Gestione di Impostazioni budget
Impostazioni budget è disponibile per gli utenti con ruolo Amministratore budget.
Per le Professional Edition, gli utenti devono disporre anche del ruolo Amministratore configurazione fatture (limitato), Amministratore della Configurazione delle spese (limitato) o Amministratore della configurazione di richiesta (limitato).
Impostazione | Descrizione |
|---|---|
Fuso orario (viene visualizzato solo per utenti interni di Concur) | Questa impostazione determina esattamente l'inizio del primo e la fine dell'ultimo giorno dell'anno. Quando il primo amministratore utente crea un anno fiscale, l'operazione viene registrata e questa impostazione mostra il fuso orario della posizione dell'utente. Solo Concur può modificare questa impostazione. Rivolgersi all'Assistenza Concur per creare una richiesta di servizio. |
Percentuale limite di avviso | Quando un budget raggiunge una determinata percentuale (80% per impostazione predefinita), il proprietario o l'approvatore del budget visualizzerà un indicatore visivo giallo quando il budget viene utilizzato oltre questa percentuale. |
Percentuale limite di controllo | Quando un budget raggiunge una determinata percentuale (100% per impostazione predefinita), il proprietario o l'approvatore del budget visualizzerà un indicatore visivo rosso quando il budget viene utilizzato oltre questa percentuale. |
Invia notifiche di limite di avviso | Se questa opzione è selezionata (attivata), i proprietari budget riceveranno un avviso tramite e-mail quando il budget supera il limite di avviso. |
Invia notifiche di limite di controllo | Se questa opzione è selezionata (attivata), i proprietari budget riceveranno un avviso tramite e-mail quando il budget supera il limite di avviso o di controllo. |
Limita notifiche per budget passati | Se questa opzione è selezionata (attivata), i proprietari budget non riceveranno notifiche tramite e-mail per i dati passati, ma solo per i periodi precedenti, il periodo attuale e i periodi futuro. Pertanto, selezionando questa opzione, riceveranno un numero inferiore di notifiche via e-mail. |
Responsabile del budget alternativo | Se l'utente non ha inserito alcun approvatore nel campo Responsabile del budget dell'utente in Approvatori della fattura o Approvatori delle spese all’interno di Impostazioni profilo, il sistema utilizza l'approvatore selezionato nell’elenco Responsabile del budget alternativo. Sono disponibili le seguenti opzioni: NOTA: per visualizzare l'elenco Responsabile del budget alternativo, è necessario selezionare (attivare) l'opzione Attiva filtro per responsabile budget nella pagina Impostazioni budget.
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Mostra spese non inviate (Solo Expense) | Gli amministratori possono selezionare (attivare) una delle seguenti opzioni:
Per ulteriori informazioni sulle opzioni summenzionate, consultare la sezione Mostra spese non inviate al di sotto della presente tabella. |
Include Pending Amount in Remaining Amount calculation (Includi importo in sospeso nel calcolo dell'importo rimanente) | Le aziende che desiderano includere l'importo in sospeso nell'importo rimanente calcolato devono selezionare (attivare) questa impostazione. Ciò significa che l'importo in sospeso verrà sottratto all'importo rimanente. Se l'impostazione è selezionata (attivata), l'importo rimanente è pari all'importo del budget meno l'importo speso e l'importo in sospeso. In questo scenario, i clienti vogliono in genere che l'importo disponibile rifletta realisticamente l'importo ancora da spendere e stimano che la maggior parte delle voci in sospeso verrà approvata. Se l'impostazione è deselezionata (disattivata), l'importo rimanente è pari all'importo del budget meno l'importo speso. In questo scenario, i clienti vogliono in genere che l'importo rimanente rifletta l'importo ancora sotto il loro controllo. Le voci di spesa in sospeso possono essere rifiutate. |
| Attiva acquisizione budget per richiesta | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per attivare l'acquisizione budget per Request. |
Attiva acquisizione budget per Expense | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per attivare l'acquisizione budget per Expense. |
Attiva acquisizione budget per richiesta di acquisto | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per attivare l'acquisizione budget per le richieste di acquisto. |
Attiva acquisizione budget per Invoice | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per attivare l'acquisizione budget per Invoice. |
Contrassegna voci budget richiesta come spese dopo l'approvazione della richiesta (Solo Request) | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per far sì che, una volta approvata la richiesta, le voci di budget della richiesta vengano contrassegnate come spese. Ciò significa che la richiesta passerà da In sospeso a Spesa. |
Contrassegna richieste di acquisto come spese dopo l'approvazione dell'elaboratore (solo richieste d'acquisto in Invoice) | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per far sì che, una volta approvata dall’elaboratore, la richiesta d’acquisto venga contrassegnata come spesa. La richiesta d'acquisto rimane contrassegnata come spesa finché non viene collegata a una fattura. Ciò significa che il sistema riconosce l'approvazione di pre-autorizzazione come approvazione finale. |
Attiva filtro per responsabile budget | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per far sì che la scheda Filtra per responsabili (facoltativo) venga visualizzata in Voci budget. Quando l'amministratore seleziona questa opzione, le spese vengono acquisite in base alla Gerarchia responsabili. Se l'amministratore lascia questa opzione deselezionata (disattivata), la spesa verrà acquisita prendendo in considerazione le configurazioni delle categorie di budget e i campi per tracciamento budget, mentre la Gerarchia responsabili verrà ignorata anche se configurata. Questa impostazione è deselezionata (disattivata) per impostazione predefinita. |
| Utilizza importo netto di spesa (solo Concur Expense) | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo affinché l'importo di rimborso venga detratto dall'importo lordo in modo che le note spese includano le imposte. Questo è utile in paesi in cui le aziende possono richiedere le imposte delle note spese, ad esempio i paesi che utilizzano l'IVA. |
| Utilizza importo netto fattura (solo Concur Invoice) | Gli amministratori possono scegliere se utilizzare l'importo netto o lordo della fattura. L'opzione è selezionata per impostazione predefinita. Se l'amministratore desidera includere le tasse e i costi di spedizione, l'opzione deve essere deselezionata (disabilitata). |
Attiva intervallo date per tipo di periodo budget | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per consentire le voci di budget in base a intervalli di date, anziché ad anno fiscale e periodo fiscale. Se l'amministratore seleziona questa opzione, le pagine Aggiungi voce budget e Modifica voce budget visualizzano il valore Intervallo di date nel campo Tipo periodo. Se l'amministratore seleziona Intervallo di date per la voce di budget, la pagina visualizza i campi Data di inizio e Data di fine. Il modello di importazione delle voci di budget visualizza le colonne della data di inizio e di fine. |
| Attiva adeguamenti proprietario del budget | L'amministratore può selezionare (attivare) questa casella di controllo per consentire ai proprietari budget di aggiungere adeguamenti a un budget. Quando l'amministratore seleziona questa opzione, i proprietari budget visualizzano nel Dashboard budget una nuova opzione, Aggiungi adeguamento, che consente loro di aggiungere un adeguamento a un budget. NOTA: anche l'amministratore budget può aggiungere adeguamenti al budget dall'apposito dashboard. |
Mostra spese non inviate (solo Expense)
L’impostazione Mostra spese non inviate in Impostazioni budget consente ai proprietari budget di visualizzare il saldo delle voci di spesa non ancora inviate e rappresenta una combinazione di note spese non inviate e spese disponibili non allegate a una nota spese. L’impostazione presenta tre opzioni, che determinano i budget visualizzabili dai proprietari nel Dashboard budget e dopo aver fatto clic sul collegamento Visualizza budget in Expense.
La seguente tabella descrive le opzioni disponibili per l’impostazione Mostra spese non inviate.
Impostazione Mostra spese non inviate | Descrizione |
|---|---|
Non mostrare importi di spese non inviate | Se l'amministratore seleziona questa opzione, gli importi non spesi non vengono mostrati nel Dashboard budget. Questa opzione costituisce il valore predefinito. I clienti possono selezionare questa opzione quando ritengono che meno dell’80% delle spese disponibili e delle note spese non inviate sia stato abbinato correttamente a un budget. Sotto questo valore soglia, l'importo non speso diventa meno utile e può essere fonte di confusione per i singoli proprietari budget. NOTA: è possibile che non vi siano informazioni sufficienti per abbinare correttamente le spese disponibili. Le note spese non inviate possono aver raggiunto fasi differenti del processo ed essere semplicemente create o completamente aggiornate o pronte per l’invio. |
Mostra importi di spese non inviate come In sospeso | Se l’amministratore seleziona questa opzione, le spese disponibili e quelle non inviate vengono incluse nell’importo in sospeso indicato in Dashboard budget e nella vista di transazione (attraverso il collegamento Visualizza budget). I clienti possono selezionare questa opzione quando ritengono che almeno il 95% delle spese disponibili e delle note spese non inviate sia stato abbinato correttamente a un budget. NOTA: quando l'amministratore seleziona questa opzione, le transazioni con carta di credito e gli estratti conto non vengono visualizzati nel raggruppamento di budget In sospeso. Vengono invece visualizzati nel raggruppamento di budget Spesa. |
Mostra saldo di spese non inviate | Se l’amministratore seleziona questa opzione, le spese vengono visualizzate nell’importo non speso indicato in Dashboard budget e nella vista di transazione (attraverso il collegamento Visualizza budget). I clienti possono selezionare questa opzione quando ritengono che l’80/95% delle spese disponibili e delle note spese non inviate sia stato abbinato correttamente a un budget. NOTA: quando l'amministratore seleziona questa opzione, le transazioni con carta di credito e gli estratti conto non vengono visualizzati nel raggruppamento di budget Non speso. Vengono invece visualizzati nel raggruppamento di budget Spesa. |
La seconda e la terza opzione della precedente tabella offrono ai proprietari dei budget un’indicazione di come stanno realmente spendendo i propri budget e di ciò che dovranno fare nella loro futura pianificazione.
Inoltre, quando l’amministratore seleziona la seconda o la terza opzione, viene visualizzata una colonna Dipendente nella scheda Mappaggio campi di budget della scheda Campi per tracciamento budget di Configurazione budget.
