Concur Invoice, profesjonell utgave – administrasjonshjelp

Administrasjonssammendrag for Expense Professional Edition, mai 2018

Oppdatering #4

Admin

Ny kobling til preferanser for informasjonskapsler i bunnteksten i SAP Concur

Det ble introdusert endringer i prosesser knyttet til informasjonskapsler i versjonen fra 12. mai. Dette ble gjort som følge av spesifikke krav til samtykke i Europa.

Det finnes to typer samtykke til at det lagres informasjonskapsler på brukerens datamaskin. Som det står beskrevet på de følgende sidene, er det opp til hvert land å bestemme hvilket alternativ som skal brukes. Alternativene er:

  • Aktivt samtykke: Brukeren gir aktivt samtykke til bruk av informasjonskapsler. I dette tilfellet er SAP Concur pålagt å innhente brukersamtykke før det lastes inn informasjonskapsler på brukerens datamaskin.

  • Passivt samtykke: Brukeren forhindrer ikke bruk av informasjonskapsler.

VIKTIG

Denne versjonsinformasjonen beskriver samtykke til og endring av informasjonskapsler. Vær oppmerksom på følgende:

  • TrustArc, en global leverandør av personvern og datastyring, overvåker og administrerer prosessene angående informasjonskapsler for SAP Concur.

    De følgende sidene beskriver flere ulike alternativer for samtykke.

    • Vær oppmerksom på at TrustArc står for all tekst i forbindelse med samtykke og administrerer alle oversettelsene av samtykketeksten. Verken SAP Concur eller kundene deres kan påvirke teksten eller oversettelsen på noen som helst måte.

    • Som beskrevet på de følgende sidene varierer samtykkebestemmelsene etter land. TrustArc avgjør hvilket samtykkealternativ som er aktuelt for hver bruker basert på landspesifikke bestemmelser. SAP Concur kan ikke påvirke dette valget på noen som helst måte, og SAP Concur har ikke tilgang til lister over de landsspesifikke bestemmelsene.

    • Vær oppmerksom på at "land" defineres som det landet der brukeren fysisk befinner seg når de logger på SAP Concur. Det henviser ikke til brukerens hjemland som er definert i profilen, og heller ikke til landet der brukerens firma befinner seg.
  • I henhold til bestemmelsene må samtykket og endringsprosessene som er beskrevet her, fullføres av individuelle SAP Concur-brukere. Det finnes ikke noe alternativ for å la firmaer gjøre dette på vegne av brukerne deres.

  • Når en bruker har gitt aktivt samtykke til informasjonskapsler, kan de ikke endre alternativene for å slutte å godta informasjonskapsler. De kan imidlertid fjerne alle informasjonskapsler og begynne på nytt.

Forretningsformål/kundefordel: Med disse endringene overholder SAP Concur globale krav til personvern.

Legg til TrustArc.com på hvitelisten

Som beskrevet i versjonsinformasjonen Ny kobling til preferanser for informasjonskapsler i bunnteksten i SAP Concur er det introdusert endringer i prosessen for informasjonskapsler som følge av spesifikke samtykkebestemmelser i Europa.

SAP Concur har fått hjelp av TrustArc, en global leverandør av personvern og datastyring, til å sikre at SAP Concur overholder bestemmelsene. Sørg for at organisasjonens IT-avdeling (eller tilsvarende) legger til TrustArc.com på hvitelistene, slik at TrustArc kan overvåke og administrere disse prosessene.

Siden Personvernavtale er fjernet. Ny personvernavtale i SAP Concur

For kunder som viser siden Personvernavtale til brukere, husk at SAP Concur fjerner denne siden med denne versjonen. Dette betyr at eksisterende Personvernavtale ikke lenger vises, under noen omstendigheter. Med dette fjernes muligheten til å endre personvernavtaleteksten og bruke retningslinjer (som å kreve at en bruker aksepterer personvernavtalen).

Med denne versjonen legger SAP Concur også til en standard personvernavtale som kan nås via en kobling i bunnteksten på siden. Den nye personvernavtalen til SAP Concur beskriver SAP Concurs ansvar som "behandler” av kundedata.

Forretningsformål/kundefordel: Formålet med endringen er å sikre at alle kunder ser samme uendrede utgave av SAP Concurs personvernavtale.

**OPPDATERING** Kobling til personvernavtale for behandler – planlagt 25. mai

I løpet av de siste par månedene har versjonsinformasjonen informert om at eksisterende side med personvernavtale skal avvikles og erstattes med en kobling til Personvernavtale for behandler i versjonen som ble lansert 12. mai. Denne koblingen skulle plasseres nederst til venstre i bunnteksten i SAP Concur.

Det er planlagt at koblingen til Personvernavtale for behandler skal være tilgjengelig i bunnteksten i SAP Concur 25. mai.

SAP Concurs oppdatering av e-postadresser til sap.com

SAP Concur oppdaterer medarbeidernes utgående e-postadresser til bruk av sap.com i stedet for concur.com-adressene. Det betyr at kunder vil motta e-postkommunikasjoner fra begge domener. Kunder bør ta kontakt med sin IT-avdeling og be om at "sap.com" blir lagt til i hvitelisten for e-post.

Kommunikasjoner som sendes til SAP Concur med concur.com-adresser, støttes fremdeles, inkludert:

  • plans@concur.com

  • receipts@concur.com

og alle andre eksisterende concur.com-adresser

BAKGRUNN

I januar i år fikk du vite om utviklingen av SAP Concurs logo og varemerke. Som en del av utviklingen av varemerket SAP Concur, og samtidig som vi fortsetter å utvikle fordelene som er tilgjengelig for oss som medlemmer av SAP-familien, kan du forvente å se e-postkommunikasjon fra Concur som kan komme fra e-postdomenet @sap.com i tillegg til @concur.com. Du kan være trygg på at kommunikasjon fra begge adressene kommer fra samme person, og du kan kontakte oss via begge adressene.

Forretningsformål/kundefordel: SAP Concur flytter til SAP-varemerket, noe som omfatter oppdatering av e-postkommunikasjoner slik at de bruker e-postadresser på domenet sap.com.

Budsjett

Versjonsinformasjon for budsjett

Kunder kan nå vise ny budsjettfunksjonalitet og nye forbedringer i den nye versjonsinformasjonen for budsjett. Denne befinner seg på samme side som den andre versjonsinformasjonen for produkter.

Forretningsformål/kundefordel: Frittstående versjonsinformasjon gir bedre innsyn for Concur Budget.

Firmakort

Tilføying av kategorier for inntekts- og overføringstransaksjon i Yodlee

Med denne versjonen kan Yodlee-brukere arbeide med transaksjonsdata fra kategoriene Inntekt og Overføring. Før denne endringen ble transaksjoner som faller inn under disse kategoriene, definert som udefinerte og de ble skjult av systemet. Med den endringen får disse transaksjonene riktig kategorisering for kunden.

Vær oppmerksom på at denne funksjonsforbedringen fortsatt kommer til å filtrere ut transaksjoner som kategoriseres som betaling eller kontoavslutning ettersom disse ikke er relatert til utgiftsrapportering. Ettersom integrasjonen er basert på en individuell registrering, skal sluttbrukeren slette det som ikke er kvalifisert for godtgjørelse via utgiftsrapport.

Forretningsformål/kundefordel: Denne forbedringen utvider omfanget av det som sendes til Concur, slik at kunder kan behandle korttransaksjoner ved å støtte de manglende kategoriene Inntekt og Overføring i Expense-produktet.

Datalagring

Ny funksjon for tidlig tilgang for utdaterte data

SAP Concur har en ny funksjon, Datalagring, som gjør at kunder kan styre hvor lenge Concur-løsningen skal lagre deres data, basert på kriteriene hvem, når og hvor. En ny delt rolle, Datalagringsadministrator, er opprettet i systemet, og den er nødvendig for å få tilgang til denne funksjonen.

Funksjonen gir følgende funksjoner:

  • Lar et firma definere en bestemt kalendertid for lagring. Etter denne tiden, fjernes gamle brukerprofiler, reiseruter og utgiftsrapporter.
  • Gir streng tilgang til policykonfigurasjon med e-postvarsling.
  • Omfatter muligheten til å sette en bestemt bruker med data som utelukkes av denne funksjonen, på vent når det er nødvendig eller ønskelig å beholde eldre data.
  • Omfatter muligheten til å fjerne dataene til en bestemt bruker som er uavhengig av datalagringskonfigurasjonen for hele firmaet.
  • Viser et høynivåsammendrag av hendelser som styrer datalagringsaktiviteter.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir kundene muligheten til å oppfylle spesifikke konformitetsbehov som gjelder datalagring.

Nytt 23-måneders filter

Et 23-måneders filter inkluderes med den nye datalagringsfunksjonen. Filteret påvirker følgende områder:

  • Tilgjengelige utgifter
  • Vis transaksjoner
  • Ikke tilordnede kontantforskudd

Den nye funksjonen filtrerer automatisk eldre transaksjoner. Tidsintervallet på 23 måneder kan ikke konfigureres. Kunder som aktiverer den nye datalagringsfunksjonen slår automatisk på 23-måneders filteret.

Ved bruk av Vis transaksjoner filtreres også utskriftsperioder eldre enn 23 måneder ut.

Forretningsformål/kundefordel: Filteret reduserer akkumulering av ubehandlede transaksjoner over tid, og støtter den nye datalagringsfunksjonen.

Expense Pay - Global

(Canada) Flere kortprogrammer støttes nå for CAD
Expense Pay - Global for Expense støtter nå følgende kredittkortprogrammer for kanadiske dollar (CAD $):
  • Citibank MasterCard CAD

  • Citibank Visa CAD

Forretningsformål/kundefordel: Disse tilleggsalternativene kan fremskynde behandlingen av kredittkortutgifter.

Meldingsutveksling i produktet (IPM)

Oppklaring: Reservering mot meldingsutveksling i produktet

I de siste månedene har det forekommet versjonsmerknader om brukere som kan reservere seg mot meldingsutveksling i produktet (IPM).

For å unngå tvil:

  • Kunder som tilhører EMEA-datasenteret: Brukere fikk muligheten til å reservere seg i fjor.
  • Kunder som tilhører det nordamerikanske datasenteret: Brukere får muligheten til å reservere seg trinnvis. SAP Concur planlegger at denne funksjonen skal bli fullstendig tilgjengelig innen slutten av april.

Japan Public Transportation (JPT)

IC-kortnumre er fjernet fra kvitteringsbilder

Når Concur gjengir kvitteringsbilder for Japan Public Transport (JPT), inkluderer de ikke lenger IC-kortnumre.

Forretningsformål/kundefordel: Denne endringen forbedrer personvernet for Concur-brukere.

Jorudan-vedlikehold

JPT-databasen for stasjoner og linjer har fått rutinemessige vedlikeholdsendringer, for eksempel tillegg, navneendringer og fjerninger.

Forretningsformål/kundefordel: Lister i Utgift fortsetter å gjenspeile JPTs nåværende stasjoner og linjer.

Neste generasjon (NextGen) Expense

**Pågående** Nytt brukergrensesnitt for sluttbrukere av Concur Expense

SAP Concur er dedikert til en konsekvent forbedring av produktene våre, ikke bare i funksjonene de tilbyr, men også brukeropplevelsen ved bruk av disse funksjonene. Brukernes interaksjon med teknologien forandres over tid, i tillegg til behov og forventninger. Vi lytter til kundene våre og samler kontinuerlig inn tilbakemelding om hvordan vi kan forbedre brukeropplevelsen.

NextGen Expense er en videre utvikling av brukeropplevelsen i SAP Concur. Den ble bygget fra en omfattende brukerstudie og dataanalyser som inkluderte 680 1:1 samtaler, 58 bruksstudier, 3000+ svar på spørreundersøkelser og 1,3 milliarder månedlige brukerhandlinger.

Kundene får muligheten til å forhåndsvise og deretter velge å bruke NextGen Expense (som beskrevet i detalj på følgende sider) i løpet av året før den obligatoriske migrasjonsdatoen.

Forretningsformål/kundefordel: Resultatet er neste generasjons versjon av brukergrensesnittet i Expense. Det er utviklet for å gi en moderne, konsekvent og effektivisert brukeropplevelse. Denne teknologien gir ikke bare et forbedret brukergrensesnitt, men gir også SAP Concur muligheten til å reagere raskere på kundenes forespørsler om å oppfylle endrende behov når de inntreffer.

SAP Concurs plattform

Oppdatering av krav til Callout-server

SAP Concur-servere som støtter SAP Concur-plattformens Callouts, er planlagt til en oppgradering. Dette vedlikeholdet omfatter migrering av produksjonsproxy (bare nordamerikansk datasenter) og migrering av PWS-server til VM (bare EMEAs og nordamerikansk datasenter). Migreringen av PWS-server til VM ble fullført 2. mai 2018. Migreringen av produksjonsproxy startet 9. Mai med én tredel av trafikken rutet via produksjonsproxyen. De andre to tredelene av trafikken er beregnet å bli migrert via produksjonsproxyen i uken fra 14. mai 2018.

Disse serverne støtter følgende funksjoner:
  • Callout for henting av deltakerdata
  • Callout for henting av detaljpost
  • Callout for hendelsesvarsel
  • Callout for start av ekstern URL
  • Concur Salesforce Connector Vær oppmerksom på at dette vedlikeholdet betyr at for alle callout-URL-er for kunder har SAP Concur følgende krav:
  • Sluttpunktet er sikret med SSL/TLS.
  • Sluttpunktet bruker et minimum av TLS 1.0, men TLS 1.2 foretrekkes.
  • Sluttpunktet må bruke Diffie-Hellman-chifferserier med nøkkelstørrelser >1024 biter.
  • På grunn av den stadig utviklende verdenen av SSL og standarder publiserer vi ikke en bestemt liste over tillatte chifferserier, men vi tilråder generelt at det brukes en industristøttet liste.
  • Sluttpunktet må vise et SSL-sertifikat med en kjede til en gyldig rot som kan verifiseres. Hvis kjeden ikke kan verifiseres uten installering av tilleggssertifikater, vil anropene fra SAP Concur mislykkes.
  • Kunder med hvitelistet tilgang for Callout-trafikk fra Concur fra det nordamerikanske datasenteret (ikke vanlig), må kanskje oppdatere sin tilgangs kontrolliste (ACL) til IP 12.129.29.86.
Forretningsformål/kundefordel: Dette vedlikeholdet vil redusere problemet med foreldet garanti med vår gjeldende maskinvare.

Admin

**Planlagte endringer** Utgiftsassistent kan opprette reisebaserte utgiftsrapporter

Administratorer kan nå forhåndskonfigurere alternativer for Utgiftsassistent.

Utgiftsassistent kan automatisk opprette reisebaserte utgiftsrapporter og tilføye reisebaserte utgifter i disse utgiftsrapportene. For øyeblikket oppretter Utgiftsassistent automatisk månedlige utgiftsrapporter som en kundes utgiftsstrøm til Concur. Dette er kjent som å opprette en kalenderbasert utgiftsrapport.

Med denne forbedringen kan Utgiftsassistent opprette én av to typer utgiftsrapporter: kalenderbasert og reisebasert. Når Utgiftsassistent oppretter en reisebasert utgiftsrapport, opprettere Utgiftsassistent automatisk en utgiftsrapport basert på en bestemt reise som er bestilt i Concur Travel, og fyller utgiftsrapporten med kundens utgifter som oppstår mellom reisens start- og sluttdato.

Brukere som benytter Utgiftsassistent, kan bare bruke Utgiftsassistent til automatisk oppretting av enten kalenderbaserte eller reisebaserte utgiftsrapporter, ikke begge typene utgiftsrapporter.

Typen utgiftsrapport som opprettes av Utgiftsassistent, blir definert på gruppenivå.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen automatiserer mer av utgiftsrappoteringsprosessen for å formidle en enklere sluttbrukeropplevelse.

Filoverføringsprotokoll for ren tekst (FTP)

**Planlagte endringer** Støtte for FTP med ren tekst avsluttes 1. september 2018

SAP Concur kunngjorde slutt på støtte for FTP med ren tekst for å overføre data til og fra SAP Concur.

FTP med ren tekst er ikke en sikret protokoll og har iboende sikkerhetshull. SAP Concur Operations gjennomfører 1. september 2018 en sikkerhetsoppdatering i infrastrukturen for filoverføring, og begrenser bruk av FTP med ren tekst som del av vårt løpende ansvar for å sikre kundenes data og oppfylle de reviderte sikkerhetskravene i SAP Concur Trust Platform.

Du finner mer informasjon i Plain Text FTP Retirement FAQ (bare på engelsk).

Kundemeldinger

SAP Concurs ikke-tilknyttede underbehandlere

Listen over ikke-tilknyttede underbehandlere er tilgjengelig her: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (bare på engelsk)

Månedlige nettlesersertifiseringer

Månedlige nettlesersertifiseringer, både nåværende og planlagte, er tilgjengelige med den andre versjonsinformasjonen fra SAP Concur hver måned som er tilgjengelig fra Nyheter - Professional Edition