Verwendung

In vielen Organisationen ist die Budgetverteilung nicht gleichbedeutend mit der Freigabe der dem Budget zugeordneten Fonds. Aus diesem Grund enthält das Budgetverwaltungssystem eine Transaktion (FMMPRELEN) für Budgetfreigaben, mit der das Budget teilweise freigegeben werden kann. Beachten Sie dabei Folgendes:

Eine Freigabe basiert auf dem aktuellen Gesamtbudget, das auf einmal freigegeben werden kann. Sie können Ihr Budget auch periodisch freigeben. Bei der Prüfung, die verhindert, dass Sie mehr Budget freigeben, als Sie haben, handelt es sich jedoch um eine jährliche Prüfung oder eine Gesamtprüfung, je nachdem, welchen Zeithorizont Sie definiert haben. Wenn Sie eine periodische Budgetfreigabe definieren möchten, wird empfohlen, Budgetarten zu definieren, die für die Periode stehen. So können Sie nicht freigegebenes Budget einfach auswerten und die entsprechenden Prüfungen definieren.

Wenn Sie im Customizing Budgetarten für Verfügungen definiert haben, können nur diese Budgetarten freigegeben werden.

Standardmäßig können Sie nur Budget für Ausgaben freigeben. Wenn Sie auch Eingangsbeträge kontrollieren möchten, müssen Sie die Freigabe für Einnahmen mit der Customizing-Aktivität Freigabeszenario definieren aktivieren.

Sie können nicht nur auswählen, ob Sie Budget in der Budgetierungs-Workbench manuell oder in einem Massenprogramm automatisch freigeben möchten. Sie können im Customizing auch Belegarten definieren, für die gilt, dass jeder eingegebene Budgetbetrag automatisch freigegeben wird ( Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung → Budgetverwaltungssystem (BCS) → Budgetierung → Budgeterfassung → Budgeterfassungsbelege → Belegdefinition → Belegarten definieren ). Sie können in der Spalte  Szenario für Werttyp spezielle Freigabeszenarien auswählen. Weitere Informationen über diese Spalte finden Sie in der zugehörigen Feldhilfe.

Voraussetzungen

Wenn Sie den Finanzkreis kundenspezifisch einrichten, müssen Sie entscheiden, ob Freigaben verwendet werden sollen. Werden Freigaben aktiviert, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Automatische Freigabe für bestimmte Kontierungen auslösen: Dies bedeutet, dass jede Fortschreibung des freizugebenden Budgets automatisch eine ähnliche Fortschreibung der Freigabe selbst auslöst.

Bestimmte Kontierungen von der Freigabe ausschließen: Deaktivieren Sie die Freigabe für die jeweiligen Kontierungen. Das Budget für Verfügungen steht dann sofort zur Verfügung.

Sie können dies im Customizing unter Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung → Budgetverwaltungssystem (BCS) → Budgetierung → Grundeinstellungen → Budgetdatendefinition → Budgetfreigaben für jeden Fonds oder jede Fondsart und jedes Geschäftsjahr individuell einstellen.

Funktionsumfang

Eine Freigabe kann abhängig von der jeweiligen Belegart für ausgewählte Vorgänge (z.B. Umbuchungen oder Rückgaben) automatisch vorgenommen werden.

Wenn Sie die automatische Freigabefunktion verwenden , kann der vom Budget für Verfügungen zu übernehmende Betrag höchstens so hoch wie der bereits freigegebene Betrag sein.

Wenn Sie die automatische Freigabefunktion nicht verwenden , entspricht der Höchstbetrag, der übernommen werden kann, dem noch nicht freigegebenen Betrag.

Aktivitäten

Sie können Budgetfreigaben unter folgendem Pfad vornehmen: Public Sector Managemen t → Haushaltsmanagement → Budgetierung → Budgetverwaltungssystem (BCS) → Werkzeuge → Erfassungsbelege → Budgetdaten freigeben

Gehen Sie anschließend folgendermaßen vor:

Geben Sie den Finanzkreis, die Budgetkategorie, die Version und das Geschäftsjahr ein, für die das Budget freigegeben werden soll.

Geben Sie Ihre Einschränkungen für HHM-Kontierungselemente oder hierarchische Budgetstrukturpläne an. Wenn der hierarchische Budgetstrukturplan aktiviert wurde, kann auch nach hierarchischen Elementen selektiert werden.

Geben Sie eine Kennzahl, die Belegart und einen Budgetierungsvorgang an und stellen Sie die Bearbeitungsoptionen ein.

Führen Sie die Transaktion aus.

Das Programm berechnet das freizugebende Budget anhand der angegebenen Kennzahl und generiert die entsprechenden Budgeterfassungsbelegzeilen Ihren Selektionskriterien entsprechend. Wenn Fehler auftreten, wird ein Anwendungsprotokoll generiert und angezeigt.