SAP Records Management in RE-FX

Verwendung

Die Komponente SAP Records Management (BC-SRV-RM)ist eine Standardlösung für die elektronische Aktenverwaltung. Es ermöglicht Ihnen die flexible Definition von Aktenstrukturen ( Aktenmodellen ), also z.B. der kundenspezifischen Struktur einer Vertragsakte. Damit können Sie zu den Bearbeitungsvorgängen von Stammdaten Dokumente bzw. Referenzen auf Dokumente anlegen. So können Sie bspw. Baupläne und Gutachten zum Gebäude und zum Mietvertrag eingehende Korrespondenz mit Mietern in den Akten hinterlegen und sich aus den Stammdaten heraus diese Akten und Dokumente anzeigen lassen.

Mit SAP Records Management können Sie im Flexiblen Immobilienmanagement folgende Funktionen nutzen:

  • Sie können pro Immobilienobjekt eine elektronische Akte anlegen und verwalten.

  • Sie können mit Hilfe von Aktenmodellen die Struktur dieser Akten vorgeben.

  • Sie können über den Records OrganizerAkten suchen und bearbeiten.

  • Sie können aus den Akten heraus Workflow-gesteuerte Prozesse initiieren.

Integration

Das Records Management beeinflusst nicht den Ablageort bzw. den Ablagevorgang der ausgehenden Korrespondenz für die Immobilienobjekte (SAP Formulare bzw. Office Dokumente). Der Einsatz der Komponente Records Management ist daher optional und kann ggf. auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Wenn Sie Records Management nicht einsetzen möchten, wird der Business Document Navigatorfür das Anzeigen und Verwalten der Dokumente eines Immobilienobjekts verwendet. Für den Einsatz des Business Document Navigators ist kein Customizing erforderlich.

Voraussetzungen

  1. Sie haben im Customizing des Records Managements alle notwendigen Einstellungen vorgenommen:

    Anfang des Navigationspfads SAP Customizing Einführungsleitfaden Navigationsschritt SAP Web Application Server Navigationsschritt Basis-Services Navigationsschritt Records Management. Ende des Navigationspfads

    Dort haben Sie ein Aktenmodell eingerichtet.

  2. Sie haben im Customizing des Flexiblen Immobilienmanagements alle notwendigen Einstellungen vorgenommen:

    Anfang des Navigationspfads SAP Customizing Einführungsleitfaden Navigationsschritt Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) Navigationsschritt Übergreifende Einstellungen zu Stammdaten und Vertrag Navigationsschritt Dokumentenmanagement Navigationsschritt Records Management Navigationsschritt Grundeinstellungen für Records Management definieren. Ende des Navigationspfads

    Dort können Sie u.a. einstellen, für welche Objektarten eine Akte automatisch erstellt werden soll.

    Hinweis Hinweis

    Die Aktenmodelle können sich pro Objektart unterscheiden. Über eine BAdI-Implementierung können Sie das Anlegen der Akten zusätzlich steuern.

    An dieser Stelle des Einführungsleitfadens finden Sie auch diesen BAdI sowie weitere Informationen zu den Customizing-Einstellungen.

    Ende des Hinweises

Funktionsumfang

Sie können für alle Immobilienobjektarten je nach Customizing genau eine Akte automatisch anlegen lassen. Aus dem RE-Navigator heraus können Sie direkt in die Akten navigieren.

Aktivitäten

  1. Um eine Akte zu Stammdaten anzulegen oder zu bearbeiten, gehen Sie in die Bearbeitung der Stammdaten. Wählen Sie dazu vom Bild SAP Easy Access aus

    Anfang des Navigationspfads Rechnungswesen Navigationsschritt Flexibles Immobilienmanagement (Enterprise Extension) Navigationsschritt RE Ende des Navigationspfads - Anfang des Navigationspfads Navigator Navigationsschritt <Ihr Immobilienobjekt>. Ende des Navigationspfads

  2. Wählen Sie mit Quick-Info Dokumentenverwaltung.

    Wenn Sie im Customizing die entsprechenden Einstellungen zum Records Management getroffen haben, dann gelangen Sie in den Records Organizer , in dem Sie die Akten bearbeiten können.

    Wenn Sie im Customizing keine Einstellungen zum Records Management getroffen haben, dann gelangen Sie in den Business Document Navigator.

    Hinweis Hinweis

    Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation zum SAP Records Management .

    Ende des Hinweises