Concur Invoice, profesjonell utgave – administrasjonshjelp

Administrasjonssammendrag for Invoice Professional Edition, mars 2019

Oppdatering 1

Sammendrag av versjonsinformasjon

Postene i denne delen er sammendrag av denne månedens versjonsinformasjon. Du finner versjonsinformasjonen for Professional Edition under Nyheter – Professional Edition

Concur Invoice

**Påminnelse** Nytt brukergrensesnitt for Concur Invoice Accounts Payable tilgjengelig for kundegjennomgang og påmelding

Kunder har fortsatt mulighet til å gjøre seg kjent med det nye brukergrensesnittet mens SAP Concur forbereder generell tilgjengelighet med sikte på andre kvartal i 2019.

OPPDATERINGER FOR MARS

SAP Concur har nå lagt til følgende funksjoner for klienter som gjennomgår denne funksjonen:

  • Forespørselsnavn er omdøpt til Fakturanavn på de nye sammendragssidene.

  • Ved innsending eller tilordning vises det et vindu som spør om brukeren vil gå til neste faktura eller tilbake til listen over fakturaer.

  • På siden Mine fakturaer er Innkjøpsordrefakturaer omdøpt til Alt er sendt til innkjøp, og et nytt alternativ, Sendt til innkjøp, vises på Vis-menyen.

Forretningsformål/kundefordel: Det nye grensesnittet for Concur Invoice gjør at kunder kan jobbe mer effektivt og får bedre oversikt over fakturaene underveis.

Funksjonen for e-Bunsho-tidsstempel for Faktura er nå generelt tilgjengelig (Japan)

Funksjonen for e-Bunsho-tidsstempelet i Japan gjør at Faktura nå støtter digitale tidsstempler for fakturabilder fra firmaer og fakturatjenesteleverandører.

Når denne funksjonen er aktivert, brukes det regler for å sikre at brukerne oppgir nødvendig fakturainformasjon for å opprettholde juridisk samsvar med Japans e-Bunsho-bestemmelser. Brukeren må først bekrefte at fakturabildet er det gyldige bildet for fakturaen som oppgis, før de kan tidsstemple bildet, og fakturaen kan ikke sendes inn til godkjenning før fakturabildet er påført et tidsstempel.

Det finnes en valideringsprosess for overvåking av tidsstempel som er mottatte, etterspurte, er satt på vent og ikke er kvalifiserte. Valideringsprosessen validerer tidsstemplede fakturabilder på nytt, og viser tellinger og summer for gyldige og ugyldige tidsstemplede bilder per datointervall.

Forretningsformål/kundefordel: Med denne funksjonen kan kunder i Japan opprettholde juridisk samsvar med e-Bunsho-bestemmelsene hvis de bruker digitale fakturaer i stedet for fysiske fakturaer på papir.

Innkjøpsrekvisisjon

Definer standardverdi for kvitteringstypefelt i formularet Innkjøpsrekvisisjonspost

Administratorer i Concur Invoice med aktuelle tillatelser kan nå konfigurere standardverdien for feltet Kvitteringstype som vises i formularet Innkjøpsrekvisisjonspost. Før denne endringen brukte feltet Kvitteringstype Kvantummottak som standard for vareposter og Ingen for tjenesteposter.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gjør det mulig for en administrator å definere standardverdien for Kvitteringstype for vareposter og tjenesteposter til enten Kvantummottak eller Ingen for å sikre at kvitteringstypen bruker ønsket verdi som standard.

Innkjøpsordre

Innkjøpsordreliste er tilgjengelig for klienter som importerer innkjøpsordre for avstemming

For klienter som importerer innkjøpsordre på entiteter som ikke har aktivert funksjonen for innkjøpsordre, kan en bruker som er tilordnet rollen Innkjøpsordrebehandler eller innkjøpsordrebehandler (rekvisisjon) nå vise en liste over importerte innkjøpsordre.

Forretningsformål/kundefordel: Med denne funksjonen kan klienter som behandler innkjøpsordrefakturaer nå administrere og vise importerte innkjøpsordre på en enklere måte.

Konfigurasjonsside for forsendelse tilgjengelig for innkjøpsordreklienter

For klienter som importerer innkjøpsordre på entiteter som ikke har funksjonen for innkjøpsrekvisisjon aktivert, har en bruker som er tilordnet rollen administrator for fakturakonfigurasjon eller administrator for fakturakonfigurasjon (begrenset) nå tilgang til siden Administrasjon > Faktura > Forsendelseskonfigurasjon.

Forretningsformål/kundefordel: Siden Forsendelseskonfigurasjon gir klienter muligheten til å opprette forsendelsesmåter (for eksempel FedEx 2Day og UPS Ground) og forsendelsesvilkår (for eksempel FOB) som kan inkluderes på innkjøpsordre som importeres fra et eksternt system.

Leverandøradministrasjon

Revisjonsspor for leverandørendringer (lansert 22. februar)

Kunder som har funksjonen Opprett og godkjenn leverandører aktivert, kan nå spore endringer i en leverandør via siden Revisjonsspor i leverandørposten i Leverandøradministrasjon. Når en leverandør for eksempel er godkjent eller oppdatert av leverandørlederen, vises disse aktivitetene på siden Revisjonsspor.

Forretningsformål/kundefordel: Denne endringen gjør det mulig for brukere med rollen Leder for fakturaleverandører å spore endringer som er gjort i leverandørinformasjon, i Leverandørleder.

Funksjonen Opprett og godkjenn leverandører er tilgjengelig i testmiljøer (lansert 22. februar)

Funksjonen Opprett og godkjenn leverandører er nå tilgjengelig i testmiljøer.

Forretningsformål/kundefordel: Denne endringen gjør at utviklere og implementeringsteam kan arbeide med funksjonen Opprett og godkjenn leverandører før den flyttes til et produksjonsmiljø.

Firmaadministrasjon

Nytt SSL-sertifikat for concursolutions.com – oppdatert dato

SAP Concur har utstedt et nytt SSL-sertifikat for concursolutions.com for å sikre kontinuerlig sikkerhet for produkter og tjenester. Det nåværende sertifikatet utløper 16. mars 2019.

Klienter som har festet dette sertifikatet som utløper, må oppdatere til det nye sertifikatet før 16. mars 2019. Hvis det festede sertifikatet ikke oppdateres før 16. mars 2019, kommer organisasjonen din og brukerne dine til å oppleve tjenestebrudd i SAP Concur-produkter og -tjenester.

Klienter som ikke har festet sertifikatet, trenger ikke å foreta seg noe. Det nye sertifikatet oppdateres automatisk. De fleste klienter fester ikke sertifikatet.

Vær oppmerksom på følgende: Vi utvider programmet for sikkerhet og samsvar og kommer i den forbindelse til å oppdatere dette sertifikatet årlig.

Forretningsformål/kundefordel: Denne oppdateringen sikrer vedvarende sikkerhet for produktene og tjenestene våre.

Concur Open

Meldingsutveksling for Concur Open og Persontilpasset Concur Open

Brukere av Concur Open og Persontilpasset Concur Open kan abonnere på e-postvarsler om SAP Concur-produktene de bruker. SAP Concur sender en e-postbekreftelse til brukeren som del av abonnementsprosessen. Brukeren må klikke på Bekreft i e-postmeldingen for å motta varslene.

SAP Concur har lagt til en påminnelse om dette på abonnementssiden ettersom enkelte brukere ikke fullfører bekreftelsen.

Du finner mer informasjon om Persontilpasset Concur Open på informasjonsarket om Persontilpasset Concur Open.

E-post i SAP Concur

**Pågående** Endring i e-postinfrastruktur – legge til IP-adresser i listen over sikre avsendere

SAP Concur er i ferd med å gå over til en ny e-postinfrastruktur for utgående e-post fra våre tjenester til SAP Concur-brukere. Derfor firmaer som filtrerer inngående e-post basert på avsender-IP-adressen, legge til de nye IP-adressene på listen over sikre avsendere for å sikre at brukerne mottar e-post fra SAP Concur.

Til å begynne med påvirket dette problemet bare firmaer som bruker Concur Expense. Med start i januar vil e-poster fra andre SAP Concur-tjenester (som Concur Travel og Concur Pay) flyttes til den nye e-poststrukturen.

Vi fortsetter å legge til andre tjenester gjennom det første kvartalet i 2019. Følg med på versjonsinformasjonen for å få mer informasjon om tidspunktet for de nye endringene.

**Pågående** Oppdatert e-postformat

SAP Concur har levert versjonsinformasjon om de oppdaterte e-postmeldingene i flere måneder. Vær oppmerksom på at denne versjonsinformasjonen avvikles etter denne måneden.

VIKTIG

Vær oppmerksom på følgende:

  • E-postinnholdet er ikke endret – bare utseendet og opplevelsen er oppdatert.

  • Endringene kommer over tid Hvert produktteam (Expense, Invoice, Travel, osv.) bestemmer når de skal ta i bruk det nye formatet. Valg av tidspunkt vil være basert på ressurstilgjengelighet og prioriteten av andre planlagte forbedringer.

  • Ikke forvent at alle produkt-e-poster endres samtidig. Det kan fvære at godkjennings-e-post for Expense vil være først ute, og at andre Expense-meldinger følger deretter.

  • Det er ikke fastsatt en sluttdato for prosjektet. Du kan forvente at endringene kan ta mer enn ett år.

VIKTIG FOR SSO-KLIENTER

Klienter som bruker SSO, kan oppleve at en lang URL-adresse erstattes med www.concursolutions.com. For eksempel kan URL-adressen i e-postmeldingen om endring i utgiftsrapportstatus skiftes ut. Fordi enkelte URL-adresser kan bli så lange som 200 tegn, er det bestemt at koblingen www.concursolutions.com skal benyttes i stedet, og tilføre en bedre brukeropplevelse.

Koblingen i e-posten fungerer fremdeles og omdirigerer brukeren til riktig SSO-autentisering. Brukeren kan se den underliggende URL-adressen når som helst, ved å føre musepekeren over koblingen www.concursolutions.com.

Denne endringen påvirker ikke e-postene der brukeren klikker på en knapp – i stedet for en kobling – for å få tilgang til Concur Expense.

Diverse

Påminnelse: Ingen personlige eller sensitive data i egendefinerte felt

Alle firmaer må sørge for at de tar nødvendige forholdsregler for å beskytte personlig og sensitiv informasjon for sine medarbeidere. Etter anbefalt sikkerhetsbasert beste praksis skal egendefinerte felt ikke inneholde personlige og sensitive data.

DE NESTE TRINNENE

Hvis ditt firma bruker egendefinerte felt til å lagre personlige eller sensitive data (som personnummer, navn på familiemedlemmer eller annen personidentifiserende informasjon), bør du fjerne denne informasjonen fra aktuelle felt i tjenesten og endre gjeldende konfigurasjon.

Du finner mer informasjon i FAQ (bare på engelsk).

Sammendrag av planlagte endringer

Postene i denne delen er sammendrag av endringene som gjelder fremtidige versjoner. SAP Concur forbeholder seg retten til å utsette implementeringen av, eller å fjerne helt, alle forbedringer/endringer som er nevnt her.

Concur Invoice

**Planlagte endringer** Nytt brukergrensesnitt for Concur Invoice planlagt lansert i aprilversjonen

SAP Concur tilbyr snart en ny brukeropplevelse som er rettet spesielt mot AP-brukeren (Accounts Payable) som hele tiden overvåker tilstanden til fakturalivssyklusen internt i systemet. Med en ny AP-landingsside står prinsippene "Sette i funksjon" og "Jobbe mot null" i forgrunnen, for å informere AP-brukere bedre og sikre at de jobber med oppgaven som har høyest prioritet.

Det nye brukergrensesnittet i Concur Invoice som kunder nå kan evaluere og gjøre seg kjent med, er planlagt for generell tilgjengelighet i andre kvartal i 2019.

Forretningsformål/kundefordel: Det nye grensesnittet for Concur Invoice gjør at kunder kan jobbe mer effektivt og får bedre oversikt over fakturaene underveis.

**Planlagte endringer** Endring av betalingsanmodning(er) til faktura(er)

I en fremtidig versjon erstatter SAP Concur forekomster av begrepet "betalingsanmodning" og iterasjoner av det, til begrepet "faktura" og iterasjoner av det. Disse endringene vil bli gjort i brukergrensesnittet, dokumentasjonen for Concur Invoice og i dokumentasjonen for alle andre SAP Concur-produkter der de forekommer.

Forretningsformål/kundefordel: Denne endringen bidrar til å sikre at terminologien som brukes i SAP Concur, er konsistent med industristandarden.

Innkjøpsordre

**Planlagte endringer** Importer nå for import av IO-er og IO-kvitteringer

Med funksjonen Importer nå kan kunder importere IO- og IO-kvitteringsfiler til Concur Invoice med en gang uten å måtte vente på en import som er planlagt over natten. Dette er nyttig for kunder som trenger å importere innkjøpsordrer og innkjøpsordrekvitteringer og arbeide med dem i Concur Invoice-produktet samme dag som de opprettes eksternt. Dette gjør det også mulig for kunder å utføre flere IO- og IO-kvitteringsimporter per dag for å få mer synkroniserte og oppdaterte data.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir kunder kontroll over når og hvor ofte de kan importere IO-er og IO-kvitteringer til Concur Invoice.

Budsjett

**Planlagte endringer** Arbeidsflyter for budsjett

I en fremtidig versjon vil det finnes arbeidsflyter for budsjett. Arbeidsflyter definerer hvordan systemet ruter fakturaer, utgiftsrapporter og forespørsler gjennom godkjennings- og behandlingstrinn. Med den fleksible arbeidsflytfunksjonen for Budget, kan firmaer designe arbeidsflyter som er skreddersydd til deres unike behov.

Uten budsjettgjennomgang kan budsjetter være helt brukt opp lenge før slutten av en periode eller et år, slik at organisasjonen står igjen med begrensede muligheter, og budsjettansvarlige med for eksempel overskredne budsjetter. I tillegg betyr tidlige utgifter at utgifter som er viktigere for organisasjonen, vil bli avslått fordi budsjettet er brukt opp på mindre viktige utgifter på et tidlig tidspunkt.

Å kombinere budsjettgjennomgang i arbeidsflyten tilfører verdi. Revisjonsregler og regler for arbeidsflyttrinn kan hjelpe organisasjoner med å legge inn styringselementer når det er fornuftig å finjustere etter en organisasjons spesifikke behov.

Like viktig er det å fastsette når en utgiftspost regnes som en budsjettforpliktelse. I de fleste organisasjoner skjer forpliktelsen når en utgiftspost betales. Den har gått gjennom de fleste om ikke alle godkjenningstrinnene. I andre organisasjoner skjer forpliktelsen mye tidligere. Så snart en innkjøpsrekvisisjon eller autorisasjonsforespørsel er godkjent, regnes den som "lovet".

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen vil gi kunder kontroll over budsjettutgiftene, for eksempel for å unngå å overskride budsjetter for tidlig i en budsjettperiode eller et budsjettår.

Sikkerhet

**Planlagte endringer** Ingen fremtidige massetilbakestillinger av passord eller masseoppdateringer via importfil

I en fremtidig versjon kommer funksjonaliteten for å tilbakestille eller oppdatere brukerpassord via Brukerimport og Medarbeiderimport til å fjernes. Funksjonaliteten for å definere passordet for nye brukere under førstegangsimport via Brukerimport og Medarbeiderimport forblir tilgjengelig.

BRUKERIMPORT

Passordfeltet forblir tilgjengelig i Excel-malen som kan lastes ned, men feltet leses bare av første gangen filen importeres eller når det opprettes en ny bruker i systemet. Etterfølgende bruk av dette feltet ignoreres i systemet.

Du finner generell informasjon om denne funksjonaliteten i Shared: User Import User Guide.

MEDARBEIDERIMPORT

Passordfeltene forblir tilgjengelige i 100-, 300-, 305- og 310-postsettene, men de leses bare av første gangen filen importeres eller når det opprettes en ny bruker i systemet. Etterfølgende bruk av dette feltet ignoreres i systemet. Funksjonaliteten for oppdatering og erstatning av passord på 100-posten brukes ikke lenger.

Du finner generell informasjon om denne funksjonaliteten i Shared: Spesifikasjon av medarbeiderimport.

Forretningsformål/kundefordel: Denne endringen sørger for forbedret sikkerhet for brukerpassord.

Firmaadministrasjon

**Planlagte endringer** Sammensatte pålogginger avvikles

I en fremtidig versjon kommer ikke SAP Concur lenger til å støtte URL-adresser til påloggingssider med sammensatt pålogging.

Funksjonaliteten for sammensatt pålogging gjør det mulig for brukere å bruke en påloggings-ID som ikke inkluderer et domene, for pålogging i SAP Concur-produkter. En typisk URL-adresse for en påloggingsside med sammensatt pålogging inkluderer navnet på enheten (f.eks. entity=pxxxxxxxxx) og er formatert på følgende måte: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Når denne endringen er implementert, må alle brukere som bare bruker brukernavn for pålogging, bruke CTE-påloggingsnavnet i stedet for påloggings-ID-en for å logge seg på SAP Concur-produkter.

I tillegg kommer alle klienter til å bruke den standard påloggingssiden for å få tilgang til SAP Concur-produkter. Du finner den standard påloggingssiden på følgende adresse: https://www.concursolutions.com/nui/signin

De sammensatte påloggingssidene for www.concursolutions.com fjernes 11. mai 2019.

PÅVIRKNING FOR BRUKERE

Brukere som logger på via en sammensatt påloggingsside (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) og som ikke bruker ampersand-tegnet (&) i brukernavnet, må ta kontakt med firmaets administrator for å få et CTE-påloggingsnavn. Brukerpassordene forblir de samme.

Funksjonaliteten for enkeltpålogging (SSO) påvirkes ikke av denne endringen. Følgende brukere påvirkes ikke ettersom de ikke logger på via https://www.concursolutions.com:

  • SAP Concur SSO-pålogging på nettet

  • SAP Concur Mobile brukernavn/passord

  • SAP Concur Mobile SSO

Forretningsformål/kundefordel: Avvikling av denne funksjonen gir forbedret stabilitet og suksessrate for pålogginger samtidig som det gir redusert påloggingsavhengighet.

**Planlagte endringer** Selvbetjeningsalternativ for enkeltpålogging (SSO) kommer til SAP Concur

Med enkeltpålogging får brukere tilgang til flere applikasjoner ved å bruke ett sett med påloggingsinformasjon. For øyeblikket har SAP Concur to metoder for pålogging: Med brukernavn og passord, eller ved å bruke SSO med påloggingsinformasjon for identitetsleverandør (IdP), for eksempel en brukers påloggingsinformasjon for sin organisasjon.

SAP Concur planlegger å legge til en funksjon for administrasjon av enkeltpålogging (SSO) i SAP Concur som gir SAP Concur-kunder et selvbetjeningsalternativ for konfigurasjon av SSO for sin organisasjon. SSO støttes for øyeblikket for Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request og Concur Travel.

Andre SAP Concur-produkter og -tjenester er utenfor omfanget av denne første versjonen.

Den nye funksjonen for administrasjon av enkeltpålogging (SSO) vil være tilgjengelig fra siden Administrasjon > Firma > Firmaadministrasjon.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir SAP Concur-kunder et selvbetjeningsalternativ for konfigurasjon av SSO.

**Planlagte endringer** Ny påloggingsside for SAP Concur

SAP Concur planlegger å legge til en ny påloggingsside som gir en oppdatert påloggingsopplevelse for brukere som logger på med brukernavn og passord. Nåværende brukere som bruker enkeltpålogging (SSO), kan starte SSO-påloggingsprosessen på www.concursolutions.com. Denne funksjonen er planlagt for 2019.

Den nye funksjonen for påloggingssiden omfatter følgende:

  • Totrinnspålogging: Gir forbedret sikkerhet, oppfyller aktuelle bransjestandarder og gir en bedre suksessrate for pålogging

  • Pålogging med flere kontoer: gir administratorer muligheten til å logge på med flere kontoer (planlagt for en fremtidig versjon)

  • Brukeravatar: Forbedrer brukeropplevelsen (planlagt i en fremtidig versjon)

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen gir bedre sikkerhet og en raskere, mer praktisk opplevelse for brukere som logger på SAP Concur-produkter og -tjenester.

**Planlagte endringer** Ny side for glemt passord og avvikling av relatert funksjon

SAP Concur legger til en ny funksjon for glemt passord på påloggingssiden for SAP Concur som gir en oppdatert påloggingsopplevelse for brukere som logger på med brukernavn og passord.

Når den nye funksjonen for glemt passord lanseres (planlagt 11. mai), avvikles følgende funksjonalitet på den eksisterende siden for glemt passord:

  • Sikkerhetsspørsmål: Brukere får ikke lenger beskjed om å oppgi sikkerhetsspørsmål for å bekrefte pålogging.

  • Tekst på siden: Det vises ikke lenger tekst som er tilpasset for firmaet.

  • Passordtips: Alternativet Send meg en e-post med passordtipset mitt fjernes.

Forretningsformål/kundefordel: Denne funksjonen sikrer forbedret sikkerhet for brukerpassord og effektiviserer brukeropplevelsen.

Opplæringsadministrasjon

**Planlagte endringer** Optimere og flytte siden

For å forenkle siden Opplæringsadministrasjon, endres funksjonaliteten og innholdet.

I tillegg til innholdsendringer, flyttes tilgang til siden Opplæringsadministrasjon fra Firmaadministrasjon til Verktøy.

Forretningsformål/kundefordel: Disse endringene gjør funksjonen Opplæringsadministrasjon enklere å finne og bruke.

Testbrukeradmin

**Planlagte endringer** Avvikling av funksjonaliteten Tøm testbrukertransaksjoner

SAP Concur er i ferd med å avvikle funksjonaliteten i funksjonen Testbrukeradmin som fjerner testbrukeres transaksjoner fra Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel og Concur Request.

Forretningsformål/kundefordel: Med denne endringen kan SAP Concur bruke flere ressurser på å utvikle og vedlikeholde funksjoner som brukes av mange eller de fleste av kundene våre.

Diverse

**Planlagte endringer** Arkivere deaktiverte brukerdata

Denne informasjonen vil ikke lenger vises i versjonsinformasjonen.

For mer informasjon om deaktiverte brukere, se Generell informasjon: Informasjonsark for deaktivert brukerdata.

Kundemeldinger

Postene i denne delen inneholder referansemateriale som gjelder alle klienter.

SAP Concurs ikke-tilknyttede underbehandlere

Listen over ikke-tilknyttede underbehandlere er tilgjengelig her: SAP Concurs liste over underbehandlere (bare tilgjengelig på engelsk)

Månedlige nettlesersertifiseringer

Månedlige nettlesersertifiseringer, både nåværende og planlagte, er tilgjengelige i den andre månedlige versjonsinformasjonen fra SAP Concur fra Nyheter - Professional Edition