Concur Invoice, profesjonell utgave – administrasjonshjelp

Administrasjonssammendrag for Expense Professional Edition, februar 2019

Først publisert

Versjonsinformasjon

Dette emnet inneholder versjonsinformasjonens administrasjonssammendrag for Concur Expense-funksjonens profesjonelle utgave.

Administrasjon

**Pågående** Oppdatert e-postformat

SAP Concur har levert versjonsinformasjon om de oppdaterte e-postmeldingene i flere måneder. Vær oppmerksom på at vi vil innstille denne versjonsinformasjonen om to måneder.

VIKTIG

Vær oppmerksom på følgende:

  • Vær oppmerksom på at e-postinnholdet ikke er endret – bare utseendet og opplevelsen er oppdatert.

  • Endringene kommer over tid Hvert produktteam (Expense, Invoice, Travel, osv.) bestemmer når de skal ta i bruk det nye formatet. Valg av tidspunkt vil være basert på ressurstilgjengelighet og prioriteten av andre planlagte forbedringer.

  • Ikke forvent at alle produkt-e-poster endres samtidig. Det kan for eksempel hende at godkjennings-e-post for Expense vil være først ute, og at andre Expense-meldinger følger deretter.

  • Det er ikke fastsatt en sluttdato for prosjektet. Du kan forvente at endringene kan ta mer enn ett år.

Legg til IP-adresser i listen over sikre avsendere

SAP Concur er i ferd med å gå over til en ny e-postinfrastruktur for utgående e-post fra våre tjenester til SAP Concur-brukere. Derfor firmaer som filtrerer inngående e-post basert på avsender-IP-adressen, legge til de nye IP-adressene på listen over sikre avsendere for å sikre at brukerne mottar e-post fra SAP Concur.

Til å begynne med påvirket dette problemet bare firmaer som bruker Concur Expense. Med start i januar vil e-poster fra andre SAP Concur-tjenester (som Concur Travel og Concur Pay) flyttes til den nye e-poststrukturen.

Vi fortsetter å legge til andre tjenester gjennom det første kvartalet i 2019. Følg med på versjonsinformasjonen for å få mer informasjon om tidspunktet for de nye endringene.

Påminnelse: Ingen personlige eller sensitive data i egendefinerte felt
Alle firmaer må sørge for at de tar nødvendige forholdsregler for å beskytte personlig og sensitiv informasjon for sine medarbeidere. Husk at etter anbefalt sikkerhetsbasert beste praksis skal egendefinerte felt ikke inneholde personlige og sensitive data.
Nytt SSL-sertifikat for concursolutions.com

SAP Concur har utstedt et nytt SSL-sertifikat for concursolutions.com for å sikre kontinuerlig sikkerhet for produkter og tjenester. Det nåværende sertifikatet utløper 16. mars 2019.

Kunder som har festet dette sertifikatet som utløper, må oppdatere til det nye sertifikatet før 16. mars 2019. Hvis det festede sertifikatet ikke oppdateres før 16. mars 2019, kommer organisasjonen din og brukerne dine til å oppleve tjenestebrudd i SAP Concur-produkter og -tjenester.

Kunder som ikke har festet sertifikatet, trenger ikke å foreta seg noe. Det nye sertifikatet oppdateres automatisk. De fleste kunder fester ikke sertifikatet.

Vær oppmerksom på følgende: Vi utvider programmet for sikkerhet og samsvar og kommer i den forbindelse til å oppdatere dette sertifikatet årlig.

Forretningsformål/kundefordel: Denne oppdateringen sikrer vedvarende sikkerhet for produktene og tjenestene våre.

Expense Pay

Oppdatering (USD/CAD): Avvikling av Classic Pay og migrering til Global Pay (frist 1. september)

SAP Concurs (klassiske) produkter i Expense Pay utfører betalinger tilknyttet behandling av utgiftsrapporter. SAP Concur har engasjert dedikerte, erfarne partnere for behandling av tredjepartsbetalinger og utviklet neste generasjons betalingsprodukt for å sikre samsvar med reguleringskrav som er i stadig endring, tilpasset markeder med geomangfold: Expense Pay – Global.

Som tidligere kunngjort i denne versjonsinformasjonen (september 2017), kommer SAP Concur fra nå av til å bruke ett Expense Pay-produkt til å betjene virksomheten din overalt. SAP Concurs produkt Expense Pay – Global kommer til å erstatte det nåværende gamle produktet Expense Pay (klassisk) (inkludert NA Pay, EMEA Pay og APA Pay.) For SAP Concur-kunder med et produkt fra Expense Pay, blir Expense Pay – Global det fremtidige produktet. Dette varselet markerer begynnelsen på avviklingen av alle eldre Expense Pay-produkter (klassiske).

EXPENSE PAY – NORD-AMERIKA OG EXPENSE PAY – BEGRENSNINGER FOR EMEA

SAP Concur støtter ikke at kunder legger til følgende valutaer med det klassiske produktet: Amerikanske dollar, kanadiske dollar, meksikanske peso, euro, sveitsiske franc, danske kroner, svenske kroner eller britiske pund. Hvis en kunde allerede har implementert og bruker disse valutaene sammen med det klassiske produktet, kan de fortsette å bruke disse til de migreres til den nye plattformen, eller til den definerte avviklingsdatoen.

Forretningsformål/kundefordel: Expense Pay – Global-tilbudet opprettholder god forretningsførsel for betalingsbehandling i SAP Concur.

Japan Public Transportation (JPT)

Jorudan-vedlikehold

JPT-databasen for stasjoner og linjer har fått rutinemessige vedlikeholdsendringer, for eksempel tillegg, navneendringer og fjerninger.

Forretningsformål/kundefordel: Lister i Concur Expense fortsetter å gjenspeile JPTs nåværende stasjoner og linjer.

Neste generasjon (NextGen) Expense

**Pågående** Nytt brukergrensesnitt for sluttbrukere av Concur Expense

Oppdatering: For å svare på og dra nytte av tilbakemelding fra kunder og for å overholde SAP Concurs ansvar for å sikre en myk og vellykket overgang, arbeider vi med en revidert utrullingsstrategi for neste generasjon Expense.

SAP Concur er dedikert til en konsekvent forbedring av produktene våre, ikke bare i funksjonene de tilbyr, men også brukeropplevelsen ved bruk av disse funksjonene. Brukernes interaksjon med teknologien forandres over tid, i tillegg til behov og forventninger. Vi lytter til kundene våre og samler kontinuerlig inn tilbakemelding om hvordan vi kan forbedre brukeropplevelsen.

NextGen Expense er en videre utvikling av brukeropplevelsen i SAP Concur. Den ble bygget fra en omfattende brukerstudie og dataanalyser som inkluderte 680 1:1 samtaler, 58 bruksstudier, 3000+ svar på spørreundersøkelser og 1,3 milliarder månedlige brukerhandlinger.

Kundene får muligheten til å forhåndsvise og deretter velge å bruke NextGen Expense før den obligatoriske migrasjonen.

Forretningsformål/kundefordel: Resultatet er neste generasjons versjon av brukergrensesnittet i Expense. Det er utviklet for å gi en moderne, konsekvent og effektivisert brukeropplevelse. Denne teknologien gir ikke bare et forbedret brukergrensesnitt, men gir også SAP Concur muligheten til å reagere raskere på kundenes forespørsler om å oppfylle endrende behov når de inntreffer.

Sikkerhet

Spørsmål tilgjengelige når du bruker SAP Concur Support Portal

Før 2017 måtte autoriserte kundestøtter (ASC-er) som brukte SAP Concur Support Portal svare på sikkerhetsspørsmål før de kunne samhandle med support. Denne funksjonen ble trukket tilbake da den fikk ny utforming.

Fra og med 3. januar er denne funksjonen tilgjengelig igjen.

Forretningsformål/kundefordel: Kunder setter pris på denne funksjonen fordi den tilbyr et ekstra lag med sikkerhet – forhindrer noen fra å utgi seg for å være:

  • En ASC og deretter kreve en upassende eller uventet konfigurasjonsendring

    – eller –

  • En sluttbruker og deretter få tilgang til konfidensielle data

Planlagte endringer

Postene i denne delen gjelder fremtidige versjoner. SAP Concur forbeholder seg retten til å utsette implementeringen av, eller å fjerne helt, alle forbedringer/endringer som er nevnt her.

Administrasjon

**Planlagte endringer** Arkivere deaktiverte brukerdata

Etter hvert som SAP Concur fortsetter å vokse, må vi ta noen grep for å utvide og forbedre ytelsen til systemet vårt, slik at vi kan innfri kundenes forventninger og virksomhetenes behov.

Vårt overordnede mål er å forbedre ytelsen til SAP Concur-tjenestene betydelig ved å redusere mengden data som lagres i det produktive datalageret. Ved å redusere dataene i det produktive systemet kan vi bruke serverminne mye mer effektivt, noe som reduserer behandlingstiden for transaksjoner. Derfor utvikler SAP Concur en arkivprosess for brukere som har vært deaktivert av arbeidsgiverne sine i minst tre år. Arkivprosessen flytter disse "deaktiverte" brukerdataene fra det produktive datalageret til et eget rapporteringsdatalager.

Bruker-/kundefordel: Flytting av deaktiverte brukerdata vil gi raskere behandlingstid for transaksjoner. I tillegg skaper det et sikrere miljø for inaktive brukeres personlige informasjon.

VIKTIG!

Vi prøver for tiden ut prosessen og evaluerer resultatene. Målet vårt er å sikre at kundene ikke påvirkes negativt, at vi har vurdert alle aktuelle scenarioer, og at arkiveringsprosessen gir de ønskede resultatene.

Vi har ikke fastsatt en dato for implementeringen av den nye prosessen. Vi vil komme med en kunngjøring via versjonsinformasjonen i god tid før dette skjer.

**Planlagte endringer** Ny påloggingsside for SAP Concur

SAP Concur planlegger å legge til en ny påloggingsside som gir en oppdatert påloggingsopplevelse for brukere som logger på med brukernavn og passord. Nåværende brukere med enkeltpålogging (SSO) vil kunne logge seg på uten å måtte oppgi ytterligere påloggingsinformasjon. Denne funksjonen er planlagt for 2019.

Den nye funksjonen for påloggingssiden omfatter følgende:

  • Totrinnspålogging: Gir forbedret sikkerhet, oppfyller aktuelle bransjestandarder og gir en bedre suksessrate for pålogging

  • Pålogging med flere kontoer: Gjør det mulig for administratorer å logge på med flere kontoer

  • Fjerning av passordtips: Gir bedre sikkerhet for brukere og SAP Concur

  • Brukeravatar: Forbedrer brukeropplevelsen (planlagt i en fremtidig versjon)

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir bedre sikkerhet og en raskere og mer praktisk opplevelse for brukere som logger på SAP Concur-produkter og -tjenester.

Budsjett

**Planlagte endringer** Arbeidsflyter for budsjett

I en fremtidig versjon vil det finnes arbeidsflyter for budsjett. Arbeidsflyter definerer hvordan systemet ruter fakturaer, utgiftsrapporter og forespørsler gjennom godkjennings- og behandlingstrinn. Med den fleksible arbeidsflytfunksjonen for Budget, kan firmaer designe arbeidsflyter som er skreddersydd til deres unike behov.

Uten budsjettgjennomgang kan budsjetter være helt brukt opp lenge før slutten av en periode eller et år, slik at organisasjonen står igjen med begrensede muligheter, og budsjettansvarlige med for eksempel overskredne budsjetter. I tillegg betyr tidlige utgifter at utgifter som er viktigere (for organisasjonen), vil bli avslått fordi budsjettet er brukt opp på mindre viktige utgifter på et tidlig tidspunkt.

Å kombinere budsjettgjennomgang i arbeidsflyten tilfører verdi. Revisjonsregler og regler for arbeidsflyttrinn kan hjelpe organisasjoner med å legge inn kontrollmekanismer når det er fornuftig å fininnstille etter en organisasjons spesifikke behov.

Like viktig er det å fastsette når en utgiftspost regnes som en budsjettforpliktelse. I de fleste organisasjoner skjer forpliktelsen når en utgiftspost betales. Den har gått gjennom de fleste om ikke alle godkjenningstrinnene. I andre organisasjoner skjer forpliktelsen mye tidligere. Så snart en innkjøpsrekvisisjon eller autorisasjonsforespørsel er godkjent, regnes den som "lovet".

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen vil gi kunder kontroll over budsjettutgiftene, for eksempel for å unngå å overskride budsjetter for tidlig i en budsjettperiode eller et budsjettår.

Budget Insight

**Planlagte endringer** Budget Insight (eldre) skal avvikles i 2019

Budget Insight er et budsjettstyringsverktøy som vil bli avviklet 30. juni 2019. Kunder som vil bruke budsjettfunksjonen, anbefales å kjøpe det nye produktet Budget som SAP Concur publiserte tidligere i år. Den nye budsjettfunksjonen gir bedre funksjonalitet, forbedret grensesnitt og flere integrasjoner med SAP Concur-produkter. Det som er mest verd å merke seg, er inkluderingen av ytterligere utgiftsdata fra Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel og Concur Request (tidligere var det bare data fra Concur Expense og Concur Request som var tilgjengelige).

Forretningsformål/kundefordel: Avviklingen av Budget Insight vil gi kunder muligheten til å kjøpe det nye produktet Budget som gir kundene mer for pengene ved at budsjetter blir synlige, gjennomførbare og nesten i sanntid.

Firmaadministrasjon

**Planlagte endringer** Selvbetjeningsalternativ for enkeltpålogging (SSO) kommer til SAP Concur

Med enkeltpålogging får brukere tilgang til flere applikasjoner ved å bruke ett sett med påloggingsinformasjon. For øyeblikket har SAP Concur to metoder for pålogging: Med brukernavn og passord, eller ved å bruke SSO med påloggingsinformasjon for identitetsleverandør (IdP), for eksempel en brukers påloggingsinformasjon for sin organisasjon.

SAP Concur planlegger å legge til en funksjon for administrasjon av enkeltpålogging (SSO) i SAP Concur-produkter som gir SAP Concur-kunder et selvbetjeningsalternativ for konfigurasjon av SSO for sin organisasjon. SSO støttes for øyeblikket for Concur Expense, Invoice, Request og Travel.

Andre SAP Concur-produkter og -tjenester er utenfor omfanget av denne første versjonen.

Den nye funksjonen for administrasjon av enkeltpålogging (SSO) vil være tilgjengelig fra siden Administrasjon > Firma > Firmaadministrasjon.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir SAP Concur-kunder et selvbetjeningsalternativ for konfigurasjon av SSO.

E-kvitteringer

**Planlagt endring** Godtas ikke lenger automatisk som kvitteringer

E-kvitteringsteknologi utvikles raskt. I dag er kvitteringsbehandlingreglene programmert til å godkjenne e-kvitteringer for å oppfylle bildekrav. Samtidig som e-kvitteringer fra nå av blir vanligere og lover som omhandler dem blir mer sammensatte, er dette ikke en vanlig antagelse for alle land og under alle omstendigheter.

Kunder som ønsker å vedlikeholde nåværende systematferd, altså fortsette å godkjenne e-kvitteringer for å oppfylle bildekrav, må konfigurere en egendefinert kvitteringsregel.

Forretningsformål/kundefordel: Med denne endringen kan kunder som bruker e-kvitteringer fortsatt overholde reguleringskrav og kontraktmessige krav i dokumentasjon, for å bekrefte en utgift.

Testbrukeradmin

**Planlagte endringer** Avvikling av funksjonaliteten Tøm testbrukertransaksjoner

SAP Concur er i ferd med å avvikle funksjonaliteten i funksjonen Testbrukeradmin som fjerner testbrukeres transaksjoner fra Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel og Concur Request.

Forretningsformål/kundefordel: Med denne endringen kan SAP Concur bruke flere ressurser på å utvikle og vedlikeholde funksjoner som brukes av mange eller de fleste av kundene våre.

Opplæringsadministrasjon

**Planlagte endringer** Optimere og flytte siden

For å forenkle siden Opplæringsadministrasjon, endres funksjonaliteten og innholdet.

I tillegg til innholdsendringer, flyttes tilgang til siden Opplæringsadministrasjon fra Firmaadministrasjon til Verktøy.

Forretningsformål/kundefordel: Disse endringene gjør funksjonen Opplæringsadministrasjon enklere å finne og bruke.

Reisegodtgjørelse

**Planlagte endringer** Lovbestemte oppdateringer (Norge)

For å støtte lovbestemte endringer for kunder som benytter norsk pendlersats, utarbeider SAP Concur oppdateringer for følgende funksjoner:

  • Beregning av avgiftspliktige beløp – vi endrer grensene for reiser både innenlands i Norge og utenlands.

  • Beregning av måltidsfradrag - vi endrer beregningprinsippet slik at måltidsfradragene basert på sats for hel dag er avhengig av overnattingsavtalen.

Forretningsformål/kundefordel: Virksomheter følger beste praksis for overholdelse av juridiske regler.

Kundemeldinger

SAP Concurs ikke-tilknyttede underbehandlere

Listen over ikke-tilknyttede underbehandlere er tilgjengelig her: SAP Concurs liste over underbehandlere (bare tilgjengelig på engelsk)

Månedlige nettlesersertifiseringer

Månedlige nettlesersertifiseringer, både nåværende og planlagte, er tilgjengelige i den andre månedlige versjonsinformasjonen fra SAP Concur fra Nyheter - Professional Edition