Aggiunta di una voce budget
È possibile aggiungere una voce budget per definire un budget, inclusi anno fiscale o intervallo di date, proprietario, nome e nome visualizzato del budget.
Per aggiungere una voce budget:
Nella scheda Voci budget fare clic su Nuovo.
Viene visualizzata la finestra Aggiungi voce budget.
Completare tutti i campi obbligatori.
Campo
Descrizione/Azione
Nome budget
(Obbligatorio)
Inserire un nome per il budget. Il nome può essere una combinazione qualsiasi di caratteri, ma deve essere univoco per anno fiscale.
La combinazione di nome budget con anno fiscale e proprietario budget costituisce la chiave univoca del record di budget. In nessun punto il nome budget viene visualizzato agli utenti finali.
Nome visualizzato del budget
(Obbligatorio)
Inserire una descrizione della voce budget, che verrà visualizzata nel dashboard budget, nella vista di transazione e nell’app Mobile a proprietari, visualizzatori o responsabili budget. Massimo 50 caratteri.
NOTA: per gli utenti Mobile il limite è di 20 caratteri.
Proprietario budget
(Obbligatorio)
Digitare le prime tre lettere del nome del proprietario budget per cercare un proprietario. Il risultato mostra tutti gli utenti con ruolo Proprietario budget.
Tipo periodo
(Obbligatorio)
Selezionare una delle seguenti opzioni:
Annuale
Trimestrale
Ogni mese
Intervallo di date
I budget con intervallo di date vengono definiti in base alle date di inizio e fine, anziché dagli anni fiscali, e contengono un singolo periodo di budget.
NOTA: selezionando un tipo di periodo, i periodi budget verranno rigenerati con importi pari a zero.
Anno fiscale
Selezionare l'anno fiscale associato a questa voce di budget o lasciare vuoto per le voci di budget con intervallo di date.
Data di inizio
Data di inizio della voce di budget. Viene visualizzata solo se nel campo Tipo periodo è selezionato Intervallo di date.
Data di fine
Data di fine della voce di budget. Viene visualizzata solo se nel campo Tipo periodo è selezionato Intervallo di date.
Valuta
(Opzionale)
Selezionare la valuta associata a questa voce budget.
NOTA: se la voce di budget è associata a una voce di spesa, l'elenco delle valute non può più essere modificato.
Categoria budget
(Opzionale)
Selezionare la categoria budget associata a questa voce budget.
Tipo di budget
Selezionare il tipo di budget tra Conto budget (predefinito), Conto vincolato o Conto personale. I budget a utilizzo personale sono budget associati a una persona per formazione, vitto e alloggio o altri benefit. Le voci di spesa corrisponderanno al budget personale se il responsabile del budget e il richiedente della voce di spesa coincidono e se vengono soddisfatte le altre corrispondenze configurate in Voci budget. "Conto vincolato" è solo un altro nome per sovvenzioni o budget per scopi specifici.
Budget di prova
(Opzionale)
Selezionare (attivare) la casella di controllo Budget di prova per fare in modo che Concur Invoice, Concur Expense o Concur Request acquisisca solo le transazioni degli utenti di prova. Se si deseleziona (disattiva) questa opzione, Concur Invoice, Concur Expense o Concur Request ignorerà le transazioni degli utenti di prova.
NOTA: per questa funzionalità è necessario configurare gli utenti di prova nello strumento Ammin. utente di prova.
Nella scheda Dettagli budget, nella colonna Importo budget, inserire gli importi del budget per ciascun periodo budget disponibile. I periodi budget disponibili sono determinati dal campo Tipo periodo. Le altre colonne sono campi di sola lettura.
NOTA: se l'importo di un periodo budget è pari a zero (o negativo) e un dipendente invia una nota spese, una fattura o una richiesta per quel determinato periodo di budget, il sistema non invia alcuna notifica ai proprietari per avvisarli che il loro budget ha raggiunto o superato il limite.
Nella scheda Campi per tracciamento budget (facoltativo), attivare i campi e le liste connesse da utilizzare come filtri di acquisizione della spesa. Se un campo per tracciamento budget viene attivato con valore Nessuno, non vengono acquisite spese.
Colonna
Descrizione/Azione
Stato
Indica lo stato Attivo o Inattivo del campo per tracciamento budget. Per attivare un campo per tracciamento budget, selezionare (attivare) la casella di controllo per il campo per tracciamento budget desiderato.
Nome
Nome del campo per tracciamento budget.
Tipo
Si tratta del tipo di inserimento del campo per tracciamento. Sono disponibili i seguenti tipi:
Elenco
Lista connessa
Modulo libero
Operatore
Sono disponibili i seguenti operatori:
IsEqual: operatore predefinito che filtra in base a un valore nella colonna Valore. Se è selezionato il valore Nessuno, il filtraggio si applica a uno o tutti i valori nella lista. L'amministratore può modificare l'operatore, se necessario. Ad esempio, un budget per il dipartimento Finanza presenterà il seguente filtro di tracciamento budget: Dipartimento IsEqual Finanza.
IsNotEqual: operatore utile se sono necessari tutti i valori ad eccezione di uno o se un campo nella nota spese o nella fattura è facoltativo e può includere valori vuoti oltre a valori validi. Ad esempio, se la propria azienda ha un budget distinto per il dipartimento Formazione, Formazione avrà l'operatore IsEqual e gli altri dipartimenti l'operatore IsNotEqual.
IsBlank: operatore con cui viene eseguita la corrispondenza dei budget se la voce di spesa è sprovvista di valori e il valore del campo per tracciamento budget viene ignorato. Verrà eseguito il mapping al budget senza ricerche o filtraggi.
IsNotBlank: operatore con cui viene eseguita la corrispondenza dei budget se la voce di spesa è provvista di un valore e il valore del campo per tracciamento budget viene preso in considerazione. Verrà eseguito il mapping al budget con ricerche o filtraggi.
InValueList: operatore che consente di inserire una lista di valori separati da virgola (non una lista elaborata o connessa), utile ad esempio per un proprietario budget responsabile di più centri costi nell'ambito di un budget oppure se si desidera filtrare le fatture e le richieste di acquisto in un elenco di fornitori specifici. È quindi possibile elencare i centri costi o fornitori con valori separati da virgola. Questo operatore è disponibile solo per campi di testo in forma libera.
NOTA: il valore InValueList deve essere separato da virgola senza spazi intermedi. I valori devono inoltre essere espressi sotto forma di codici elenco. Ad esempio, "FR" per "Francia".
NotInValueList: gli amministratori possono utilizzare questo operatore negativo per escludere alcuni valori. Questo operatore è disponibile solo per campi di testo in forma libera.
IsTrue: gli amministratori possono utilizzare questo operatore per filtrare in base a valori booleani. Questo operatore è disponibile solo per campi di testo in forma libera. Ad esempio, se gli amministratori selezionano un valore booleano di campo per tracciamento budget È fatturabile con l'operatore IsTrue, il sistema filtrerà solo in base alle spese fatturabili. L'operatore IsTrue prevede solo valori True.
IsNotTrue: gli amministratori possono utilizzare questo operatore per filtrare in base a valori booleani. Se un campo booleano non dispone di un valore predefinito e non è obbligatorio, viene salvato come Null (né True, né False). Questo operatore prevede valori False e Null ed è disponibile solo per campi di testo in forma libera.
IsFalse: gli amministratori possono utilizzare questo operatore per filtrare in base a valori booleani. Questo operatore è disponibile solo per campi di testo in forma libera. Ad esempio, se gli amministratori selezionano un valore booleano di campo per tracciamento budget È fatturabile con l'operatore IsFalse, il sistema non filtrerà in base alle spese fatturabili. L'operatore IsFalse prevede solo valori False, non Null.
IsNotFalse: gli amministratori possono utilizzare questo operatore per filtrare in base a valori booleani. Questo operatore è disponibile solo per campi di testo in forma libera. L'operatore IsNotFalse copre True e Null.
Valore
Valore predefinito del campo per tracciamento budget. Ad esempio, se il nome del campo è Dipartimento, il valore predefinito potrebbe contenere vari dipartimenti diversi, ad esempio Vendite, IT e Marketing.
NOTA: se un campo per tracciamento budget viene attivato con valore Nessuno, la spesa non viene acquisita. Selezionare o inserire un valore per acquisire la spesa prevista per il budget.
Fare clic sulla scheda Gestisci visualizzatori (facoltativo).
Nel campo Testo ricerca digitare le prime tre lettere del nome del responsabile e selezionare il nome corretto nell'elenco, che verrà poi aggiunto all'elenco Visualizzatori assegnati (ruolo Visualizzatore budget). Assegnare uno o più visualizzatori budget per condividere la visibilità con altri utenti. I visualizzatori budget visualizzeranno i budget nella sezione Budget condivisi del dashboard Panoramica budget.
Fare clic sulla scheda Gestisci responsabili (facoltativo).
Nel campo Testo ricerca digitare le prime tre lettere del nome del responsabile e selezionare il nome corretto nella lista, che verrà aggiunto alla lista Approvatori assegnati (ruolo Approvatore budget).
Fare clic sulla scheda Filtra per responsabili (facoltativo).
Nel campo Testo ricerca digitare le prime tre lettere del nome del responsabile e selezionare il nome corretto nella lista, che verrà poi aggiunto alla lista Responsabili assegnati (ruolo Responsabile del budget). Si assegna il responsabile del budget per questa voce se la spesa specifica deve essere acquisita mediante la gerarchia responsabili. I responsabili del budget non approvano la spesa per gli approvatori budget. I responsabili del budget visualizzeranno i budget nella sezione Budget condivisi del dashboard Panoramica budget.
Fare clic su Salva.
