Beispiel: Mittelvormerkungsbeleg mit bestimmter Toleranzgrenze

Die folgende Grafik verdeutlicht, wie eine Verfügbarkeitskontrolle reagiert, wenn eine Toleranzgrenze (Vergleichszeitpunkt) in einem Toleranzprofil nach einem Buchungsvorgang, z.B. Buchung eines Mittelvormerkungsbelegs, erreicht oder überschritten wird.

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie ein angelegter Mittelvormerkungsbeleg weiter vom System verarbeitet wird, wenn die Verfügbarkeitskontrolle beim Überschreiten der im Toleranzprofil festgelegten Toleranzgrenze aktiviert wird. Vor dem Sichern des Mittelvormerkungsbelegs in der Datenbank wird die Verfügbarkeitskontrolle im Hintergrund aufgerufen.

  1. Der Mittelvormerkungsbelegbelastet die HMM-Kontierung A mit einem Obligo. In der Kontierungsableitung der Verfügbarkeitskontrolle ist die HHM-Kontierung A im Ledger für das Zahlungsbudget dem Verfügbarkeitskontrollobjekt A zugeordnet.

  2. Der Buchungswert für den Mittelvormerkungsbeleg wird als Verfügung in das Kontrollobjekt A fortgeschrieben und dem Budget für Verfügungen gegenübergestellt.

Inwieweit die Verfügbarkeitskontrolle aufgrund dieser fortgeschriebenen Buchungsdaten reagiert, hängt von den Einstellungen im Toleranzprofil, in diesem Beispiel von den Einstellungen der Vorgangsgruppe 10 (Mittelvormerkung), ab. Um das Beispiel zu vereinfachen wird nur eine Toleranzgrenze für Vorgangsgruppe 10 verwendet, die bei einem Ausschöpfungsgrad von 90% erreicht wird.

Im Beispiel wird die Toleranzgrenze überschritten, wenn ein weiterer Mittelvormerkungsbeleg gebucht wird. Dies löst die folgenden für das Überschreiten der Toleranzgrenze definierten Systemreaktionen aus:

  1. Der Bearbeiter, der den Mittelvormerkungsbeleg buchen möchte, erhält eine Warnmeldung, die ihn darüber informiert, dass die Gesamtausschöpfung bereits mindestens bei 90 % des Budgets für Verfügungen liegt.

    Hinweis Hinweis

    Im Falle einer Warnmeldung ist die Buchung systemseitig möglich. Wird eine Fehlermeldung ausgegeben, wird die Buchung des Mittelvormerkungsbelegs abgelehnt.

    Ende des Hinweises

  2. Der Finanzstellenmanager wird per SAP Office Mail (Business Workplace) über den erreichten Ausschöpfungsgrad von 90 % informiert. Der Manager erhält eine E-Mail, sobald der Bearbeiter, der die Warnmeldung erhalten hat, den Mittelvormerkungsbeleg bucht.