Verwendung

Bei normalen Budgetierungs- und Buchungsvorgängen ist die Verfügbarkeitskontrolle nur dafür eingerichtet, den ausgehenden Zahlungsstrom einer Organisation zu begrenzen, z.B. Ausgaben für Bestellungen oder Kreditorenrechnungen. Diese Logik ermöglicht es, eingehende Kassenbeträge (z.B. über Kundenrechnungen) ohne Einschränkungen zu akzeptieren.

Mit Hilfe von Beschränkungsartenkönnen Sie in Ihrem Toleranzprofil Toleranzgrenzen pflegen, um eingehende Kassenbeträge zu beschränken.

Die folgende Grafik veranschaulicht die normale Logik, bei der die Verfügbarkeitskontrolle (AVK) den ausgehenden Fluss der Geldmittel einschränkt:

Dieses Diagramm verdeutlicht den Fall, wenn die Verfügbarkeitskontrolle nur positive oder normale Ausgaben beschränkt. Negative Ausgaben in Form von Gutschriften oder Einnahmen sind jedoch nicht beschränkt.

Wenn Sie auch die eingehenden Beträge begrenzen möchten (z.B. Einnahmen, die auf eine Einnahmenkontierung gebucht werden, oder negative Ausgaben wie im obigen Beispiel), können Sie in Ihrem Toleranzprofil Toleranzgrenzen einrichten. Dafür verwenden Sie in der IMG-Aktivität Toleranzprofile bearbeiten der Verfügbarkeitskontrolle die Beschränkungsart Eingehende Beträge (siehe Diagramm unten).

Wenn solchen Toleranzgrenzen definiert sind, kehrt das System seine Prüflogik um. Das bedeutet, dass für die Prüfung von Einnahmen eine ähnliche Logik verwendet wird wie für die Prüfung von Ausgaben (siehe Beispiel oben). Die folgende Grafik veranschaulicht die Auswirkungen der Verfügbarkeitskontrollprüfung unter Verwendung von Toleranzgrenzen für die Beschränkungsart Eingehende Beträge :

Im oberen Beispiel wurden nur inaktive Toleranzgrenzen für die Beschränkungsart Ausgehende Beträge definiert. Das bedeutet, das System akzeptiert gebuchte Einnahmen nur bis zu der vom Einnahmenbudget gesetzten Grenze. Ausgaben (oder negative Einnahmen aus Obligo/ist) werden ohne Einschränkungen genehmigt. Sollte das System jedoch die Buchung von Ausgaben (= negative Einnahmen) auf eine Einnahmenkontierung nicht genehmigen, können Sie die Toleranzgrenzen für die Beschränkungsart Eingehende Beträge mit Toleranzgrenzen für die Beschränkungsart Ausgehende Beträge kombinieren:

Integration

Beschränkungsarten sind in die Alk-Funktion des Budgetverwaltungssystems integriert.

Voraussetzungen

Die Alk-Funktion des Budgetverwaltungssystems muss konfiguriert sein, damit Beschränkungsarten eingesetzt werden können.

Funktionsumfang

Wenn Sie für Ihre Toleranzprofilen eine Beschränkungsart selektieren, steht Ihnen ein flexibles Werkzeug für die Kontrolle der Logik der Verfügbarkeitsprüfung zur Verfügung, mit dem die Beträge der ein- und ausgehenden Geldmittel eingeschränkt werden können.

Wenn Sie keine Toleranzgrenze mit der Beschränkungsart Ausgehende Beträge für die Vorgangsgruppe einer bestimmten Transaktion angeben, verwendet das System automatisch die folgende Standardprüfung: Fehler bei einem Ausschöpfungsgrad von 100 % . Eine solche Standardprüfung mit Beschränkungsart Ausgehende Beträge wird jedoch nur durchgeführt, wenn Sie eine Toleranzgrenze für eingehende Beträge definiert haben. Wenn bei der Beschränkungsart Ausgehende Beträge keine Prüfungen durchgeführt werden sollen, müssen Sie Toleranzgrenzen mit dieser Beschränkungsart für Vorgangsgruppe ++ oder für alle Vorgangsgruppen definieren, die als Inaktiv gekennzeichnet sind.