Dokumentation zur VorgehensweiseBestände umbuchen

 

Während die Stammdaten und die Bewegungsdaten inzwischen korrigiert wurden, müssen die Bilanzpositionen in der Hauptbuchhaltung noch korrigiert werden. Um die entsprechenden Buchungen zu korrigieren, müssen Sie die Reorganisationsaktivität Umbuchung durchführen.

Die Umbuchung findet in allen Ledgern statt, die solche Profitcenter enthalten, die an der Reorganisation teilnehmen.

Hinweis Hinweis

Die folgenden Erläuterungen gelten für alle Objektarten außer für Anlagen. Weitere Informationen finden Sie unter Reorganisation von Anlagen.

Ende des Hinweises

Die Bestandsumbuchung erfolgt ausschließlich in der Hauptbuchhaltung; andere Anwendungskomponenten (wie z.B. die Materialwirtschaft oder die Nebenbuchhaltungen) bleiben davon unberührt.

Bei der Umbuchung bucht das System die Bestände (z.B. Materialbestände, Forderungsbestände) summarisch von der alten auf die neue Kontierung um.

Die Umbuchung der Bestände ist die letzte Reorganisationsaktivität.

Umbuchungsbelege

Jeder Umbuchungsbeleg (abgesehen von Umbuchungsbelegen aus der Anlagenbuchhaltung) hat im Belegkopf folgende Angaben:

  • als Belegkopftext: den Reorganisationsplan und die Objektart (die Form ist: REORG <Plan-10stellig> / <Objektart>, z.B. REORG MYPLAN01 / MAT)

  • als Referenzschlüssel: die Objektart und der Reorganisationsplan

  • als Referenzvorgang: BKPFR

Bei der Umbuchung werden die Fixbuchungsschlüssel (Soll/Haben) für Vorgangsschlüssel “SAK” (Sachkontenbuchung) gemäß Tabelle T030B verwendet. Dies sind standardmäßig 40 für Soll- und 50 für Habenbuchungen.

Pro Buchungskreis und Ledger werden separate Belege gebucht. D.h. Bestände, die in unterschiedlichen Buchungskreisen und/oder Ledgern korrigiert werden müssen, werden in separaten Belegen umgebucht. Wenn allerdings die Werte in allen Ledgern gleichartig korrigiert werden, wird ein Beleg mit der Ledger-Gruppe “Space” gebucht.

Innerhalb eines Umbuchungsbelegs werden Bestände, die auf denselben Hauptbuchkonten, denselben Profitcentern und in derselben Währung gebucht wurden, in der Regel in einer Buchungszeile zusammengefasst. Unterschiedliche Werte in den folgenden Feldern führen zur Erzeugung separater Buchungszeilen:

  • verbundene Unternehmen (Feldname VBUND)

  • Bewegungsart (Feldname RMVCT)

  • Felder, die im Customer-Include CI_FAGL_R_MAP_CUST hinzugefügt wurden

In der Implementierung der Objektart kann festgelegt sein, dass bestimmte Felder unverändert mitgebucht werden. In diesem Fall gilt für die betroffenen Felder Folgendes: Das Segment wird nicht neu abgeleitet; die Bewegungsart stammt dann nicht aus dem Customizing; und die Partnerfelder werden nicht vertauscht (s. Abschnitt “Konsolidierungsvorbereitung” unten). In diesem Fall sind die entsprechenden Felder in der Objektliste unter Umbuchung gefüllt. Anderenfalls (und dies ist der Regelfall) ist das entsprechende Feld dort leer, so beispielsweise wenn das Feld bei der Buchung abgeleitet wird.

Konsolidierungsvorbereitung

Sofern die umzubuchende Objektart nicht bestimmt, dass Partnerkontierungen (Partnerprofitcenter, Partnersegment) beibehalten werden sollen, wird für die bestandsmindernde Zeile mit Kontierung alt, Partnerkontierung neu und für die bestandserhöhende Zeile mit Kontierung neu, Partnerkontierung alt gebucht.

Beispiel Beispiel

Der Bestand auf Profitcenter PCA wird umgebucht auf Profitcenter PCB.

Betrag

Währung

Profitcenter

Partnerprofitcenter

40–

EUR

PCA

PCB

40

EUR

PCB

PCA
Ende des Beispiels.

Bei den Objektarten Forderungen und Verbindlichkeiten behält das System die Partnerkontierung bei. Weitere Informationen finden Sie unter Umbuchung von Forderungen und Verbindlichkeiten.

Voraussetzungen

Bevor Sie die Bestände umbuchen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie haben die Umkontierung durchgeführt.

  • Für die Umbuchung benötigen Sie eine Reorganisationsbelegart.

    Weitere Informationen dazu finden Sie unter Voraussetzungen und Customizing für die Reorganisation.

  • Wir empfehlen, separate Konsolidierungsbewegungsarten zu pflegen, damit die Reorganisationsumbuchungen in Summenberichten separat ausgewiesen werden können. Im Customizing der Reorganisation haben Sie dazu festgelegt, welche Konsolidierungsbewegungsarten das System bei Reorganisationsumbuchungen für Bestandszugänge und -abgänge verwenden soll (z.B. für die Umbuchung von Materialbeständen).

    Das System verwendet die dort festgelegten Konsolidierungsbewegungsarten nur, sofern die Objektart bei der Ermittlung des umzubuchenden Bestands keine Bewegungsart vorgibt.

    Weitere Informationen dazu finden Sie unter Voraussetzungen und Customizing für die Reorganisation.

  • Die umzubuchenden Bestände wurden pro Ledger ermittelt. Beim Umbuchen der Bestände bucht das System dann mit der gleichnamigen Ledger-Gruppe. Die gleichnamige Ledger-Gruppe muss vorhanden sein, und ausschließlich das gleichnamige Ledger beinhalten (und kein weiteres Ledger).

    Hinweis Hinweis

    Wenn Sie die Ledger-Gruppe bebuchen wollen, obwohl sie mehrere Ledger beinhaltet, können Sie die entsprechende Fehlermeldung (FAGL_REORGANIZATION 072) als Warnung aussteuern. Das System bebucht dann alle Ledger der Ledger-Gruppe. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die Bestände tatsächlich in allen betroffenen Ledgern zu korrigieren sind.

    Ende des Hinweises

  • Bestände in nicht direkt bebuchbaren Ledgern (z.B. Tages- oder Wochenledgern) können nicht korrigiert werden, es sei denn das Ledger wird über eine Ledger-Gruppe bebucht, dessen gleichnamiges Ledger ebenfalls korrigiert wird.

    Hinweis Hinweis

    In diesem Fall müssen Sie die Fehlermeldung FAGL_REORGANIZATION 072 als Warnung aussteuern (siehe oben).

    Beispiel: Ledger T1 ist ein Tagesledger und ist daher nicht direkt bebuchbar. Ledger L1 enthält Bestände, die korrigiert werden müssen. Die gleichnamige Ledger-Gruppe L1 enthält Ledger L1 und T1.

    Wenn die Meldung FAGL_REORGANIZATION 072 als Warnung ausgesteuert ist, wird Ledger-Gruppe L1 bebucht und somit Bestände in Ledger L1 und T1 korrigiert.

    Ende des Hinweises

  • Standardmäßig ist das Buchungsdatum das Reorganisationsdatum. Daher muss zum Reorganisationsdatum die Reorganisationsperiode im Finanzwesen geöffnet sein.

  • Einige Objektarten bestimmen selbst die Periode, in der die Bestände korrigiert werden sollen.

    Falls der Bestand in allen Ledgern korrigiert werden soll, wird als Buchungsdatum der erste Tag der Periode des führenden Ledgers ermittelt, wobei das Buchungsdatum nie vor dem Reorganisationsdatum liegt.

    Falls der Bestand nur in einer bestimmten Ledger-Gruppe korrigiert werden soll, wird als Buchungsdatum der erste Tag der Periode des repräsentativen Ledgers der Ledger-Gruppe ermittelt. Auch hier liegt das Buchungsdatum nie vor dem Reorganisationsdatum.

  • Das Buchungsdatum der Umbuchung ist stets der erste Tag einer Periode des führenden Ledgers (oder des repräsentativen Ledgers). Andere Ledger sollten in den Geschäftsjahresvarianten denselben Periodenschnitt aufweisen.

    Wenn hingegen die Geschäftsjahresvarianten der anderen Ledger so definiert sind, dass deren Periodenbeginn vom Periodenbeginn des führenden Ledgers bzw. des repräsentativen Ledgers abweicht, so erfolgt die Umbuchung in diesen Ledgern unter Umständen nicht periodengerecht; dadurch entstehen Unschärfen.

    Beispiel Beispiel

    Reorganisationsdatum ist der erste Tag der Periode des führenden Ledgers, z.B. 1.4.2010. Ein weiteres Ledger hat eine abweichende Geschäftsjahresvariante: Die Periode 3 erstreckt sich vom 5.3.2010 bis zum 5.4.2010. Die Umkontierung erfolgt zum 10.4.2010.

    Alle Bestände, die bis zu diesem Datum auf der alten Kontierung entstanden sind, werden im Schritt Umbuchung zum 1.4.2010 umgebucht werden. Für das führende Ledger erfolgt somit die Umbuchung in Periode 4, für das weitere Ledger jedoch in Periode 3. Die Bestände, die zwischen dem 6.4.2010 und dem Datum der Umkontierung (10.4.2010) entstanden sind, sind jedoch eigentlich erst in Periode 4 entstanden, werden aber dennoch in Periode 3 umgebucht.

    Ende des Beispiels.

  • Wenn Sie kundeneigene Felder verwenden, können Sie diese Felder auch bei der Reorganisationsumbuchung füllen.

    Hierzu müssen Sie die Felder in das Customer–Include CI_FAGL_R_MAP_CUST aufnehmen.

    • Wenn es sich bei dem hinzugefügten Feld um eine SAP-Standardkontierung handelt, so wird das Feld – sofern möglich - automatisch vom System gefüllt.

    • Wenn es sich bei dem hinzugefügten Feld um eine kundendefinierte Kontierung handelt, so müssen Sie das Feld in den BAdI-Implementierungen der jeweiligen Objektarten selbst füllen.

    Beispiel Beispiel

    Sie haben die Felder ZZ_WERKS und ZZ_HUGO zum Kontierungsblock hinzugefügt. Sie müssen die Felder in das Customer–Include CI_FAGL_R_MAP_CUST aufnehmen. Bei der Umbuchung von Materialbeständen wird das Feld ZZ_WERKS automatisch mit dem Wert aus dem Feld WERKS gefüllt, da es sich um eine SAP-Standardkontierung handelt. Das Feld ZZ_HUGO müssen Sie jedoch in der BAdI-Implementierung der Objektart selbst füllen, da es eine kundendefinierte Kontierung ist.

    Ende des Beispiels.

Vorgehensweise

Als Reorganisationsmanager gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Rufen Sie in der Reorganisationsplan-Übersicht den Reorganisationsplan auf.

  2. Auf der Registerkarte Objektlisten navigieren Sie im Bereich Umbuchung zur Zeile für die gewünschte Objektart (z.B. Material).

    Falls Sie große Datenvolumina haben, gehen Sie wie folgt vor:

    Sofern die Objektart abhängige Objektarten hat, expandieren Sie in der hierarchischen Darstellung den Eintrag für die Objektart. Für jede abhängige Objektart und für die Objektart erster Ebene gehen Sie wie folgt vor:

    1. Markieren Sie die Zeile für die gewünschte Objektart, und wählen die Drucktaste Umbuchen.

      Geben Sie einen Zeitpunkt für die Umbuchung an.

    2. Sofern noch nicht geschehen, ermittelt das System die umzubuchenden Bestände. (Für manche Objektarten ermittelt das System die umzubuchenden Bestände bereits bei der Umkontierung.)

      Bei erfolgreicher Bestandsermittlung für ein Objekt setzt das System den Status auf Bestandsermittlung erfolgreich.

    3. Das System nimmt die Umbuchung vor.

    4. Bei erfolgreicher Umbuchung eines Objekts setzt das System den Objektstatus auf Erfolgreich reorganisiert.

  3. Das Ergebnis der Umbuchung können Sie pro Objektliste anschauen, indem Sie diese öffnen und auf der Registerkarte Umbuchung die ermittelten Bestände prüfen. Um einzelne Umbuchungsbelege zu prüfen, können Sie über die hier verlinkte Belegnummer in die Beleganzeige abspringen.

Ergebnis

In einer Liste zeigt das System für jedes Objekt die umzubuchenden bzw. umgebuchten Bestände an sowie ggf. den Link auf den Beleg, mit dem der jeweilige Bestand umgebucht wurde (Absprung in die Beleganzeige).

Das Protokoll enthält (wie bei den vorhergehenden Schritten auch) die Fehlermeldungen.

Wenn alle zu generierenden Objektlisten generiert, umkontiert und umgebucht wurden, können Sie den Reorganisationsplan abschließen.