Fortschreibungsprofil

In Fortschreibungsprofilen sind Parameter zusammengefasst, welche die Fortschreibung der Obligodaten und Istdaten im Haushaltsmanagement steuern. Fortschreibungsprofile unterstützen die Systemkonfiguration, da sie betriebswirtschaftlich sinnvolle und bereits ablauffähige Ausprägungen für die Steuerung der Fortschreibung enthalten.

In den im Standard ausgelieferten Profilen sind pro Werttyp (z. B. Mittelreservierung, Bestellung, Rechnung) folgende Festlegungen getroffen:

welches Datum der Belege bei der Periodenzuordnung der Obligodaten und Istdaten im Haushaltsmanagement herangezogen werden soll

Fortschreibungsperiode aus Buchungs-Belegdatum oder Fortschreibungsperiode aus Fälligkeitsdatum

welche Budgetkategorie fortgeschrieben wird

Zahlungsbudget und/oder Verpflichtungsbudget

welches Budgetjahr fortgeschrieben wird

ob die Fortschreibung nur statistisch (ohne Verfügbarkeitskontrolle) erfolgen soll

ob ein Übertrag von Obligo und Budget zum Jahreswechsel stattfinden darf

Im Customizing des Haushaltsmanagements müssen Sie in der IMG-Aktivität Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen für jeden Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil hinterlegen. Für die Auswahl sind vornehmlich folgende Fragestellungen relevant: Benötigen Sie eine oder mehrere Budgetkategorien? Wollen Sie auf Rechnungsbasis oder Zahlungsbasis arbeiten?

Rechnungsbasis

Wenn Sie auf Rechnungsbasis arbeiten, werden Rechnungen und Wareneingänge im Haushaltsmanagement fortgeschrieben. Neben den Primärkosten können auch Investitionen (z.B. Anlagenzugänge) fortgeschrieben werden. Im Rahmen der Jahreswechselarbeiten werden die Obligobelege (z.B. Bestellungen und Mittelvormerkungen) in das neue Jahr übertragen.

Zahlungsbasis

Wenn Sie auf Zahlungsbasis arbeiten, werden auch die Zahlungen im Haushaltsmanagement fortgeschrieben. Die Fortschreibung erfolgt hierbei nicht online, sondern mit dem Programm Zahlungsabgrenzung (RFFMS200).

Zu welchem Datum die Fortschreibung der Zahlung erfolgt, ist hierbei davon abhängig, ob Sie die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion oder die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion einsetzen. Bei der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion erfolgt die Fortschreibung immer mit dem Buchungsdatum der Zahlung - unabhängig von den Einstellungen im Fortschreibungsprofil. Bei der Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion ist die Fortschreibung von den Einstellungen im Fortschreibungsprofil abhängig.

Weitere Informationen zur Zahlungsabgrenzung finden Sie unter Zahlungsabgrenzung .

Sie sollten folgendes beachten:

Anzahlungen können sowohl auf Rechnungsbasis als auch auf Zahlungsbasis fortgeschrieben werden.

Umbuchungen in der Finanzbuchhaltung (z. B. Aufwand an Aufwand) werden unter dem Werttyp 66 fortgeschrieben. Im Standard werden diese Buchungen gesondert im Informationssystem unter der Spalte "Erfolgsumbuchung" ausgewiesen. Sie können diese Buchungen jedoch durch eigene Rechercheberichte unter "Rechnung" oder "Zahlung" ausweisen lassen.

Interne CO-Umbuchungen (z. B. Leistungsverrechnung) können statistisch fortgeschrieben werden.

Folgende Fortschreibungsprofile werden im Standard ausgeliefert:

Sie können im Customizing des Haushaltsmanagements in der IMG-Aktivität Fortschreibungsprofil übersteuern die im Standard gültigen Einstellungen eines Fortschreibungsprofils übersteuern:

Sie können pro Werttyp das Datum der Fortschreibung individuell festlegen

Beachten Sie, dass das gewählte Datum nicht nur die Buchungsperiode, sondern auch das Geschäftsjahr bestimmt. Wenn Sie bspw. für die Bestellung das Lieferdatum wählen, so werden bei Bestellungen Ende des Jahres, deren Lieferung Sie erst im neuen Jahr erwarten, die Mittel erst im neuen Jahr gebunden. Falls Sie im neuen Jahr noch kein Budget erfasst haben, würden solche Bestellungen je nach Einstellungen der Toleranzgrenzen von der Verfügbarkeitskontrolle abgewiesen.

Sie können pro Werttyp festlegen, dass die Fortschreibung im Haushaltsmanagement nur statistisch erfolgt. Ein statistisch fortgeschriebener Beleg kann sich nicht auf einen Beleg beziehen, der "echt" fortgeschrieben wurde. Achten Sie deshalb darauf, dass jeweils der "Anfang" der Belegkette als statistisch gekennzeichnet ist, z. B. die Bestellanforderung oder die Mittelreservierung und die Mittelvorbindung.

Sie dürfen an den von SAP ausgelieferten Fortschreibungsprofilen nur die Änderungen vornehmen, die in der IMG-Aktivität Fortschreibungsprofil übersteuern angeboten werden. Andere Änderungen oder selbstdefinierte Profile werden von SAP nicht unterstützt.

Fälligkeitsdatum

Die Periode im Haushaltsmanagement wird bei Fortschreibung mit Fälligkeitsdatum für folgende Geschäftsvorfälle wie folgt ermittelt:

Bestellung: Lieferdatum und Zahlungsbedingungen

Rechnung: Zahlungsfristenbasisdatum und Zahlungsbedingungen

Kreditorische Gutschrift: Zahlungsfristenbasisdatum ohne Zahlungsbedingungen

Zahlung: Ausgleichsdatum der Rechnung. (I. allg. ist das das Buchungsdatum der Zahlung).