Concur Invoice, profesjonell utgave – administrasjonshjelp

Budsjetterminologi

I denne tabellen finner du en beskrivelse av terminologien som brukes for Budsjett-funksjonen.

Felt

Beskrivelse

Budsjettkategori

Dette er en gruppe utgiftstyper som du kan administrere budsjetter fra.

Budsjettvaluta

Dette er valutaen til en budsjettpost. Budsjettposter vises alltid i budsjettvalutaen og har forrang for valutainnstillingene i Profilinnstillinger. Utgiftsposter konverteres til budsjettvalutaen med utgangspunkt i innsendingsdatoen eller datoen for fakturering/utgift. De faktiske fakturaene, innkjøpsrekvisisjonene, utgiftsrapportene eller autorisasjonsforespørslene blir ikke konvertert.

Budsjettdashboard

Dashboardet viser budsjettbruk til dags dato, inkludert forhåndsgodkjente utgifter, for en godkjenners budsjett. Budsjettansvarlige kan vise budsjettene og ta informerte budsjettavgjørelser.

Budsjettpost

Dette er det årlige budsjettet, inkludert regnskapsår, budsjetteier, budsjettnavn og beskrivelse.

Budsjettperiode

Dette er del av budsjettposten. Budsjettposten har én eller flere budsjettperioder avhengig av periodetypen til budsjettposten. Hver budsjettperiode er tilknyttet en regnskapsperiode og har et budsjettbeløp for den regnskapsperioden og budsjettposten.

Budsjettsporing

Professional-versjonene av Concur Invoice, Expense og Request gir fleksibilitet i valg av felt for faktura, utgiftsrapport for innkjøpsrekvisisjon og forespørsel som du vil spore for budsjettformål. Denne fleksibiliteten krever flere konfigurasjonstrinn sammenlignet med Standard-versjonene. Hvis alle feltene som trenger budsjettsporing, allerede er definert i verktøyet Formularer og felt for fakturaer, innkjøpsrekvisisjoner, utgiftsrapporter og forespørsler, trenger du bare å identifisere disse feltene på fanearket Budsjettsporingsfelt i budsjettkonfigurasjonen. Budsjettsporingsfeltene kan tilordnes egendefinerte felt, organisasjonsenhetsfelt og alle tekstfelt fra SAP Concur.

Lederhierarki

Et lederhierarki består av lederne som brukerne rapporterer til, enten direkte eller indirekte. Hvis en bruker eller en administrator har definert en budsjettansvarlig for en budsjettpost, samsvares utgiftsposter etter budsjettposten hvis innsenderen av utgiftspostene rapporterer til en av lederne som står oppført på fanearket Administrer ledere (valgfritt) for budsjettposten.

Ledere som er oppført på fanearket Administrer ledere (valgfritt), har rollen Budsjettgodkjenner/-ansvarlig.

MERK: Hvis du vil vise fanearket Administrer ledere (valgfritt), må administratoren ha valgt (aktivert) dette alternativet i budsjettinnstillingene.

Samsvarskriterier

Utgiftsrapporter, fakturaer, innkjøpsrekvisisjoner og forespørsler kan samsvares med én eller flere budsjettposter. Samsvarskriteriene er som følger:

  • Når en utgiftstype til en linjepost samsvarer med en budsjettkategori for en budsjettpost

    • Hvis en budsjettpost mangler budsjettkategori, godtas alle utgiftstyper for samsvar

  • Når innsenderen av fakturaer, innkjøpsrekvisisjonen, utgiftsrapporten eller autorisasjonsforespørselen rapporterer til én av budsjettgodkjennerne som er oppført i et lederhierarki for en budsjettpost

    • Hvis en budsjettpost mangler lederhierarki, godtas poster fra alle brukere uavhengig av organisasjonsstrukturen

  • Når en transaksjonsdato for utgiftsrapport, dato for innkjøpsrekvisisjon, fakturadato for betalingsanmodning eller sluttdato for autorisasjonsforespørsel faller innenfor en regnskapsperiode som er tilknyttet en budsjettperiode

    • Hvis en regnskapsperiode er merket som inaktiv, avstemmes kostnadsposisjonen med neste aktive regnskapsperiode

    • Hvis ingen fremtidige regnskapsperioder er aktive, blir ikke kostnadsposisjonen avstemt med en budsjettpost

MERK: Hvis det ikke er knyttet budsjettkategorier eller budsjettledere til en budsjettpost, samsvares alle utgiftsposter basert på regnskapsperioden

Periodetype

Hver budsjettpost har en periodetype. Periodetypen avgjør kontrollnivået for en budsjettpost. Administratorer kan velge årlig, kvartalsvis eller månedlig.

Eksempel: Hvis administratorene velger månedlig som periodetype, styres budsjettposten månedlig, og budsjettbeløpene for hver månedlige periode må oppgis. Budsjettposter vises i budsjettdashboardene for hver måned, og resterende budsjett bruker de månedlige budsjettbeløpene på "bruk eller tap"-basis.

Forbrukspost

Dette er en spesifikk post som bruker en del av et budsjett, for eksempel en utgiftstilordning, utgiftspost, fakturafordeling, fakturalinjepost, fordeling av innkjøpsrekvisisjon, forventet utgiftsforespørsel eller et forespørselssegment.

En forbrukspost kan referere til én eller flere budsjettposter.