Concur Invoice, profesjonell utgave – administrasjonshjelp

Administrasjonssammendrag for Request Professional Edition, mai 2018

Siste oppdatering: 24. mai 2018

Request

Oppklaring: Reservering mot meldingsutveksling i produktet

I de siste månedene har det forekommet versjonsmerknader om brukere som kan reservere seg mot meldingsutveksling i produktet (IPM).

For å unngå tvil:

  • Kunder som tilhører EMEA-datasenteret: Brukere fikk muligheten til å reservere seg i fjor.
  • Kunder som tilhører det nordamerikanske datasenteret: Brukere får muligheten til å reservere seg trinnvis. SAP Concur planlegger at denne funksjonen skal bli fullstendig tilgjengelig innen slutten av april.
Funksjonen Hent deltaker er tilgjengelig for Request

Webtjenesten Hent deltaker er nå tilgjengelig for Request-kunder. Med Concurs Hent deltakere kan kunder importere deltakerinformasjon fra et eksternt system til Request når en bruker legger til deltakere i en uventet utgift. Request-tjenesten sender deltakerens søkefelt til en egendefinert konnektor, opprettet av kunden. Kunden eller Concur kan være vert for konnektoren. Den har tilgang til postens deltakersystem. Konnektoren bruker deltakerinformasjon som er sendt fra Request, til å søke etter alle samsvarende deltakerposter i kundens system. Når konnektoren har listen over mulige samsvar, sender den deltakerdata til Request. Brukeren ser listen over samsvar, og kan velge riktig deltaker for den forventede utgiften.

Denne webtjenesten er forskjellig fra standard Concur-webtjenester på følgende måter:

  • Den bruker en utgående melding der Request anroper et åpent API-sluttpunkt som er skaffet av den egendefinerte konnektoren.
  • Kunden kan konfigurere og vedlikeholde det åpne webtjenestegrensesnittet (den egendefinerte konnektoren), eller konnektoren kan vedlikeholdes av Concur.
  • Kundens Request-administrator må opprette en deltakertype (ekstern datakilde) som skal bruke webtjenesten, før det blir mulig å bruke denne tjenesten.

Du finner mer informasjon i Authorization Request: Attendees Setup Guide (bare engelsk).

Se informasjonen om Hent deltaker (Fetch Attendee) på Concur Developer Portal: https://developer.concur.com (bare engelsk).

Forretningsformål/kundefordel: Med denne webtjensten kan kunder administrere deltakerdetaljer på et system som er eksternt for Concur, og bare hente deltakerdetaljer til Concur når det er nødvendig.

Ny kobling til preferanser for informasjonskapsler i bunnteksten i SAP Concur

Det ble introdusert endringer i prosesser knyttet til informasjonskapsler i versjonen fra 12. mai. Dette ble gjort som følge av spesifikke krav til samtykke i Europa.

Det finnes to typer samtykke til at det lagres informasjonskapsler på brukerens datamaskin. Som det står beskrevet på de følgende sidene, er det opp til hvert land å bestemme hvilket alternativ som skal brukes. Alternativene er:

  • Aktivt samtykke: Brukeren gir aktivt samtykke til bruk av informasjonskapsler. I dette tilfellet er SAP Concur pålagt å innhente brukersamtykke før det lastes inn informasjonskapsler på brukerens datamaskin.
  • Passivt samtykke: Brukeren forhindrer ikke bruk av informasjonskapsler.

VIKTIG

Denne versjonsinformasjonen beskriver samtykke til og endring av informasjonskapsler. Vær oppmerksom på følgende:

  • TrustArc, en global leverandør av personvern og datastyring, overvåker og administrerer prosessene angående informasjonskapsler for SAP Concur. De følgende sidene beskriver flere ulike alternativer for samtykke:
    • Vær oppmerksom på at TrustArc står for all tekst i forbindelse med samtykke og administrerer alle oversettelsene av samtykketeksten. Verken SAP Concur eller kundene deres kan påvirke teksten eller oversettelsen på noen som helst måte.
    • Som beskrevet på de følgende sidene varierer samtykkebestemmelsene etter land. TrustArc avgjør hvilket samtykkealternativ som er aktuelt for hver bruker basert på landspesifikke bestemmelser. SAP Concur kan ikke påvirke dette valget på noen som helst måte, og SAP Concur har ikke tilgang til lister over de landsspesifikke bestemmelsene.
    • Vær oppmerksom på at "land" defineres som det landet der brukeren fysisk befinner seg når de logger på SAP Concur. Det henviser ikke til brukerens hjemland som er definert i profilen, og heller ikke til landet der brukerens firma befinner seg.
  • I henhold til bestemmelsene må samtykket og endringsprosessene som er beskrevet her, fullføres av individuelle SAP Concur-brukere. Det finnes ikke noe alternativ for å la firmaer gjøre dette på vegne av brukerne deres.
  • Når en bruker har gitt aktivt samtykke til informasjonskapsler, kan de ikke endre alternativene for å slutte å godta informasjonskapsler. De kan imidlertid fjerne alle informasjonskapsler og begynne på nytt.

Forretningsformål/kundefordel: Med disse endringene overholder SAP Concur globale krav til personvern.

Legg til TrustArc.com på hvitelisten

Som beskrevet i versjonsinformasjonen Ny kobling til preferanser for informasjonskapsler i bunnteksten i SAP Concur er det introdusert endringer i prosessen for informasjonskapsler som følge av spesifikke samtykkebestemmelser i Europa.

SAP Concur har fått hjelp av TrustArc, en global leverandør av personvern og datastyring, til å sikre at SAP Concur overholder bestemmelsene. Sørg for at organisasjonens IT-avdeling (eller tilsvarende) legger til TrustArc.com på hvitelistene, slik at TrustArc kan overvåke og administrere disse prosessene.

Forretningsformål/kundefordel: Når du hvitelister TrustArc sikrer du at TrustArc har tilgangen de trenger til å administrere samtykkekrav på vegne av SAP Concur.

Ny funksjon for tidlig tilgang for utdaterte data

SAP Concur har en ny funksjon, Datalagring, som gjør at kunder kan styre hvor lenge Concur-løsningen skal lagre deres data, basert på kriteriene hvem, når og hvor. En ny delt rolle, Datalagringsadministrator, er opprettet i systemet, og den er nødvendig for å få tilgang til denne funksjonen.

Funksjonen gir følgende funksjoner:

  • Lar et firma definere en bestemt kalendertid for lagring. Etter denne tiden, fjernes gamle brukerprofiler, reiseruter og utgiftsrapporter.
  • Gir streng tilgang til policykonfigurasjon med e-postvarsling.
  • Omfatter muligheten til å sette en bestemt bruker med data som utelukkes av denne funksjonen, på vent når det er nødvendig eller ønskelig å beholde eldre data.
  • Omfatter muligheten til å fjerne dataene til en bestemt bruker som er uavhengig av datalagringskonfigurasjonen for hele firmaet.
  • Viser et høynivåsammendrag av hendelser som styrer datalagringsaktiviteter.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir kundene muligheten til å oppfylle spesifikke konformitetsbehov som gjelder datalagring.

**OPPDATERING** Kobling til personvernavtale for behandler – planlagt 25. mai

For kunder som viser siden Personvernavtale til brukere, husk at SAP Concur fjerner denne siden med denne versjonen. Dette betyr at eksisterende Personvernavtale ikke lenger vises, under noen omstendigheter. Med dette fjernes muligheten til å endre personvernavtaleteksten og bruke retningslinjer (som å kreve at en bruker aksepterer personvernavtalen).

Med denne versjonen legger SAP Concur også til en standard personvernavtale som kan nås via en kobling i bunnteksten på siden. Den nye personvernavtalen til SAP Concur beskriver SAP Concurs ansvar som "behandler” av kundedata.

Siden "Personvernavtale" er fjernet. Ny personvernavtale i SAP Concur

For kunder som viser siden Personvernavtale til brukere, husk at SAP Concur fjerner denne siden med denne versjonen. Dette betyr at eksisterende Personvernavtale ikke lenger vises, under noen omstendigheter. Med dette fjernes muligheten til å endre personvernavtaleteksten og bruke retningslinjer (som å kreve at en bruker aksepterer personvernavtalen).

Med denne versjonen legger SAP Concur også til en standard personvernavtale som kan nås via en kobling i bunnteksten på siden. Den nye personvernavtalen til SAP Concur beskriver SAP Concurs ansvar som "behandler” av kundedata.

Forretningsformål/kundefordel: Formålet med endringen er å sikre at alle kunder ser samme uendrede utgave av SAP Concurs personvernavtale.

SAP Concurs oppdatering av e-postadresser til sap.com

SAP Concur oppdaterer medarbeidernes utgående e-postadresser til bruk av sap.com i stedet for concur.com-adressene. Det betyr at kunder vil motta e-postkommunikasjoner fra begge domener. Kunder bør ta kontakt med sin IT-avdeling og be om at "sap.com" blir lagt til i hvitelisten for e-post.

Kommunikasjoner som sendes til SAP Concur med concur.com-adresser, støttes fremdeles, inkludert:

  • plans@concur.com
  • receipts@concur.com
  • og alle andre eksisterende concur.com-adresser

Bakgrunn: I januar i år fikk du vite om utviklingen av SAP Concurs logo og varemerke. Som en del av utviklingen av varemerket SAP Concur, og samtidig som vi fortsetter å utvikle fordelene som er tilgjengelig for oss som medlemmer av SAP-familien, kan du forvente å se e-postkommunikasjon fra Concur som kan komme fra e-postdomenet @sap.com i tillegg til @concur.com. Du kan være trygg på at kommunikasjon fra begge adressene kommer fra samme person, og du kan kontakte oss via begge adressene.

Forretningsformål/kundefordel: SAP Concur flytter til SAP-varemerket, noe som omfatter oppdatering av e-postkommunikasjoner slik at de bruker e-postadresser på domenet sap.com.

Budsjett

Ny budsjettfunksjon er generelt tilgjengelig

Ved hjelp av budsjettinnsiktsfunksjonen kan kunder konfigurere alle komponenter i et budsjett. Et regnskapsår for å fastsette budsjettperioden, budsjettsporingsfelt for å spore forbruk på et kostnadsstedsnivå (profit center), budsjettkategorier for å gruppere utgiftstyper for budsjetter, som er de reelle årlige budsjettene, et budsjettlederhierarki som sammenligner medarbeidere med riktige budsjetter, og budsjettposter som definerer budsjettet, inkludert regnskapsår, budsjetteier, -navn og -beskrivelse.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gjør budsjetter synlige, redigerbare og sanntidsmessige for godkjennere og budsjetteiere, noe som fører til forbruksavgjørelser av høy kvalitet for Anmodnings-kunder.

Versjonsinformasjon for budsjett

Kunder kan nå vise ny budsjettfunksjonalitet og nye forbedringer i den nye versjonsinformasjonen for budsjett. Denne befinner seg på samme side som den andre versjonsinformasjonen for produkter.

Forretningsformål/kundefordel: Frittstående versjonsinformasjon gir bedre innsyn for Concur Budget.

SAP Concurs plattform

Oppdatering av krav til Callout-server

SAP Concur-servere som støtter SAP Concur-plattformens Callouts, er planlagt til en oppgradering. Dette vedlikeholdet omfatter migrering av produksjonsproxy (bare nordamerikansk datasenter) og migrering av PWS-server til VM (bare EMEAs og nordamerikansk datasenter). Migreringen av PWS-server til VM ble fullført 2. mai 2018. Migreringen av produksjonsproxy startet 9. Mai med én tredel av trafikken rutet via produksjonsproxyen. De andre to tredelene av trafikken er beregnet å bli migrert via produksjonsproxyen i uken fra 14. mai 2018.

Disse serverne støtter følgende funksjoner:

  • Callout for henting av deltakerdata
  • Callout for henting av detaljpost
  • Callout for hendelsesvarsel
  • Callout for start av ekstern URL
  • Concur Salesforce Connector

Vær oppmerksom på at dette vedlikeholdet betyr at for alle callout-URL-er for kunder har SAP Concur følgende krav:

  • Sluttpunktet er sikret med SSL/TLS.
  • Sluttpunktet bruker et minimum av TLS 1.0, men TLS 1.2 foretrekkes.
  • Sluttpunktet må bruke Diffie-Hellman-chifferserier med nøkkelstørrelser >1024 biter.
  • På grunn av den stadig utviklende verdenen av SSL og standarder publiserer vi ikke en bestemt liste over tillatte chifferserier, men vi tilråder generelt at det brukes en industristøttet liste.
  • Sluttpunktet må vise et SSL-sertifikat med en kjede til en gyldig rot som kan verifiseres. Hvis kjeden ikke kan verifiseres uten installering av tilleggssertifikater, vil anropene fra SAP Concur mislykkes.
  • Kunder med hvitelistet tilgang for Callout-trafikk fra Concur fra det nordamerikanske datasenteret (ikke vanlig), må kanskje oppdatere sin tilgangs kontrolliste (ACL) til IP 12.129.29.86.

Forretningsformål/kundefordel: Dette vedlikeholdet vil redusere problemet med foreldet garanti med vår gjeldende maskinvare.

Planlagte endringer

Postene i denne delen gjelder fremtidige versjoner. Concur forbeholder seg retten til å utsette implementeringen av, eller å fjerne, alle forbedringer/endringer som er nevnt her.

**Planlagte endringer** Støtte for FTP med ren tekst avsluttes 1. september 2018

SAP Concur kunngjorde slutt på støtte for FTP med ren tekst for å overføre data til og fra SAP Concur.

FTP med ren tekst er ikke en sikret protokoll og har iboende sikkerhetshull. SAP Concur Operations gjennomfører 1. september 2018 en sikkerhetsoppdatering i infrastrukturen for filoverføring, og begrenser bruk av FTP med ren tekst som del av vårt løpende ansvar for å sikre kundenes data og oppfylle de reviderte sikkerhetskravene i SAP Concur Trust Platform.

Du finner mer informasjon i Plain Text FTP Retirement FAQ (bare engelsk).

Dette betyr kundeopplevelsen: Etter 1. september 2018 vil opplastinger av filtyper som Medarbeider, Liste, Deltaker og andre importfiler, i tillegg til nedlastinger av SAE- og andre uttrekksfiler som bruker FTP med ren tekst, ikke bli godtatt via SAP Concurs Filemover-system. Dette vil påvirke kundenes bruk av SAP Concur-produkter som Concur Travel, Concur Expense og Concur Invoice, i tillegg til integreringsaktiviteter i kundenes økonomisystemer. Det blir ingen forlengelser etter 1. september 2018.

Kundemeldinger

SAP Concurs ikke-tilknyttede underbehandlere

Listen over ikke-tilknyttede underbehandlere er tilgjengelig her: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (bare på engelsk)

Månedlige nettlesersertifiseringer

Månedlige nettlesersertifiseringer, både nåværende og planlagte, er tilgjengelige med den andre versjonsinformasjonen fra SAP Concur hver måned som er tilgjengelig fra Nyheter - Professional Edition