Massenprozesses starten

Mit Hilfe eines Massenprozesses können Sie Daten gleich für mehrere Mitarbeiter ändern.

Im Prozess ist ein Workflow-Muster festgelegt. Es handelt sich um einem Prozess mit mehreren Schritten.

Voraussetzungen

Sie haben in der Designumgebung für Prozesse und Formulare den Prozess als Massenprozess konfiguriert und so eingestellt, dass er von Personalsachbearbeiter gestartet werden kann.

Weitere Informationen finden Sie unter Prozess als Massenprozess konfigurieren.

Vorgehensweise

Zum Start von Prozessen für mehrere Mitarbeiter und zur gleichzeitigen Eingabe von Daten für alle Mitarbeiter benutzen Sie den Service Prozess für mehrere Mitarbeiter starten im Portal. Es handelt sich um einen Prozess mit mehreren Schritten. Ein Workflow wird generiert.

Hinweis Hinweis

Dasselbe Eingabebild und Tabellenformat werden für die Massenprozesse und die Schnelleingabe verwendet.

Ende des Hinweises

Zum Start eines Massenprozesses führen Sie die folgenden Schritte aus:

Im Portal wählen Sie Prozess für mehrere Mitarbeiter starten.
Das Fenster Prozess für mehrere Mitarbeiter starten wird angezeigt.
Schritt 1 zeigt eine Liste der Prozesse an, die für den Start von Massenprozessen ausgelegt wurden.
Um die Felder zu sehen, die im nächsten Bild für einen Prozess angezeigt werden sollen, wählen Sie Details. Sie können sehen, welche Felder Lesefelder sind und welche bearbeitet werden können.

Wählen Sie den Prozess, den Sie ausführen möchten, und wählen Sie Nächster Schritt.
Im Schritt 2 können Sie Mitarbeiter auswählen.
Suchen Sie die Mitarbeiter, deren Daten Sie bearbeiten wollen.

Wählen Sie die Mitarbeiter aus der Tabelle der Suchergebnisse und wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen.

Die Mitarbeiter, für die Sie Daten bearbeiten wollen, werden in der Tabelle Gewählte Mitarbeiter angezeigt.

Wählen Sie Nächster Schritt.

Im Schritt 3 können Sie die Daten der Mitarbeiter aktualisieren.

Geben Sie das Datum ein, ab dem Sie die Änderungen wirksam werden lassen wollen und wählen Sie Initialisieren.

Wählen Sie die Mitarbeiter, deren Daten Sie aktualisieren wollen und wählen Sie Werte für ausgewählte Mitarbeiter setzen.

Geben Sie die Daten in dem angezeigten Dialogfenster ein und wählen Sie OK. Dann werden automatisch alle selektierten Mitarbeiter in einem Schritt aktualisiert.

Wählen Sie Nächster Schritt.

Hinweis Hinweis

Die folgenden Drucktasten sind im Schritt Daten erfassen ebenfalls verfügbar.

Drucktaste	Beschreibung der Drucktaste
Ausgewählte Mitarbeiter prüfen	Prüft die Daten, die Sie bei dem Mitarbeiter eingeben. Zeigt die Fehlermeldungen, die für den selektierten Mitarbeiter austreten könnten, in den folgenden Farben an: Rot - kritische Meldung. Sie müssen das Problem beheben, bevor Sie mit den nächsten Schritt weitermachen. Gelb - nur eine Warnungsmeldung. Sie können zum nächsten Schritt gehen, ohne das Problem beheben zu müssen.
Ausgewählte Mitarbeiter löschen	Löscht die Mitarbeiter, deren Daten Sie nicht ändern wollen.
Mitarbeiter mit Fehlern löschen	Löscht die Mitarbeiter, für die eine Fehlermeldung angezeigt wurde. Hinweis Sie können nicht mit den nächsten Schritt im Prozess fortfahren, falls das System rote Fehlermeldungen anzeigt. Ende des Hinweises
Ausgewählte Mitarbeiter zurücksetzen	Entfernt die Daten, die Sie für die selektierten Mitarbeiter erfasst haben. Das System initialisiert die Daten und zeigt die Eingabe so an, wie sie vom aktuellen Infotyp zur Verfügung gestellt wird.

Ende des Hinweises

Im Schritt 4 sind Sie in der Lage, die von Ihnen eingegebenen Daten zu prüfen.

Hinweis
Vor dem Übergang zu Schritt 4 führt das System automatisch eine Fehlerprüfung durch. Sie können nicht mit diesem Schritt fortfahren, wenn das System rote Fehlermeldungen anzeigt.

Ende des Hinweises
Wählen Sie Sichern.
Wenn Sie die Daten sichern, erzeugt das System für jeden Mitarbeiter eine eigene Prozessinstanz. Die Prozessgruppenreferenznummer (die im Bild Bestätigung erscheint) kann zum Auffinden dieser Prozesse im Prozessbrowser benutzt werden.

Der nächste Bearbeiter im Prozess (unterschiedliche Bearbeiter für verschiedene Prozessinstanzen sind möglich) bekommt das Workitem in seinem Arbeitsvorrat. Er kann auch eine E-Mail in Microsoft Outlook mit einem Link zu dem zu bearbeitenden Workitem bekommen, falls E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet ist. Dieser Bearbeiter kann für den Mitarbeiter die Daten im Formular prüfen und bearbeiten. Wenn eine weitere Bearbeitung notwendig ist, wird das Formular an den nächsten Bearbeiter im Prozess gesendet. Wenn keine weitere Bearbeitung notwendig ist, sichert der Bearbeiter die Daten, die im den Stammdaten für diesen Mitarbeiter aktualisiert wurden.

Mit der Transaktion PA20 prüfen Sie im Backend-System, ob die Daten aktualisiert wurden. Geben Sie die Personalnummer zur Anzeige der Details eines bestimmten Mitarbeiters ein.

Als Beispielprozess können Sie Sonderzahlung für Massenstart (mehrere Schritte umfassender Prozess) heranziehen.