Datenübergabe

Je nach Quelle der Verdichtungsdaten stehen im System unterschiedliche Funktionen für die Übergabe der Daten an die Verdichtungsdatenbank zur Verfügung ( Investitionsprogramme → Periodische Arbeiten → Verdichtung ) :

Wenn die Verdichtungsdaten aus demselben Mandanten/SAP-System kommen, wie der Mandant bzw. das System in dem die Verdichtungsdatenbank verwaltet wird, können Sie die Verdichtungsdaten sofort selektieren ( Programm kopieren ) und anschließend in die Verdichtungsdatenbank schreiben ( Werte verdichten ).

Wenn die Versorgung der Verdichtungsdatenbank aus dezentralen SAP-Systemen erfolgen soll, müssen Sie die Daten in den dezentralen Systemen zunächst in eine entsprechende Datei exportieren ( Ausgabe in File ). Danach können Sie die Datei im zentralen System einspielen und dort verdichten ( Einlesen aus File ).

Beim Export der Daten in eine Datei können Sie entscheiden, ob Sie bereits verdichtete Daten oder unverdichtete Daten selektieren möchten. Der erste Fall ist dann sinnvoll, wenn das datenliefernde System eine eigene Verdichtungsdatenbank hat, die mit den Daten untergeordneter Systeme (Konzerngesellschaften) versorgt wird.

Für Daten, die aus einem R/2 RK-P System kommen, steht ein Beschaffungsprogramm zur Verfügung, das die Daten aus den relevanten Projekten selektiert und im R/3-Auswertungssystem in die Verdichtungsdatenbank schreibt. Dazu kann im R/2 RK-P ein Projekt (direkt oder über eine Maßnahmenanforderung) einer Investitionsprogrammposition des Auswertungssystems zugeordnet werden.

Zur Fortschreibung der Verdichtungsdatenbank aus externen Systemen stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung (vgl. Besonderheiten bei der Verdichtung aus dezentralen Systemen ).

Entitäten

Neben der Investitionsprogrammstruktur und den Werten kann die Verdichtungsdatenbank auch mit Schlüssel und Kurztext folgender Entitäten versorgt werden:

Maßnahmen

Maßnahmenanforderungen

Profit Center

Kostenstellen

Werke

Technische Plätze

Die Speicherung von Schlüssel und Kurztext der Entitäten in der Verdichtungsdatenbank ist erforderlich, damit diese Entitäten in Auswertungen angezeigt werden können. Dies gilt auch für die Verdichtung innerhalb eines Systems bzw. Mandanten. Die entsprechende Funktion finden Sie unter Investitionsprogramme → Periodische Arbeiten → Verdichtung

Die Speicherung in der Verdichtungsdatenbank hat den Vorteil, dass die Entitäten auch noch zur Verfügung stehen, wenn sie in der aktuellen Datenbank geändert oder reorganisiert wurden.

Verdichtbare Merkmale

Der Verdichtungseffekt wird dadurch erreicht, dass das System die Werte eines Investitionsprogramms nicht über alle Merkmale und alle Merkmalsausprägungen speichert, sondern über bestimmte Merkmale verdichtet. Wenn Sie z. B. aus der Verdichtungsdatenbank nur Auswertungen über Organisationseinheiten erzeugen möchten, müssen die Investitionsdaten nicht mehr auf Objektebene gespeichert werden. Das System kann in diesem Fall über die Merkmale Maßnahme und Maßnahmenanforderung verdichten. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Datensätze in der Verdichtungsdatenbank erheblich verringern.

Im Customizing können Sie einstellen, welche Merkmale das System in der Verdichtungsdatenbank unverdichtet lassen soll und welche verdichtet werden sollen ( Informationssystem mit Verdichtungstechnik ).

Über die Merkmale Geschäftsjahr , Planversion und Werttyp kann nicht verdichtet werden, da sonst die Information, um welchen Typ von Kennzahl es sich handelt, verloren geht.

Eine Verdichtung über die Merkmale Investitionsprogramm oder Genehmigungsjahr ist ebenfalls nicht möglich, da die Verdichtungsdaten immer mit Bezug auf ein Investitionsprogramm abgelegt werden müssen.

Da die meisten Standardauswertungen die Programmpositionen als Aufrissmerkmal verwenden, ist eine Verdichtung des Merkmals Programmposition im allgemeinen ebenfalls nicht sinnvoll.

Verdichtung nach Größenordnung

Wenn Sie die Merkmale Maßnahmenanforderung oder Maßnahme in der Verdichtungsdatenbank in Einzeldarstellung (d.h. unverdichtet) führen, können Sie per Customizing festlegen, dass Objekte bestimmter Größenordnungen trotzdem verdichtet werden. Entfernen Sie hierzu das Kennzeichen Einzeldarstellung aus der Definition der jeweiligen Größenordnung ( Maßnahmenanforderungen → Stammdaten → Ausprägungen der Stammdatenfelder → Größenordnung definieren ) .

Auf diese Weise ist es im Verdichtungsreporting möglich, bei wertmäßig unbedeutenden Maßnahmen / -anforderungen auf eine Einzeldarstellung zu verzichten, während größere Maßnahmen und Maßnahmenanforderungen einzeln gezeigt werden.

Die Größenordnung wird in den Stammdaten von Programmpositionen, Maßnahmenanforderungen sowie Maßnahmen geführt. Die Größenordnung eines Objektes, welches nicht im SAP-System geführt wird, bestimmt das System aus der Größenordnung der zugehörigen Maßnahmenanforderung oder Investitionsprogrammposition.

Verdichtungsversionen

Um zu einem Investitionsprogramm mehrere “Snapshots” zu ermöglichen, speichert das System die Daten der Verdichtungsdatenbank in sogenannten Verdichtungsversionen. Auf diese Weise können Sie zu einem Investitionsprogramm verschiedene Zustände in der Verdichtungsdatenbank “konservieren“. Bei der Datenbeschaffung sowie bei Auswertungen müssen Sie die Verdichtungsversion angeben. Erfolgt die Datenbeschaffung für eine Verdichtungsversion, zu der es bereits Daten in der Verdichtungsdatenbank gibt, überschreibt das System die bereits vorhandenen Daten.

Im Customizing können Sie beliebig viele Verdichtungsversionen definieren ( Informationssystem → Informationssystem mit Verdichtungstechnik ). Eine Verdichtungsversion besteht nur aus einem Schlüssel und einem Text.