Legge til en budsjettpost
Du kan legge til en budsjettpost for å definere et budsjett, inkludert regnskapsår eller dato, budsjetteier, budsjettnavn og budsjettvisningsnavn.
Slik legger du til en budsjettpost:
Gå til fanearket Budsjettposter, og klikk på Ny.
Vinduet Legg til budsjettpost vises.
Fyll ut alle de nødvendige feltene.
Felt
Beskrivelse/Handling
Budsjettnavn
(Obligatorisk)
Oppgi et budsjettnavn. Navnet kan være en hvilken som helst kombinasjon av tegn, men må være unikt per regnskapsår.
Budsjettnavnet, regnskapsåret og budsjetteieren utgjør den unike nøkkelen til budsjettposten. Budsjettnavnet vises ikke til brukere noe sted.
Skjermnavn for budsjett
(Obligatorisk)
Oppgi en beskrivelse av budsjettposten. Det blir vist på budsjettdashboardet, transaksjonsvisningen og mobilappen for budsjetteiere, budsjettvisere og budsjettledere. Maksimalt 50 tegn.
MERK: Grensen er 20 tegn for Mobile-brukere.
Budsjettansvarlig
(Obligatorisk)
Skriv inn de tre første bokstavene i navnet til budsjettansvarlig for å søke etter en budsjettansvarlig. Resultatet viser alle brukere med rollen Budsjettansvarlig.
Periodetype
(Obligatorisk)
Velg en av de følgende alternativene:
Årlig
Kvartalsvis
Månedlig
Datointervall
Datointervallbudsjetter defineres av start- og sluttdato fremfor regnskapsår og inneholder en enkelt budsjettperiode.
MERK: Når du velger en periodetype, genereres budsjettperiodene på nytt med nullbeløp.
Regnskapsår
Velg regnskapsåret som er tilknyttet til denne budsjettposten eller la stå tomt for poster for datointervallbudsjett.
Startdato
Startdatoen for budsjettposten. Vises bare hvis Datointervall er valgt for feltet Periodetype.
Sluttdato
Sluttdatoen for budsjettposten. Vises bare hvis Datointervall er valgt for feltet Periodetype.
Valuta
(Valgfritt)
Velg valutaen som er tilknyttet denne budsjettposten.
MERK: Valuta-listen kan ikke lenger redigeres hvis budsjettposten er knyttet til en forbrukspost.
Budsjettkategori
(Valgfritt)
Velg budsjettkategorien som er tilknyttet denne budsjettposten.
Budsjettype
Velg type budsjett, enten Budsjettkonto (standard), Begrenset konto eller Privat konto. Budsjettypen Privat bruk er budsjetter som er tilknyttet én person, til utdanning, stønader eller andre fordeler. Forbrukspostene samsvarer med det private budsjettet hvis budsjetteier og forbrukspostrekvirenten er den samme personen og andre samsvarende krav konfigurert i Budsjettposter er oppfylt. En begrenset konto er et annet navn på et tilskudd eller et formålsstyrt budsjett.
Testbudsjett
(Valgfritt)
Merk av for (aktiver) Testbudsjett hvis du vil at Concur Invoice, Concur Expense eller Concur Request bare skal registrere transaksjoner for testbrukere. Hvis du opphever (deaktiverer) dette alternativet, ignorerer Concur Invoice, Concur Expense eller Concur Request transaksjoner av testbrukere.
MERK: For at denne funksjonen skal fungere må du ha konfigurert testbrukere i verktøyet Testbrukeradmin.
Gå til fanearket Budsjettdetaljer og oppgi budsjettbeløp for hver enkelt av de tilgjengelige budsjettperiodene i kolonnen Budsjettbeløp. De tilgjengelige budsjettperiodene styres av feltet Periodetype. De andre kolonnene er skrivebeskyttet.
MERK: Hvis et budsjettperiodebeløp er null (eller negativt) og en medarbeider sender inn en utgiftsrapport, faktura eller forespørsel for den bestemte budsjettperioden, sender ikke systemet ut varsler til budsjetteiere om at budsjettet har nådd eller overskredet grensen.
På fanearket Budsjettsporingsfelt (valgfritt) kan du aktivere feltene og de tilknyttede listene du vil bruke som filtre for utgiftsregistrering. Hvis et budsjettsporingsfelt er aktivert med verdien Ingen, blir ingen utgifter registrert.
Kolonne
Beskrivelse/Handling
Status
Dette viser om budsjettsporingsfeltet er aktivt eller inaktivt. Hvis du vil aktivere budsjettsporingsfeltet, merker du av for (aktiverer) ønsket budsjettsporingsfelt.
Navn
Dette er navnet på budsjettsporingsfeltet.
Type
Dette er inndatatypen til sporingsfeltet. Følgende typer er tilgjengelige:
Liste
Tilknyttet liste
Fritekstfelt
Operator
Følgende operatorer er tilgjengelige:
IsEqual – dette er standardoperatoren som filtrerer en verdi i kolonnen Verdi. Hvis verdien Ingen er valgt, filtreres hvilke som helst eller alle verdiene i listen. Administratoren kan endre operatoren ved behov. For eksempel: Et avdelingsbudsjett for finansavdelingen har følgende budsjettsporingsfilter: Avdeling IsEqual Finans
IsNotEqual – Denne operatoren er nyttig hvis du trenger alle verdier bortsett fra én, eller når et felt på utgiftsrapporten eller fakturaen er valgfritt og kan ha tomme verdier i tillegg til gyldige verdier. For eksempel: Hvis det finnes et eget budsjett for opplæring i firmaet, har opplæring operatoren IsEqual og andre avdelinger har operatoren IsNotEqual.
IsBlank – med denne operatoren samsvares budsjetter hvis forbruksposten ikke har noen verdi og deretter ignoreres budsjettsporingsfeltet. Tilordning til budsjett utføres og det utføres ikke noe søk eller filtrering.
IsNotBlank – med denne operatoren samsvares budsjetter hvis forbruksposten har en verdi og deretter tas det hensyn til budsjettsporingsfeltet. Tilordning til budsjett utføres og det utføres søk eller filtrering.
InValueList: Med denne operatoren kan du oppgi en kommaseparert verdiliste (ikke en vedlikeholdt liste eller koblet liste), noe som kan være nyttig for, for eksempel, en budsjetteier som eier flere kostnadssteder i ett budsjett, eller hvis du vil filtrere fakturaer og innkjøpsrekvisisjoner fra en liste over bestemte leverandører. De kan deretter føre opp kostnadsstedene eller leverandørene som en kommaseparert verdi Denne operatoren er bare tilgjengelig for fritekstfelt.
MERK: Verdien InValueList må være kommaseparert uten mellomrom. Verdien må også være i listekoder. For eksempel "FR" for "Frankrike".
NotInValueList – administratorer kan bruke denne negative operatoren for å ekskludere enkelte verdier. Denne operatoren er bare tilgjengelig for fritekstfelt.
IsTrue – administratorer kan bruke denne operatoren til å filtrere for boolske verdier. Denne operatoren er bare tilgjengelig for fritekstfelt. For eksempel hvis administratorer velger en boolsk Is Billable budsjettsporingsfeltverdi sammen med operatoren IsTrue, filtrerer systemet bare på utgifter som er fakturerbare. Operatoren IsTrue dekker bare True.
IsNotTrue – administratorer kan bruke denne operatoren til å filtrere for boolske verdier. Hvis et boolsk felt ikke har en standardverdi og ikke er obligatorisk, kan det lagres som Null (enten True eller False). Denne operatoren dekker både False og Null og er bare tilgjengelig for fritekstsøk.
IsFalse – administratorer kan bruke denne operatoren til å filtrere for boolske verdier. Denne operatoren er bare tilgjengelig for fritekstfelt. For eksempel hvis administratorer velger en boolsk Is Billable budsjettsporingsfeltverdi sammen med operatoren IsFalse, filtrerer systemet ikke på utgifter som er fakturerbare. Operatoren IsFalse dekker bare False, ikke Null.
IsNotFalse – administratorer kan bruke denne operatoren til å filtrere for boolske verdier. Denne operatoren er bare tilgjengelig for fritekstfelt. Operatoren IsNotFalse dekker True og Null.
Verdi
Dette er standardverdien på budsjettsporingsfeltet. Eksempel: Hvis feltnavnet er Avdeling, kan standardverdien inneholde andre avdelinger, for eksempel Salg, IT og markedsføring.
MERK: Hvis et budsjettsporingsfelt er aktivert med verdien Ingen, blir forbruket ikke registrert. Velg eller oppgi en verdi for å registrere det beregnede forbruket for budsjettet.
Klikk på fanearket Administrer visningsbrukere (valgfritt).
I feltet Søketekst skriver du inn de tre første bokstavene i navnet på lederen, velger riktig navn i listen som deretter legges til i listen Tilordnede visningsbrukere (budsjettvisningsrolle). Tilordne en eller flere budsjettvisninger for å dele synlighet med andre brukere. Budsjettvisninger kan se budsjettene under delen Delt budsjett i dashboardet Budsjettoversikt.
Klikk på fanearket Administrer godkjennere (valgfritt).
I feltet Søketekst skriver du inn de tre første bokstavene i navnet på lederen, velger riktig navn i listen som deretter legges til i listen Tilordnede godkjennere (budsjettgodkjennerrolle).
Klikk på fanearket Filtrer etter ledere (valgfritt).
I feltet Søketekst skriver du inn de tre første bokstavene i navnet på lederen, velger riktig navn i listen som deretter legges til i listen Tilordnede ledere (budsjettlederrolle). Du kan tilordne budsjettansvarlig for denne budsjettposten hvis budsjettpostutgiften skal registreres gjennom lederhierarkiet. Budsjettansvarlige godkjenner ikke utgifter for budsjettgodkjennere. Budsjettansvarlige kan se budsjettene under delen Delt budsjett i dashboardet Budsjettoversikt.
Klikk på Lagre.
