Stammdatenpflege

Verwendung

Das Anlegen einer Investitionsmaßnahme vollziehen Sie im System durch das Anlegen eines Auftrages bzw. eines PSP-Elements (siehe Eigenschaften von Investitionsmaßnahmen ).

Beim Freigeben des Auftrages bzw. des PSP-Elements prüft das System, ob ein Investitionsprofil zugeordnet ist. Wenn dies der Fall ist, identifiziert das System den Auftrag bzw. das PSP-Element als Investitionsmaßnahme und legt gegebenenfalls automatisch eine zugehörige Anlage im Bau (AiB) an und weist der Investitionsmaßnahme den Systemstatus AiB-angelegt zu. Eine Investitionsmaßnahme verfügt also sowohl über die Stammdaten eines Auftrags/PSP-Elements als auch über die Stammdaten einer zugeordneten Anlage im Bau.

Folgende Abbildung zeigt die aus Sicht des Investitionsmanagements wichtigsten Stammdaten eines Investitionsauftrages/-projektes im Überblick:

Funktionsumfang

Für das automatische Erzeugen einer Anlage im Bau müssen Sie eine oder mehrere spezielle Anlagenklassen der Anlagenbuchhaltung anlegen und jeweils eine in Ihren Investitionsprofilen hinterlegen. Aus diesen Anlagenklassen erhält das System alle erforderlichen Stammdaten für das Anlegen einer Anlage im Bau. Setzen Sie in diesen Anlagenklassen das Kennzeichen, welches sie für Investitionsmaßnahmen reserviert. Anlagen dieser Klassen können nicht über die normale Anlagenstammdatenpflege der Anlagenbuchhaltung ( FI-AA ) angelegt werden und dürfen dort auch nicht direkt mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bebucht werden.

Unter Umständen sind mehrere Anlagenklassen sinnvoll, statt nur einer für alle Investitionsmaßnahmen, um mit Hilfe der Anlagenklasse spezifische Sonder-AfA-Parameter oder Investitionsförderungen an die jeweiligen Anlagen im Bau zu “vererben” oder weil mehrere AiB-Bestandskonten vorhanden sind. Im Investitionsprofil können Sie außerdem festlegen, ob statt der Vorschlagsklasse auch manuell alternative Anlagenklassen beim Anlegen einer Investitionsmaßnahme verwendet werden dürfen.

Die folgende Abbildung zeigt die Funktion der Anlagenklasse beim Anlegen einer Investitionsmaßnahme:

Stammdaten AiB

Wenn die Anlagenklassen für Investitionsmaßnahmen ausreichend gepflegt sind, brauchen Sie keine weiteren Eingaben in den Stammdaten der jeweiligen Anlage im Bau zu machen. Die Bezeichnung und die organisatorischen Zuordnungen (Kostenstelle, Werk, Standort, Geschäftsbereich und Jurisdiction-Code) übernimmt das System direkt aus dem jeweiligen Auftrag/PSP-Element. Bei Bedarf können Sie aber auch die vollständige Stammdatenpflege für Anlagen aufrufen (in der Menüleiste unter Zusätze ).

Folgende Felder werden vom Auftrag/PSP-Element identisch auf die zugehörige Anlage im Bau übernommen:

Auftragsnummer / PSP-Element

Bezeichnung

Betriebliche Zuordnungen (Buchungskreis, Geschäftsbereich, anfordernde Kostenstelle, Standort, Jurisdiction-Code)

Beachten Sie, dass diese Felder nicht durch die Bildaufbausteuerung der zugehörigen Anlagenklasse im Anlagenstamm ausgeblendet sein dürfen.

Grundsätzlich können Sie die automatisch erzeugten Anlagen im Bau von Investitionsmaßnahmen auch in der Stammdatenpflege der Anlagenbuchhaltung ( FI-AA ) pflegen. Die Felder, die konsistent zum Auftrag bzw. PSP-Element sein müssen (z. B. organisatorische Zuordnungen) können Sie dort allerdings nicht ändern.

Unvollständige Anlagen

Da es vorkommen kann, dass nicht alle wichtigen AiB-Stammsatzinformationen aus der Anlagenklasse vorgeschlagen werden können oder der jeweilige Benutzer nur über eine eingeschränkte Anlagensicht verfügt (siehe unten unter Berechtigungen ), haben die automatisch angelegten Anlagen im Bau einen Status:

Die Anlage ist vollständig (alle Muss-Felder sind gepflegt)

Die Anlage ist unvollständig, aber bebuchbar (alle Kontierungsinformationen sind vorhanden)

Die Anlage ist unvollständig und nicht bebuchbar

Unvollständige Anlagen leitet das System mit Hilfe der Workflowtechnik als Arbeitsvorrat in die Mailbox des zuständigen Anlagenbuchhalters weiter. Für diese automatische Workflowsteuerung sind allerdings grundsätzliche Customizing-Einstellungen der Anlagenbuchhaltung erforderlich. Insbesondere muss die Standardaufgabe Anlage ändern korrekt zugeordnet und aktiv sein. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Investitionsmanagements unter Stammdaten → Anlagen im Bau .

Alternativ zur Workflowtechnik ist es auch möglich, unvollständige Anlagen mit einem speziell hierfür vorgesehenen Report zu selektieren (im Menü der Anlagenbuchhaltung unter Werkzeuge - siehe FI-AA - Anlagenbuchhaltung ).

Nummernvergabe AiB

Die Vergabe der Anlagennummer erfolgt in der Anlagenbuchhaltung über die Anlagenklasse. Dort ist das zu verwendende Nummernkreisintervall hinterlegt. Für das automatische Anlegen einer Anlage im Bau zu einer Investitionsmaßnahme ist es erforderlich, dass die Nummernvergabe intern erfolgt. Tragen Sie deshalb in den betroffenen Anlagenklassen ein Nummernkreisintervall mit interner Nummernvergabe ein.

Wenn Sie die Anlagennummer extern vergeben möchten, müssen Sie die Anlage im Bau manuell anlegen, bevor der zugehörige Auftrag/PSP-Element den Status Freigegeben erhält. Beachten Sie dabei folgendes:

Verwenden Sie in Ihren Anlagenklassen für Investitionsmaßnahmen ein Nummernkreisintervall mit externer Nummernvergabe

Rufen Sie beim Anlegen eines Auftrags/PSP-Elements vor der Freigabe über Zusätze die Transaktion Fertige Anlagen anlegen auf.

Legen Sie die Anlage im Bau unter Angabe einer Anlagenummer an.

Statusverwaltung

Innenaufträge bzw. Projekte besitzen einen Anschluss an die allgemeine SAP-Statusverwaltung. Sie können daher sicherstellen, dass bestimmte betriebswirtschaftliche Vorgänge erst durchgeführt werden können, wenn der Auftrag bzw. das PSP-Element einen bestimmten Status besitzt.

Neben dem frei definierbaren Anwenderstatus setzt das System automatisch einen Systemstatus. Über Bearbeiten in der PSP/Innenaufträge-Stammdatentransaktion können Sie ein PSP-Element / einen Innenauftrag freigeben. Diese Freigabe ist Voraussetzung für das Kontieren der Investitionsmaßnahme.

In der Customizing-Definition der Auftragsart können Sie festlegen, dass ein Auftrag beim Anlegen sofort den Status Freigegeben erhält.

Berechtigungen

Zur Pflege der auftrags-/projektspezifischen und der AiB-spezifischen Felder sind CO-spezifische und FI-AA-Berechtigungen erforderlich. Die Anlage im Bau kann über die Stammdatenpflege der Anlagenbuchhaltung geändert werden. Dabei können die gleichen Bilder wie bei der normalen Anlagen-Stammdatenpflege aufgerufen werden. Weitere Informationen zu den erforderlichen FI-AA-Berechtigungen finden Sie im FI-AA-Einführungsleitfaden.

Neben den Standardberechtigungen ist es im FI-AA möglich, mit Hilfe sogenannter Anlagensichten Benutzern nur eingeschränkte Sichten auf Anlagenstammsätze einzuräumen. Beispielsweise können mit der Anlagensicht Kalkulation nur die kostenrechnungsrelevanten Anlagenstammsatzinformationen gepflegt werden (siehe auch FI-AA - Anlagenbuchhaltung ). Wenn Benutzer, die über eine eingeschränkte Anlagensicht verfügen, eine Investitionsmaßnahme anlegen und wichtige Felder nicht aus der Anlagenklasse vorgeschlagen werden können, führt dies zu unvollständigen Anlagen, die mit Hilfe der Workflowtechnik vervollständigt werden müssen.

Änderung organisatorische Zuordnung

Bei einer Änderung der betrieblichen/organisatorischen Zuordnungen im Stammsatz einer Investitionsmaßnahme prüft das System, ob diese Änderung auch auf der AiB zulässig ist.