Beispiel: Erfassungsbelege mit unterschiedlichen Vorgängen

Die folgende Grafik veranschaulicht am Beispiel einzelner HHM-Kontierungen, wie im Ablauf eines Geschäftsjahres die Budgetbearbeitungen (Budgeterfassung - Budgetaktualisierung - Abschlußarbeiten) in unterschiedlichen Erfassungsbelegen dokumentiert wird.

Budgetbearbeitung mit unterschiedlichen Vorgängen

Die in der Planung des Budgetverwaltungssystems erfassten Plandaten des Geschäftsjahres 2003 werden über einen Programmlauf als Budgetdaten übernommen. Dabei werden Budgeterfassungsbelege mit dem Vorgang Erfassung erzeugt, u.a. auch der Budgetbetrag 100 auf der Budgetkontierung A .

Sparmaßnahmen machen eine Budgetkorrektur zu Beginn des laufenden Geschäftsjahres 2003 erforderlich. Von dieser Budgetaktualisierung ist auch das Budget der Budgetkontierung A betroffen. Die Budgetminderung um 20 wird in einem Erfassungsbeleg mit dem Vorgang Rückgabe gebucht.

Im weiteren Verlauf des Geschäftsjahres zeigt sich, dass das anfangs verteilte Budget auf einigen Budgetkontierungen nicht ausreicht und umgekehrt auf andere Budgetkontierungen nicht vollständig benötigt wird. Eine Umverteilung bzw. Umbuchung von Budget ist erforderlich. In diesem Beispiel findet eine Umbuchung von Budgetkontierung A in Höhe von 10 auf die Empfänger-Budgetkontierung B statt. Die Umbuchung wird in einem Erfassungsbeleg mit dem Vorgang Umbuchung protokolliert.

Am Ende des Geschäftsjahres 2003 wird das nicht verbrauchte Budget auf Budgetkontierungen des Folgegeschäftsjahres 2004 vorgetragen. Der Vortrag von Budgetresten in das Folgejahr wird in einem Erfassungbeleg mit dem Vorgang Übertrag protokolliert.