Bearbeitung von Fakturen

Verwendung

Die Bearbeitungsfunktionen für Fakturen ermöglichen es Ihnen, Fakturen aufgrund von Verkaufsaufträgen zu erstellen, zu stornieren und – im erforderlichen Umfang – zu bearbeiten. Die manuelle Bearbeitung von Fakturen ist in der Regel nicht erforderlich. Sie können ggf. die Nachrichten zu Fakturen ändern bzw. bis zur Überleitung in die Finanzbuchhaltung die Preisfindung beeinflussen (z. B. durch Hinzufügen manueller Konditionen für Zu- und Abschläge). Mit Hilfe von Auswertungsfunktionen können Sie Arbeitsvorräte selektieren und anzeigen lassen.

Integration

Die Fakturaerstellung wird durch folgende Informationen aus den Verkaufsbelegen beeinflußt:

  • Auftragsart

Entsprechend dem Customizing der Auftragsart des fakturierten Verkaufsauftrags ermittelt das System die Fakturaart und die Fakturabasis . Gemäß der festgelegten Fakturabasis wird die Faktura entweder auf Basis des Verkaufsauftrags oder auf Basis der Lieferungen zum Verkaufsauftrag erstellt.

  • Fakturierweise

Über die Fakturierweise ist festgelegt, ob der Verkaufsauftrag im voraus oder im nachhinein fakturiert wird. Die Fakturierweise wird je Auftragsposition festgelegt. Z. B. wird eine normale Abonnementposition im voraus und eine Reisenachsendung im nachhinein fakturiert.

  • Fakturamodalität

Die Fakturamodalität ergibt sich aus der Summe der fakturierungsrelevanten Informationen im Verkaufsauftrag. Die möglichen Fakturamodalitäten sind im Customizing der Fakturierung definiert.

  • Die Fakturaperiodizität gibt an, in welchem Abstand die periodische Fakturierung des Auftrags erfolgt, z. B. monatlich.

  • Der Fakturakalender steuert die Fakturierungstermine. So kann z. B. eine monatliche Faktura zu einem bestimmten Tag im Monat erstellt werden. Wenn in einem Auftrag kein Fakturakalender angegeben ist, erfolgt eine rollierende Fakturierung (z. B. bei Erneuerungsabonnements).

  • Die Preisperiodizität legt den Zeitraum fest, für den ein Preis gültig ist, also z. B. "Monatspreis", "Quartalspreis". Die Preisperiodizität muß nicht der Fakturaperiodizität entsprechen. Somit können Sie einen Auftrag z. B. quartalsweise (Fakturaperiodizität Quartal) auf Basis von Monatspreisen (Preisperiodizität Monat) fakturieren. In diesem Fall wird der dreifache Monatspreis berechnet.

  • Die Preisfindungsart steuert die Übernahme von Preisbestandteilen aus dem Referenzbeleg (Auftrag oder zu stornierende Faktura). Hierbei gilt:

  • Bei der Fakturierung eines Verkaufsauftrags erfolgt grundsätzlich eine neue Preisfindung, die im Auftrag vereinbarten manuellen Zu- und Abschläge werden jedoch übernommen. Damit wird z. B. der Grundpreis in der Faktura anhand der Konditionsstammdaten aktualisiert, ein Auftragsrabatt wird jedoch aus dem Verkaufsbeleg in die Faktura übernommen.

  • Bei der Stornierung einer Faktura werden die Preise aus der zu stornierenden Faktura unverändert übernommen.

  • Rechnungstrenn kriterien

Bei der Fakturierung führt das System die Aufträge eines Kunden möglichst in einem Fakturabeleg – also in einer Rechnung – zusammen. Die Voraussetzung für die Fakturazusammenführung bilden übereinstimmende Kopfdaten der Verkaufsbelege. Anderenfalls werden aufgrund von Rechnungstrennkriterien separate Fakturen erstellt. Rechnungstrennkriterien sind z. B.:

  • Regulierer

  • Rechnungsempfänger

  • Verkaufsorganisation

  • Fakturadatum

  • Zahlungsbedingungen

  • Zahlweg und Bankverbindung

  • Kennzeichen Separate Rechnung im Verkaufsbeleg

  • Rechnungssplit

Sie können das Zusammenführen von Aufträgen in Sammelrechnungen über frei definierbare Splitbedingungen unterbinden. So kann die Rechnungstrennung z. B. nach Produktsparten erfolgen.

  • Fakturaverdichtung

Wenn die Fakturierung aufgrund von Lieferungen erfolgt, können alle zu einem Auftraggeber gehörenden Lieferungen der gleichen Vertriebsausgabe an diverse Warenempfänger zu einer einzigen Fakturaposition verdichtet werden. Die verdichtete Fakturaposition enthält die kumulierte Gesamtmenge der Lieferungen. Sie können das Kennzeichen für die Fakturaverdichtung je Auftrag setzen.

Voraussetzungen

  • Als Grundlage für die Fakturierung sind folgende Objekte im System vorhanden:

  • Verkaufsbelege (z. B. für die zeitraumbezogene Fakturierung im voraus)

  • Lieferungen (z. B. bei lieferungsbezogener Fakturierung von Einzelverkäufen im nachhinein)

  • Für die Fakturierung von Erneuerungsabonnements sind entsprechende Zahlungseingänge (auf den Debitorenkonten in der Finanzbuchhaltung) vorhanden.

  • Im Customizing sind folgende Einstellungen gepflegt:

  • Alle erforderlichen Einstellungen zum Arbeitsgebiet Fakturierung (z. B. Fakturaperiodizitäten, Fakturamodalitäten Abonnement, Fakturaarten, Zahlungskarten, Überleitung von Fakturen in die Finanzbuchhaltung, Bankrücklauf etc.). Pfad im IMG: Anfang des Navigationspfads Branchenkomponenten Medienunternehmen Navigationsschritt Medienvertrieb Navigationsschritt Vertrieb Periodika Navigationsschritt Fakturierung Navigationsschritt ... Ende des Navigationspfads

  • Buchhaltungsmethode des Buchungskreises (deutsch oder anglo-amerikanisch); Pfad im IMG: Anfang des Navigationspfads Branchenkomponenten Medienunternehmen Navigationsschritt Medienvertrieb Navigationsschritt Vertrieb Periodika Navigationsschritt Erlösabgrenzung Navigationsschritt Allgemeine Einstellungen Navigationsschritt Buchhaltungsmethode je Buchungskreis festlegen. Ende des Navigationspfads

  • Alle erforderlichen Einstellungen zur Überleitung von Erlösen in die Finanzbuchhaltung Pfad im IMG: Anfang des Navigationspfads Branchenkomponenten Medienunternehmen Navigationsschritt Medienvertrieb Navigationsschritt Vertrieb Periodika Navigationsschritt Erlösabgrenzung Navigationsschritt Überleitung in die Finanzbuchhaltung Navigationsschritt ... Ende des Navigationspfads

Funktionsumfang

  • Ermittlung des Arbeitsvorrats

Durch Auswertungsfunktionen können Sie Übersichten der nicht fakturierten Aufträge, der nicht fakturierten Lieferungen oder der Aufträge mit Fakturasperre anzeigen lassen. Die Anzeige von Arbeitsvorräten dient nur Informationszwecken und ist kein notwendiger Schritt bei der Bearbeitung von Fakturen.

  • Erstellung von Fakturen

  • Dialog

Die Fakturen werden im Dialog erstellt (angelegt). Die einzeln zu fakturierenden Aufträge werden über den Zentralen Einstieg ermittelt.

  • Sammelgang

Die Fakturen werden über einen Sammelgang erstellt. Den Arbeitsvorrat für die Fakturierung setzt sich aus allen fakturierbaren Aufträgen zusammen und wird in einem Schritt abgearbeitet. Dabei kann die Auswahl der zu fakturierenden Aufträge nach verschiedenen Kriterien, z. B. nach Fakturadatum, Regulierer oder Zahlweg eingeschränkt werden.

  • Simulierung von Fakturen

Zu Kontroll- und Informationszwecken können Sie die Erstellung von Fakturen simulieren. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie beim Anlegen von Einzelfakturen. Da die Funktion nur eine Anzeigeberechtigung zuläßt, können die simulierten Fakturabelege nur eingesehen, jedoch nicht gespeichert werden.

  • Bearbeitung von Fakturen

Die manuelle Bearbeitung von Fakturen beschränkt sich auf das Ändern von Nachrichten. Bis zur Überleitung in die Finanzbuchhaltung kann zudem die Preisfindung beeinflußt werden, z. B. durch Hinzufügen manueller Konditionen (Zu- und Abschläge).

  • Anzeige von Fakturen

Sie können alle Daten des Fakturabelegs einsehen, jedoch keine Änderungen vornehmen.

  • Stornierung von Fakturen

Fakturen können – auch nach der Überleitung in die Finanzbuchhaltung – storniert werden. Bei der Stornierung kann der Verkaufsbeleg für eine erneute Fakturierung vorgesehen werden.

  • Neuaufbau von Fakturaindices

Über den Fakturaindex wird ein Verkaufsauftrag zur Fakturierung vorgesehen. Sie können ggf. für einen selektierten Auftragsbestand bzw. für stornierte Fakturen alle Fakturaindices neu aufbauen lassen.

  • Erstellung von Übersichtslisten zu Fakturen bzw. Sammelgang-Protokollen