Concur Invoice, standardutgave – hjelp for sluttbrukere

Fakse kvitteringsbilder for en faktura

Hvis firmaet ditt bruker SAP Concurs bildetjeneste, kan du fakse fakturakvitteringene.

Det må følge med en faksforside for hvert kvitteringssett, da strekkodene på faksforsiden identifiserer fakturaen som kvitteringene er knyttet til.

Fakse kvitteringene

Slik fakser du kvitteringene:

  1. Fullfør fakturaen som vanlig.

  2. Velg Skriv ut > Fakturaskanning/telefaksforside. Forsiden vises.

  3. Klikk på Skriv ut.
  4. Klikk på Lukk når du har skrevet ut faksforsiden.

  5. Les faksinstruksjonene på faksforsiden og under Tips om faksing nedenfor.

  6. Legg kvitteringene i et gjennomsiktig plastomslag, eller tape dem på et eget A4-ark når du skal fakse dem.

  7. Legg faksforsiden for kvitteringer – og deretter kvitteringene – inn i en faksmaskin, og send dem ved å bruke bildenummeret som vises på faksforsiden.

Når faksen er mottatt og behandlet, skal det være mulig å vise bildet i Concur Invoice etter omtrent fem minutter. For å vise de faksede kvitteringene velger du Vise bilde, eller Handlinger > Vise bilde.

Legg merke til følgende:

  • Hvis du har fakset feil kvitteringer (før du sender inn fakturaen), kan du slette og prøve på nytt.

  • Hvis du har problemer, kan du se gjennom merknadene nedenfor og informasjonen om Feilsøke fakser.

Statusside

Det kan bli lagt til en statusside i PDF-filen som indikerer at filene ikke kunne behandles (for eksempel på grunn av passordbeskyttelse eller feil filtype). Statussiden inneholder ikke filnavn eller årsaken til feilen. Den viser imidlertid hvilke(n) fil(er) som mislyktes, for eksempel Fil nr. 1 Fullført, Fil nr. 2 Mislyktes, Fil nr. 3 Fullført. Du kan deretter kontrollere PDF-filen og bestemme hvilke filer du må rette opp og laste opp på nytt.

Legg merke til følgende:

  • Hvis ingen filer mislykkes under behandlingen, finnes det ingen statusside.

  • Hvis noen filer mislykkes under behandlingen, vises statussiden med en liste over hvilke som er fullført og hvilke som mislyktes.

  • Hvis alle filene mislykkes under behandlingen, består PDF-filen bare av statussiden.

Tips om faksing

  • Legg de nødvendige kvitteringene i et gjennomsiktig plastomslag, eller tape dem på et eget A4-ark når du skal fakse dem.

  • Du kan sende flere kvitteringssider så lenge faksforsiden som er knyttet til fakturaen, er plassert som første side i fakssekvensen.

  • Gule kvitteringer er vanligvis uleselige når de fakses. SAP Concur anbefaler at du tar en kopi av eventuelle gule kvitteringer og deretter fakser kopien.

  • Faksforsiden vises som første side i overføringen.

  • Hvis du vil sende flere kvitteringer for samme faktura, eller hvis kvitteringene ser utydelige ut, fakser du kvitteringene med faksforsiden som er tilknyttet samme faktura som ble brukt til den første overføringen. Kvitteringene tilføyes den tidligere overføringen.

  • Hvis du klikker på Vis kvitteringer og får en feilmelding som sier at nettleseren ikke gjenkjenner filformatet eller ber deg om å åpne filen i et annet program, må du laste ned nyeste versjon av Adobe Acrobat Reader for å installere plugin-modulen for nettleseren. Feilmeldingen inneholder en kobling til Adobes nettsted eller et internt nettsted fastsatt av SAP Concur-administratoren.

  • Hvis du mister faksforsiden for kvitteringene, kan du skrive ut en fra samme faktura.

  • Delegater kan kanskje vise kvitteringsbilder for fakturaer de klargjør på vegne av andre Faktura-brukere.

  • Du kan ha mottatt en e-postmelding som viser at en faks er sendt og er tilgjengelig for visning.

  • Ansvarlige for godkjenning har tilgang til kvitteringsbilder via koblingen Vis kvitteringer etter at de har mottatt en melding om at en faktura venter på godkjenning.

  • Du kan fakse og legge ved skannede bilder i samme faktura.