Administrere budsjettinnstillinger
Budsjettinnstillinger er tilgjengelig for brukere med rollen Budsjettansvarlig.
For Professional-versjonene må brukere også ha rollen Administrator for fakturakonfigurasjon (begrenset), Administrator for utgiftskonfigurasjon (begrenset) eller Administrator for forespørselskonfigurasjon (begrenset).
Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
Tidssone (vises bare for Concur Internal-brukere) | Denne innstillingen avgjør nøyaktig når årets første dag begynner, og når årets siste dag slutter. Når den første administratorbrukeren oppretter et regnskapsår, registreres dette, og denne innstillingen viser tidssonen der denne brukeren befinner seg. Denne innstillingen kan bare endres av Concur. Ta kontakt med Concur Support for å opprette en tjenesteforespørsel. |
Prosent for varslingsgrense | Når et budsjett når en bestemt prosent (80 % av standard), ser den ansvarlige for eller godkjenneren av budsjettet en gul visuell indikator når budsjettet er forbrukt utover denne prosenten. |
Prosent for kontrollgrense | Når et budsjett når en bestemt prosent (100 % av standard), ser den ansvarlige for eller godkjenneren av budsjettet en rød visuell indikator når budsjettet er forbrukt utover denne prosenten. |
Send varsler om varselgrense | Når dette alternativet er valgt (aktivert), mottar budsjettansvarlige et e-postvarsel når budsjettet overskrider grensen for budsjettvarsling. |
Send varsler om kontrollgrense | Når dette alternativet er valgt (aktivert), mottar budsjettansvarlige et e-postvarsel når budsjettet overskrider grensen for budsjettvarsling eller kontroll. |
Begrens meldinger for tidligere budsjett | Når dette alternativet er valgt (aktivert), mottar ikke budsjettansvarlige et e-postvarsel for eldre data, bare for forrige, gjeldende og fremtidige perioder. Dette betyr at det sendes ut færre e-postvarsler når du velger dette alternativet. |
Alternativ budsjettansvarlig | Hvis brukeren ikke har fylt ut en godkjenner i feltet Budsjettansvarlig i Fakturagodkjennere eller Utgiftsgodkjennere i Profilinnstillinger, bruker systemet godkjenneren som er valgt i listen Alternativ budsjettansvarlig. Følgende alternativer er tilgjengelige: MERK: For å vise listen Alternativ budsjettansvarlig må du velge (aktivere) alternativet Aktiver filtrering etter budsjettleder på siden Budsjettinnstillinger.
|
Vis ikke innsendte utgifter (Bare utgift) | Administratorene kan velge (aktivere) ett av følgende alternativer:
Hvis du vil ha mer informasjon om disse alternativene, kan du se avsnittet Vis ikke innsendte utgifter under denne tabellen. |
Inkluder ventende beløp i beregning av restbeløp | Firmaer som vil inkludere det ventende beløpet i det beregnede restbeløpet, bør velge (aktivere) denne innstillingen. Dette betyr at det ventende beløpet trekkes fra restbeløpet. Hvis innstillingen er valgt (aktivert) er restbeløpet lik budsjettbeløpet minus brukt beløp og ventende beløp. I dette scenarioet vil kundene vanligvis at det tilgjengelige beløpet skal gi et realistisk bilde av det som gjenstår, og estimere at de fleste av de ventende postene kommer til å godkjennes. Hvis innstillingen oppheves (deaktiveres) er restbeløpet lik budsjettbeløpet minus brukt beløp. I dette scenarioet vil kundene vanligvis at restbeløpet viser beløpet de fortsatt har kontroll over. Ventende forbruksposter kan avvises. |
| Aktiver budsjettregistrering for forespørsel | Administratoren kan merke av for (aktivere) dette markeringsfeltet for å aktivere budsjettregistrering for forespørsel. |
Aktiver budsjettregistrering for utgift | Administratoren kan merke av for (aktivere) dette markeringsfeltet for å aktivere budsjettregistrering for Expense. |
Aktiver budsjettregistrering for innkjøpsrekvisisjon | Administratoren kan merke av for (aktivere) dette markeringsfeltet for å aktivere budsjettregistrering for innkjøpsrekvisisjoner. |
Aktiver budsjettregistrering for faktura | Administratoren kan merke av for (aktivere) dette markeringsfeltet for å aktivere budsjettregistrering for Invoice. |
Merk budsjettposten for forespørsler som forbrukt etter godkjenning av forespørsel (bare forespørsel) | Administratoren kan velge (aktivere) dette markeringsfeltet slik at budsjettposter merkes som forbrukt når forespørselen er godkjent. Det betyr at forespørselen flyttes fra ventende til forbrukt. |
Merk innkjøpsrekvisisjoner som forbrukt etter behandlergodkjenning (bare innkjøpsrekvisisjoner i Invoice) | Administratoren kan velge (aktivere) dette markeringsfeltet slik at innkjøpsrekvisisjonen blir merket som forbrukt når behandleren godkjenner den. Innkjøpsrekvisisjonen forblir merket som forbrukt til den er avstemt med en faktura. Dette betyr at systemet anser godkjenningen av forhåndsautorisasjonen som endelig godkjenning. |
Aktiver filtrering etter budsjettleder | Administratoren kan velge (aktivere) dette markeringsfeltet slik at fanearket Filtrer etter ledere (valgfritt) vises i Budsjettposter. Når administratoren velger dette alternativet, registreres forbruk basert på lederhierarkiet. Hvis administratoren lar dette alternativet stå tomt (deaktivert), registreres forbruk ved hjelp av konfigurasjoner for budsjettkategorier og budsjettsporingsfelt. Lederhierarkiet ignoreres selv om det er konfigurert. Denne innstillingen nullstilles (deaktiveres) som standard. |
| Bruke utgiftens nettobeløp (bare Concur Expense) | Administratoren kan merke (aktivere) dette markeringsfeltet slik at refusjonsbeløpet trekkes fra bruttobeløpet. Utgiftsrapporter avregnes med skatt. Dette er nyttig i land der firmaer kan refundere avgifter fra utgiftrapporter, for eksempel i land som benytter merverdiavgift. |
| Bruk fakturaens nettobeløp (bare Concur Invoice) | Administratoren kan velge om det er nettobeløpet eller bruttobeløpet i fakturaen som skal forbrukes. Alternativet er valgt som standard. Hvis administratoren vil ta med avgifter og forsendelseskostnader, må alternativet tilbakestilles (deaktiveres). |
Aktiver budsjettperiodetypen Datointervall | Administratoren kan merke (aktivere) dette markeringsfeltet for å tillate budsjettposisjoner basert på datointervaller istedenfor regnskapsår og regnskapsperiode. Når administratoren merker dette alternativet, viser sidene Legg til budsjettposisjon og Endre budsjettposisjon datointervallverdien i feltet Periodetype. Hvis administratoren velger Datointervall for budsjettposisjonen, viser siden feltene Startdato og Sluttdato Budsjettpostimportmalen viser kolonnene for Startdato og Sluttdato. |
| Aktiver justeringer av budsjettansvarlig | Administratoren kan merke av for (aktivere) dette avmerkingsfeltet for å gi budsjetteierne tillatelse til å legge til justeringer i et budsjett. Når administratoren velger dette alternativet, får budsjetteieren opp et nytt alternativ, Legg til justeringer, på budsjettdashboardet. De kan bruke dette til å legge til en justering i et budsjett. MERK. Budsjettadministratoren kan også legge til justeringer for budsjettet på budsjettdashboardet. |
Vis ikke innsendte utgifter (bare utgifter)
Innstillingen Vis ikke innsendte utgifter i i budsjettinnstillingene gir budsjetteiere muligheten til å vise saldoen for utgiftspostene som ikke er sendt inn ennå, og er en kombinasjon av utgiftsrapporter som ikke er sendt inn ennå, og tilgjengelige utgifter som ikke er vedlagt en utgiftsrapport. Innstillingen har tre alternativer. De styrer hva budsjetteiere kan se på budsjettdashboardet og når de klikker på lenken Vis budsjett i Expense.
Følgende tabell beskriver de alternativene som er tilgjengelig for innstillingen Vis ikke innsendte utgifter.
Innstillingen Vis ikke innsendte utgifter | Beskrivelse |
|---|---|
Ikke vis ikke innsendte utgiftsbeløp | Hvis administratoren velger dette alternativet, blir ikke kostnadsførte beløp ikke vist på budsjettdashboard. Dette alternativet er standardverdien. Klienter kan ønske å velge dette alternativet når de antar at mindre enn 80 % av de tilgjengelige utgiftene og ikke innsendte utgiftsrapportene er riktig avstemt med et budsjett. Under denne terskelen blir det ikke kostnadsførte beløpet mindre verdifullt, og det kan være forvirrende for individuelle budsjetteiere. MERK: Tilgjengelige utgifter har kanskje ikke nok informasjon til å bli riktig avstemt. Ikke innsendte utgiftsrapporter kan befinne seg på ulike trinn fra opprettet til fullstendig oppdatert og klar til innsending. |
Vis ikke innsendte utgiftsbeløp som forestående | Hvis administratoren velger dette alternativet, blir tilgjengelige utgifter og ikke innsendte utgifter inkludert i det ventende beløpet som er synlig på budsjettdashboardene og i transaksjonsvisningen (via lenken Vis budsjett). Klienter kan ønske å velge dette alternativet når de antar at 95 % eller mer av de tilgjengelige utgiftene og ikke innsendte utgiftsrapportene er riktig avstemt med et budsjett. MERK: Kredittkorttransaksjoner og fakturautskrifter blir ikke vist i budsjettkategorien Venter når administratoren velger dette alternativet. I stedet vises disse transaksjonene i budsjettkategorien Forbrukt. |
Vis ikke innsendt utgiftssaldo | Hvis administratoren velger dette alternativet, blir utgifter vist i det ikke utgiftsførte beløpet som er synlig på budsjettdashboardet og i transaksjonsvisningen (via lenken Vis budsjett). Klienter kan ønske å velge dette alternativet når de antar at 80 - 95 % av de tilgjengelige utgiftene og ikke innsendte utgiftsrapportene er riktig avstemt med et budsjett. MERK: Kredittkorttransaksjoner og fakturautskrifter blir ikke vist i budsjettkategorien Ikke kostnadsført når administratoren velger dette alternativet. I stedet vises disse transaksjonene i budsjettkategorien Forbrukt. |
Det andre og det tredje alternativet i tabellen ovenfor gir budsjetteiere en indikasjon av hvordan de virkelig bruker budsjettene sine, og hva de må gjøre når de planlegger nye budsjetter.
Når administratoren har valgt det andre eller tredje av disse alternativene, blir det i tillegg vist en Medarbeider-kolonne på fanearket Tilordning av budsjettfelt på fanearket Budsjettsporingsfelt for Budsjettkonfigurasjon.
