Guida degli amministratori di Concur Invoice Professional Edition

Novembre 2018 - Riepilogo per amministratori di Expense Professional Edition

Pubblicazione iniziale

Amministrazione

**In corso** Formato e-mail aggiornato

SAP Concur è in fase di aggiornamento del formato di tutte le notifiche e-mail, che conferirà un aspetto più moderno e un'esperienza coerente in tutti i servizi SAP Concur.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: lo scopo è quello di offrire un'esperienza coerente e aggiornata agli utenti.

E-mail di approvazione

Eliminazione dell'approvazione o del rifiuto via e-mail (11 dicembre 2018)

Per le aziende che la utilizzano, l'eliminazione di questa funzionalità implica la modifica del contenuto delle e-mail ricevute dagli utenti che approvano le note spese.

PRIMA DELL'11 DICEMBRE 2018

Se attivata, questa funzionalità consente agli approvatori di approvare (o rifiutare) le note spese rispondendo all'e-mail.

DOPO L'11 DICEMBRE 2018

Dopo l'eliminazione di questa funzionalità, gli approvatori potranno approvare le note spese mediante SAP Concur mobile app o www.concursolutions.com.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa modifica sanerà una lacuna nella sicurezza e consentirà a SAP Concur di dedicare più risorse alle funzionalità utilizzate da molti dei clienti o dalla maggior parte di essi.

Amministratore valute

(Venezuela) Valuta precedente ritirata: Bolívar Fuerte (VEF)

A seguito della ridenominazione della valuta in Bolívar Soberano (VES) da parte della Banca Centrale del Venezuela, il Bolívar Fuerte (VEF) è stato ritirato come valuta legale. Di conseguenza, SAP Concur ha eliminato la valuta Bolívar Fuerte (VEF) da Concur Expense.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa modifica supporta i clienti SAP Concur che utilizzano la valuta Bolívar.

**In corso** Modifica all'infrastruttura e-mail

Aggiungere gli indirizzi IP all'elenco dei mittenti sicuri

SAP Concur sta passando a una nuova infrastruttura per le e-mail in uscita dai nostri prodotti agli utenti SAP Concur. Per questo, le aziende che filtrano le e-mail in entrata in base all'indirizzo IP mittente devono aggiungere all'elenco dei mittenti sicuri i nuovi indirizzi IP per garantire la ricezione, da parte degli utenti, delle e-mail di SAP Concur.

Solo Concur Expense: tenere presente che al momento il problema qui descritto ha impatto solo sulle aziende che utilizzano Concur Expense e filtrano le e-mail in entrata in base agli indirizzi IP. Sono incluse tutte le edizioni di Expense, a prescindere dall'utilizzo, da parte dell'azienda, di Expense stesso o di un'integrazione con altri prodotti o servizi SAP Concur. Gli altri servizi SAP Concur, come Travel e Concur Pay, al momento non sono interessati.

Sono attualmente in pianificazione altre modifiche nel primo trimestre del 2019. Tenere presente che tutte le aziende interessate riceveranno una notifica con largo anticipo e ad esse saranno fornite tutte le possibili opzioni per gestire il problema.

Assistente alle spese

L'Assistente alle spese può creare note spese basate sulla trasferta

L'Assistente alle spese può creare automaticamente note spese basate sulla trasferta e aggiungere le spese alle note spese create. Attualmente, l'Assistente alle spese crea automaticamente note spese mensili come flusso di spese dell'utente in Concur Expense. Questo processo è noto come creazione di una nota spese basata sul calendario.

Con questo ampliamento, l’Assistente alle spese può creare due tipi di note spese differenti: basate sul calendario e basate sulla trasferta. Quando l'Assistente alle spese crea una nota spese basata sulla trasferta, crea automaticamente una nota spese basata su una specifica trasferta prenotata in Concur Travel, compilandola con le spese del cliente sostenute tra la data di inizio e la data di fine della trasferta.

Gli utenti potranno utilizzare l’Assistente alle spese per creare automaticamente note spese basate sul calendario o sulla trasferta, ma non entrambe.

Il tipo di note spese create dall'Assistente alle spese viene definito a livello di gruppo.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa funzionalità automatizza maggiormente il processo di creazione di note spese per una più agevole esperienza dell’utente finale.

Trasporto pubblico - Giappone (JPT)

Manutenzione Jorudan

Il database del trasporto pubblico giapponese (JPT) delle stazioni e delle linee è stato sottoposto a modifiche, ad esempio aggiunte, cambi di nome e rimozioni.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: Gli elenchi in Concur Expense continuano a rispecchiare le stazioni e le linee attuali di JPT.

Expense di nuova generazione

**In corso** Nuova interfaccia utente per gli utenti finali di Concur Expense

Aggiornamento: al fine di rispondere al feedback dei clienti e di trarne vantaggio, e di allinearci all'impegno di SAP Concur a garantire una transizione semplice e corretta, stiamo lavorando a una strategia di distribuzione rivista per Expense di nuova generazione.

SAP Concur si dedica al continuo miglioramento dei prodotti, non solo in termini delle funzionalità fornite, ma anche dell'esperienza di utilizzo di esse. Il modo in cui gli utenti interagiscono con la tecnologia cambia nel tempo, insieme alle esigenze e alle aspettative. Ci curiamo di ascoltare costantemente i nostri clienti e chiediamo loro un feedback su come migliorare l'esperienza utente.

Expense di nuova generazione è la continua evoluzione dell'esperienza utente di SAP Concur. Deriva da una vasta ricerca utenti e analisi dei dati che comprende 680 conversazioni individuali, 58 studi di utilizzabilità, oltre 3000 risposte a sondaggi e 1,3 miliardi di azioni utente al mese.

I clienti avranno la possibilità di visualizzare in anteprima e quindi attivare Expense di nuova generazione prima del cutover obbligatorio.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: il risultato è un'interfaccia utente di Expense di nuova generazione, progettata per fornire un'esperienza utente moderna, coerente e ottimizzata. Questa tecnologia offre non solo un’interfaccia utente ampliata, ma consente inoltre a SAP Concur di reagire più rapidamente alle richieste dei clienti, per soddisfare le loro mutevoli esigenze in tempo reale.

Prodotti e utenti interessati: per usufruire di questi miglioramenti, i clienti di Expense dovranno passare a Expense di nuova generazione. Di seguito sono riportate informazioni sulla tempistica e sulle risorse disponibili per garantire la semplicità e l'efficienza di questo processo a tutti gli utenti.

Queste modifiche all'interfaccia utente si applicano a:

  • Tutte le edizioni di Concur Expense (Professional/Premium e Standard)

  • Gli utenti finali; nessuna modifica per approvatori, elaboratori o amministratori

IMPORTANTE: tempistica e milestone

Sono da notare tre importanti milestone per i clienti in relazione alla transizione dall'interfaccia utente esistente ad Expense di nuova generazione.

  • Siamo attualmente nel periodo di anteprima: in questo periodo, la nuova interfaccia utente è disponibile ai clienti di tutto il mondo. Si invitano gli amministratori e i Power User a utilizzare il periodo di anteprima per familiarizzare con la nuova interfaccia e i suoi flussi di processo. Questo è anche un ottimo momento per iniziare ad aggiornare i materiali di formazione interna e a preparare l'organizzazione alla transizione obbligatoria.

  • Disponibilità generale (periodo di attivazione): il periodo di anteprima è seguito da quello di disponibilità generale. In questo periodo, Expense di nuova generazione verrà completato: tutte le funzionalità dell'interfaccia utente esistente saranno disponibili.

    I clienti dovrebbero utilizzare questo periodo per eseguire il piano di transizione delle proprie organizzazioni all'interfaccia utente di Expense di nuova generazione.

  • Cutover obbligatorio per Expense di nuova generazione: tutti i clienti dovranno passare ad Expense di nuova generazione. Questo fa in modo che SAP Concur possa continuare a offrire un'esperienza utente coerente a tutti i clienti, consentendo inoltre un superiore supporto dei prodotti.

    I clienti sono invitati a completare le attività necessarie per garantire alla loro organizzazione una transizione semplice nel periodo di anteprima, in vista della transizione del periodo di disponibilità generale.

Responsabile pagamenti

Spostamento di Accounting Extract Reconciliation (Riconciliazione estratto conto) in Monitoraggio batch

Per clienti che dispongono di Expense Pay o Expense Pay - Globale, lo strumento Accounting Extract Reconciliation (Riconciliazione estratto conto) è stato spostato da Strumenti > Ammin. Concur Classic a Strumenti > Responsabile pagamenti > Monitoraggio batch.

Il percorso di accesso precedente (Ammin. Concur Classic) era Amministrazione > Azienda > Strumenti > Ammin. Concur Classic > Responsabile rimborsi > Riconciliazione estrazione.

Il nuovo percorso di accesso (Responsabile pagamenti) è Amministrazione > Azienda > Strumenti > Responsabile pagamenti > Monitoraggio batch > Accounting Extract Reconciliation (Riconciliazione estratto conto).

Le pagine originali di Responsabile rimborsi (Amministrazione > Azienda > Strumenti > Ammin. Concur Classic > Responsabile rimborsi) verranno eliminate entro la fine del T1 2019.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa modifica consente ai responsabili dei pagamenti di avere a disposizione lo strumento in una posizione più comoda e di non dove più utilizzare le pagine originali di Responsabile rimborsi.

Indennità di trasferta

(Norvegia) Modifiche legali ai calcoli delle trasferte con spese

SAP Concur ha creato due nuove proprietà di calcolo del sistema per supportare le trasferte nazionali estese. I nomi delle nuove proprietà di calcolo del sistema sono:

  • extended_trip_domestic_govt_amount) (aliquota governativa)

  • extended_trip_domestic_comp_amount (aliquota aziendale)

Queste nuove proprietà di calcolo vengono utilizzate per le trasferte nazionali più lunghe di 28 giorni. A partire dal 29° giorno di trasferta, vengono utilizzate le nuove proprietà di calcolo. L'importo predefinito per ogni nuova proprietà è di 195 corone norvegesi (NOK).

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: Questa modifica aiuta i clienti di SAP Concur a mantenere la conformità legale.

Amministrazione

**Modifiche pianificate** Archivio dati degli utenti disattivati

Nell'ambito della continua crescita di SAP Concur, al fine di soddisfare le aspettative dei clienti e le loro esigenze aziendali, si rendono necessarie azioni di ampliamento e miglioramento delle performance del sistema.

Il nostro obiettivo è quello di migliorare notevolmente le performance dei servizi di SAP Concur riducendo la quantità di dati memorizzati nell'archivio dati di produzione. In questo modo, possiamo utilizzare la memoria del server in maniera più efficiente, riducendo i tempi di elaborazione delle transazioni. È per questo motivo che SAP Concur sta sviluppando un processo di archiviazione degli utenti che sono stati disattivati dai datori di lavoro per almeno tre anni. Il processo di archiviazione sposta i dati degli utenti "disattivati" dall'archivio di produzione a uno distinto di reporting.

Vantaggio di utente/cliente: lo spostamento dei dati degli utenti disattivati garantisce tempi di elaborazione più rapidi per le transazioni, nonché un ambiente più sicuro per le informazioni personali degli utenti inattivi.

IMPORTANTE

Al momento stiamo eseguendo la versione pilota del processo e valutandone i risultati. Il nostro obiettivo è quello di assicurarci che i clienti non subiscano un impatto negativo, di aver considerato tutti gli scenari rilevanti e che il processo di archiviazione fornisca i risultati attesi.

Non è stata fissata una data per l'implementazione di questo nuovo processo, ma la annunceremo tramite note di rilascio con largo anticipo.

**Modifiche pianificate** Nuova pagina di accesso a SAP Concur

SAP Concur pianifica di aggiungere una nuova pagina Accedi, la quale fornirà un'esperienza di accesso aggiornata agli utenti che utilizzano le credenziali di nome utente e password. Gli attuali utenti di Single Sign-On (SSO) accederanno senza dover immettere altre credenziali. Questa funzionalità è prevista per il 2019

La nuova funzionalità della pagina Accedi include quanto segue:

  • Accesso a due fasi: offre una sicurezza ampliata, è conforme agli attuali standard del settore e consente una maggiore percentuale di accessi riusciti

  • Accesso con account multipli: consente agli amministratori di accedere con più account

  • Rimozione del suggerimento password: fornisce una maggiore sicurezza per utenti e SAP Concur

  • Avatar utente: migliora l'esperienza utente (pianificato per una release futura)

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa funzionalità fornisce una maggiore sicurezza, oltre che a un'esperienza più comoda e rapida, nell'accesso ai prodotti e servizi SAP Concur da parte degli utenti.

Budget

**Modifiche pianificate** Workflow per Budget

In una release futura, saranno disponibili i workflow per Budget. I workflow definiscono il modo in cui il sistema instrada fatture, note spese e richieste mediante fasi di approvazione ed elaborazione. La funzionalità di workflow flessibile di SAP Concur per Budget consente alle aziende di progettare workflow su misura, basati sulle proprie esigenze.

Senza la revisione, i budget possono esaurirsi completamente molto prima della fine di un periodo o di un anno, lasciando le organizzazioni con poche opzioni e i proprietari budget con, ad esempio, un superamento. Inoltre, una spesa anticipata può implicare che le spese più importanti per l'organizzazione vengano rifiutate perché quelle meno rilevanti hanno già consumato il budget.

La combinazione della revisione del budget nel workflow costituisce un valore aggiunto. Le regole di revisione e delle fasi del workflow possono aiutare le organizzazioni ad aggiungere controlli quando opportuno, al fine di calibrare la soluzione in base alle loro esigenze specifiche.

Altrettanto importante è la determinazione delle voci di spesa considerate confermate a fronte di un budget. In gran parte delle organizzazioni, per "conferma" si intende l'avvenuto pagamento di una voce di spesa e il passaggio per la maggior parte delle fasi di approvazione, se non tutte. In altre organizzazioni, la conferma avviene molto prima. Non appena una richiesta di acquisto o di autorizzazione viene approvata, viene considerata "promessa".

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa funzionalità fornisce ai clienti un maggiore controllo sulle spese per evitare, ad esempio, i superamenti dei budget troppo anticipati nell'arco di un periodo o di un anno di budget.

Budget Insight

**Modifiche pianificate** Eliminazione di Budget Insight (preesistente) nel 2019

Budget Insight è uno strumento di gestione del budget che verrà eliminato il 30 giugno 2019. Si consiglia ai clienti che desiderano utilizzare la funzionalità di budget di acquistare il nuovo prodotto Budget da SAP Concur già rilasciato nell'anno in corso. Il nuovo prodotto Budget offre maggiori funzioni, un'interfaccia utente migliorata e ulteriori integrazioni con i prodotti SAP Concur. Degna di nota è l'inclusione di dati di spesa aggiuntivi di Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel e Concur Request, mentre in precedenza erano disponibili solo quelli di Concur Expense e Concur Request.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: l'eliminazione di Budget Insight offrirà ai clienti la possibilità di acquistare il prodotto Budget, che fornisce un valore aggiunto ai clienti grazie alla visibilità e alla fruibilità dei budget, disponibili quasi in tempo reale.

Amministrazione aziendale

**Modifiche pianificate** Opzione self-service per Single Sign-On (SSO) presto disponibile in SAP Concur

Single Sign-On consente agli utenti di accedere a più applicazioni mediante un set di credenziali di accesso. Attualmente SAP Concur ha due metodi per l'accesso: con nome utente e password o mediante SSO con credenziali dell'Identity Provider (IdP), ad esempio quelle di un utente per l'organizzazione.

SAP Concur prevede di aggiungere una funzionalità di gestione Single Sign-On (SSO) ai prodotti SAP Concur, offrendo così ai clienti SAP Concur un'opzione self-service per configurare SSO per l'organizzazione. SSO è attualmente supportato per Concur Expense, Invoice, Request e Travel.

Gli altri prodotti e servizi SAP Concur sono esclusi dall'ambito per questa release iniziale.

La nuova funzionalità di gestione Single Sign-On (SSO) sarà accessibile dalla pagina Amministrazione > Azienda > Ammin. aziendale.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa funzionalità fornisce ai clienti SAP Concur un'opzione self-service per configurare SSO.

Expense Pay - Globale

**Modifiche pianificate** (USD) Nuovo partner di elaborazione dei pagamenti: WUBS

I clienti del settore pubblico saranno in grado di utilizzare Western Union Business Solutions (WUBS) per elaborare i pagamenti in dollari americani (USD).

Il prodotto Expense Pay - Globale funziona analogamente, a prescindere dal partner di elaborazione dei pagamenti configurato per l'utilizzo con il proprio conto di finanziamento. La differenza tra WUBS e Bambora (o Expense Pay - Classico) si trova nel modo in cui i conti di finanziamento sono configurati in Concur Expense. Ogni partner di elaborazione dei pagamenti ha moduli specifici che devono essere completati, inviati e approvati nell'ambito del processo di onboarding.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questo ulteriore partner di elaborazione dei pagamenti costituisce un valore aggiunto per l'offerta di Expense Pay - Globale.

Amministrazione utente di prova

**Modifiche pianificate** Eliminazione della funzionalità Pulisci transazioni utente di prova

SAP Concur sta eliminando la funzionalità di Ammin. utente di prova che rimuove le transazioni degli utenti di prova da Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel e Concur Request.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: questa modifica consentirà a SAP Concur di dedicare più risorse allo sviluppo e alla manutenzione delle funzionalità più utilizzate da molti dei clienti o dalla maggior parte di essi.

Amministrazione formazione

**Modifiche pianificate** Ottimizzazione e ricollocazione delle pagine

Per semplificare la pagina Amministrazione formazione, essa non conterrà più schede, ma solo i contenuti attuali della scheda URL alternativo.

Oltre a questa modifica, l'accesso alla pagina Amministrazione formazione avverrà non più da Ammin. aziendale, ma da Strumenti.

Scopo commerciale/Vantaggio del cliente: queste modifiche renderanno la pagina più facile da individuare e utilizzare.

Notifiche ai clienti

Subincaricati non affiliati di SAP Concur

La lista di subincaricati non affiliati è disponibile qui: SAP Concur list of Subprocessors (solo in inglese)

Certificazioni browser mensili

Le certificazioni del browser mensili, sia correnti sia pianificate, sono disponibili con le altre note di rilascio mensili di SAP Concur, accessibili da Novità - Professional Edition