Sie können jede Aktion über Berechtigungen (Berechtigungsobjekt C_AUTO_VMS) steuern. So können Sie das VMS beispielsweise so einrichten, dass Sie als Importeur alle Aktionen ausführen dürfen, Ihre Händler aber nur die Aktionen zu Kundenauftrag, Anfrage/Reservierungsvormerkung, Angebot/Reservierung, Zuordnen des Endkunden, Sichtbarmachen/Unsichtbarmachen von Fahrzeugen.

Sie rufen eine Aktion auf, indem Sie im Aktionslistenfeld im oberen Bildbereich eine Aktion wählen und mit bestätigen. Sie gelangen dann auf die Registerkarte Aktion . Wenn Sie vorher Fahrzeuge gesucht und ausgewählt haben, werden diese in den linken Bildbereich übernommen. Im rechten Bildbereich können Sie Ihre Eingaben zur gewählten Aktion machen .

Wenn Sie noch keine Fahrzeuge ausgewählt haben, werden im Aktionslistenfeld nur Aktionen zum Anlegen von neuen Fahrzeugen angeboten. Wenn Sie bereits Fahrzeuge ausgewählt haben, werden nur diejenigen Aktionen angeboten, die im laufenden Prozess möglich sind. Falls die primäre oder sekundäre Aktionssteuerung noch nicht bekannt ist, werden eventuell zu viele Aktionen angezeigt.

Standardmäßig werden nur die Aktionen angezeigt, die für alle selektierten Fahrzeuge erlaubt sind. Mit dem Benutzerparameter VELO_ACTLISTBOX = X können Sie einstellen, dass alle Aktionen angezeigt werden, die für mindestens eines der selektierten Fahrzeuge erlaubt sind.

Sie können sich benutzerspezifisch bis zu vier der Aktionen, die Sie am häufigsten verwenden, auf Drucktasten legen. Diese Drucktasten werden dann im oberen Bildbereich eingeblendet und stehen Ihnen immer zur Verfügung.

Geben Sie dazu bei der Benutzerpflege einen oder mehrere der Parameter VELO_ACT1, VELO_ACT2, VELO_ACT3 und VELO_ACT4 ein, und weisen Sie jedem Parameter als Wert eine Aktion zu. Den Schlüssel für eine Aktion, z.B. CREA für Fahrzeug anlegen , finden Sie im Customizing des Vehicle Management Systems unter  Steuerung Aktionen festlegen (Transaktion OVELO1).

Aktionen beziehen sich grundsätzlich auf alle Fahrzeuge im linken Bildbereich der Registerkarte Aktion .

Alle Aktionen werden grundsätzlich für alle Fahrzeuge gleichzeitig ausgeführt. Sie wählen also nur ein einziges Mal Aktion ausführen. Bei manchen Aktionen müssen jedoch zu jedem Fahrzeug bestimmte Daten mitgegeben werden, z.B. die Aktionen BUPA Endkunde zuordnen oder INIV Eingangsrechnung anlegen . Diese Aktionen erkennen Sie daran, dass im rechten Bildbereich jeweils die interne Fahrzeugnummer angezeigt wird. Machen Sie die erforderlichen Eingaben für das erste Fahrzeug, markieren Sie dann im linken Bildbereich das nächste Fahrzeug, machen Sie die Eingaben für dieses Fahrzeug usw., und wählen Sie nur am Schluß ein einziges Mal Aktion ausführen.

Ob eine Aktion erfolgreich durchgeführt wurde oder nicht, sehen Sie am Erfolgskennzeichen im linken Bildbereich neben jedem Fahrzeug und an der entsprechenden Meldung in der Statuszeile. Weitere Informationen zu möglichen Problemen finden Sie im Protokoll . Wählen Sie dazu Protokoll .

Es wird immer nur die aktuelle VMS-Arbeitssitzung protokolliert. Sobald Sie die Transaktion VELO verlassen, steht das Protokoll nicht mehr zur Verfügung. Mit dem Benutzerparameter VELO_ACTPROTOCOL = X können Sie einstellen, dass das Protokoll dauerhaft auf die Datenbank geschrieben wird. Von dort können Sie es dann mit der Transaktion VELOP03 wieder aufrufen bzw. mit der Transaktion SLG2 wieder löschen (Objekt VMS_ACTION). Das Speichern des Protokolls bietet sich vor allem für die Testphase an.

Standardmäßig legen alle Aktionen, die Belege erzeugen, genau einen Beleg mit je einer Position pro Fahrzeug an. Die Menge pro Position ist immer eins. Wenn Sie beispielsweise 10 Fahrzeuge bestellen, wird standardmäßig eine Bestellung mit 10 Bestellpositionen angelegt.

Nur die Aktion DELI Lieferung anlegen kann abhängig von bestimmten Einstellungen im Customizing des Vertriebs mehr als einen Beleg gleichzeitig anlegen.