnung später beziehen kann.	Mehrfachzuordnung	nur Leistungen
Lieferant	Sie schränken die selektierten Rechnungspositionen ein über: Werke Lieferungen Retouren Zeitintervalle	nur Waren und Dienstleistungen nur geplante Nebenkosten Waren und Dienstleistungen und geplante Nebenkosten
Transportdienstleister Weitere Informationen finden Sie unter der Komponente Transport unter Frachtkostenabrechnung mit Dienstleistern : Gutschriftsverfahren Rechnungen manuell prüfen	Sie selektieren u.a. über: Transportmittel Partner, z.B. Kreditor Frachtkostennummer	nur Leistungen

Selektion zu Einkaufsbelegen und Lieferanten im Eingabefeld der Belegnummer

Wenn Sie den Einkaufsbeleg oder Lieferanten nicht genau kennen, bietet Ihnen das System weitere Selektionen zum Finden der Belegnummer. Positionieren Sie dazu den Cursor auf das Eingabefeld der Belegnummer und wählen Sie die Funktionstaste F4. Wenn Sie mehrere Bestellungen übernehmen wollen, müssen Sie den Cursor auf dem Eingabefeld der Belegnummer auf dem Bild Weitere Zuordnungskriterien in der Tabelle Mehrfachzuordnung positionieren.

Das System bietet folgende Möglichkeiten der Selektion für:

Bestellung/Lieferplan und Lieferschein

Wenn Sie nur den Rechnungssteller angeben, zeigt das System die Belege an, in denen der entsprechende Rechnungssteller als Partnerrolle gepflegt ist.
Wenn Sie nur den Lieferanten eingeben, zeigt das System alle Belege an, in denen der entsprechende Lieferant als Partnerrolle gepflegt ist.
Wenn sie Werte für den Rechnungssteller und Lieferanten angeben, zeigt das System die Belege zum eingegebenen Lieferanten mit entsprechendem Rechnungssteller an.
Das Feld Auch abweichender Rechnungssteller hat nur Auswirkungen auf die Selektion, wenn das Feld Rechnungssteller nicht gefüllt ist. Wenn das Feld Auch abweichender Rechnungssteller zusätzlich zum eingegebenen Lieferanten markiert ist, dann zeigt das System die Belege zum eingegebenen Lieferanten an und die Belege, in denen der Lieferant als abweichender Rechnungssteller auftritt.
Wenn Sie das Feld Rechnung erwartet markiert haben, werden nur Belege selektiert, zu denen bereits ein Wareneingang erfolgt ist, d.h. die Wareneingangsmenge größer Null ist. Um Limitbestellungen zu selektieren oder Bestellungen bei denen der Rechnungseingang vor dem Wareneingang erfolgt, müssen Sie das Feld demarkieren, da zu diesen kein Wareneingang gebucht wird.
Wenn Sie das Feld Gutschrift erwartet markiert haben, werden nur Belege selektiert, zu denen eine Gutschrift erwartet wird, d.h. die Bestellung eine Retourenposition enthält und der Wareneingang bereits erfolgt ist.

Frachtbrief

Sie können die Selektionen zum Frachtbrief u.a. einschränken über Attribute wie Kreditor, Einkaufsbeleg, Stufennummer, Zähler und Vorgangsart .

Lieferant und Transportdienstleister

Sie können die Selektionen u.a. einschränken über Adressen, Kreditoren je Buchungskreis, Kreditoren nach Material und Personalnummern .

Leistungserfassungsblatt

Sie können die Selektionen u.a. einschränken über Attribute wie Kurztext, Einkaufsbeleg, Position und Erfassungsblatt .

Weitere Zuordnungskriterien

Über die Mehrfachzuordnung unter Weitere Zuordnungskriterien können Sie beliebig viele Einkaufsbelege, Lieferscheine, Frachtbriefe oder Leistungserfassungsblätter eingeben.

Einschränkung der Zuordnung zum Lieferanten

Bei Zuordnung zum Lieferanten, können Sie alle Rechnungspositionen zum Lieferanten anzeigen. Die Zuordnung können Sie über Weitere Zuordnungskriterien auf folgende Kriterien einschränken:

nur Werk

Die Einschränkung ist dann sinnvoll, wenn z.B. eine Bestellung für verschiedene Werke angelegt wurde, die Rechnung aber nur die Positionen zu einem Werk umfaßt.

Lieferungen

Wenn Sie die Zuordnung auf Lieferungen einschränken, werden in der Positionsliste nur Bestellpositionen angezeigt, die als Lieferung markiert sind.

Retouren

Wenn Sie die Zuordnung auf Retouren einschränken, werden in der Positionsliste nur Bestellpositionen angezeigt, die als Retourenposition markiert sind.

Zeitintervalle

Getrennt für Lieferungen und für Retouren können Sie ein Zeitintervall eingeben. Dadurch werden nur die Bestellpositionen in der Positionsliste angezeigt, für die mindestens ein Wareneingang in dem eingegebenen Intervall liegt.

Wenn in der Bestellposition keine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorgesehen ist, werden zum Ermitteln der Vorschlagsmenge auch Wareneingänge berücksichtigt, die außerhalb des Zeitintervalls liegen.

Wenn in der Bestellposition wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorgesehen ist, werden nur die Wareneingänge vorgeschlagen, die innerhalb des Zeitintervalls liegen.

Einschränkung der Zuordnung zum Lieferschein oder Frachtbrief

Selektionslieferant

Die Einschränkung über den Selektionslieferanten ist sinnvoll, wenn Sie Rechnungen mit Bezug zu Lieferschein- oder Frachtbriefnummern erfassen.

Mit der Eingabe eines Selektionslieferanten unter Weitere Zuordnungskriterien werden zur Berechnung von Warenpositionen beim Lieferschein oder zur Berechnung von Nebenkostenpositionen beim Frachtbrief nur die Bestellungen auf der Positionsliste aufgeführt, die bei dem Selektionslieferanten angelegt wurden.

Es kann für geplante Nebenkosten einen vom Bestellieferanten abweichenden Konditionslieferanten geben kann.

Rechnungssteller

Der Rechnungssteller ist der Kreditor, auf dessen Kreditorenkonto die Buchung des Rechnungsbruttobetrags erfolgen wird.

Sie können den Rechnungssteller explizit in den Belegkopfdaten auf der Registerkarte Detail eingeben und ändern.

Wenn Sie den Rechnungssteller nicht eingegeben haben, ermittelt das System diesen automatisch nach folgender Regel:

Wenn Sie einen Selektionslieferanten eingeben, ist dieser der Rechnungssteller.
Wenn Sie keinen Selektionslieferanten eingeben und Warenpositionen markiert haben, ermittelt das System den Rechnungssteller aus der ersten Bestellung.
Wenn Sie keinen Selektionslieferanten eingeben und Warenpositionen nicht markiert haben, nimmt das System den Konditionslieferanten aus der ersten Nebenkostenposition als Rechnungssteller.

Siehe auch:

Kreditorendaten

Referieren auf geplante Nebenkosten