Vise budsjettdetaljer
Budsjettbrukere kan vise detaljinformasjon om et bestemt budsjett i tillegg til å filtrere og søke etter budsjetter. De kan se den samme informasjonen som de gjorde på siden med budsjettoversikt, inkludert en grafisk budsjettoversikt i prosent av Forbrukt, Venter, Resterende og Over, budsjettforbruk over tid, et diagram som viser forbrukt beløp per utgiftstype, og et stolpediagram over forbrukstrenden.
Brukere kan eksportere budsjettdata som transaksjoner eller oppsummert etter utgiftstype. De kan bruke filtre til å redusere størrelsen på regnearkfilen for eksporten. Disse filtrene er tilgjengelige for produktkategori (Forespørsel, Utgift, Faktura og Innkjøpsrekvisisjon), transaksjonsstatus (Venter og Forbrukt og datointervall.
Brukere kan også vise flere detaljer om forbrukt og ventende budsjett for fakturaer, innkjøpsrekvisisjoner, utgiftsrapporter og autorisasjonsforespørsler.
Inkluder eller ekskluder ventende beløp i resterende budsjett
Det ventende beløpet er ikke inkludert i beregningen av gjenstående beløp som standard. Det gjenstående beløpet tilsvarer budsjettbeløpet minus forbrukt beløp. Det ventende beløpet kan bli godkjent eller avvist.
Det kan hende at brukere vil ha kontroll over gjenstående beløp i budsjettene deres. Hvis brukere vil inkludere ventende beløp i beregningen av gjenstående beløp, kan de gjøre dette ved å be om at den ansvarlige velger (aktiverer) alternativet Inkluder ventende beløp i beregning av restbeløp i budsjettinnstillingene. Med dette alternativet tilsvarer det gjenstående beløpet budsjettbeløpet minus forbrukt beløp og ventende beløp. Det kan hende at brukere regner med at de ventende beløpene blir godkjent og dermed ønsker at de gjenstående beløpet gir et realistisk bilde av tilgjengelig beløp.
Vise revisjonsspor for en budsjettpost
Budsjetteiere kan vise revisjonssporet for en budsjettpost ved å klikke på menyen Detaljer i et budsjett på oversiktssiden og deretter velge Revisjonsspor. Revisjonsspor gir informasjon om handlinger som budsjettansvarlig og budsjettadministratoren har foretatt for en bestemt budsjettpost.
Vinduet Revisjonsspor som vises, viser fire faneark: Overskrift, Personer, Filtre og Beløp. Disse fanearkene beskrives i følgende tabell:
Faneark for revisjonsspor | Beskrivelse |
|---|---|
Overskrift | Fanearket Overskrift viser endringer som er gjort for en budsjettpost. |
Personer | Fanearket Personer viser informasjon om endringer som er gjort av brukere som visere og godkjennere. |
Filtre | Fanearket Filtre viser filterendringer som er gjort for et budsjett på budsjettdashboardet. |
Beløp | Fanearket Beløp viser endringer som er gjort for budsjettpostbeløpet. |
Sammenlign budsjettforbruk med tid
Budsjetteiere kan vise budsjettforbruket per budsjettperiode på en tidslinje i stolpediagrammene i Budsjettdashboard. På siden for budsjettoversikt må budsjetteieren holde markøren over ruten for å vise tidslinjen. Når budsjetteierne går til siden Detaljer, vises tidslinjen som standard uten at de trenger å holde markøren over ruten. Hvis en budsjettperiode strekker seg lenger enn et år eller et kvartal, ser brukerne de relevante månedene på tidslinjen. Hvis budsjettperioden er på bare én måned, ser brukerne dagene på tidslinjen.
Vis beløp forbrukt per utgiftstype
Detaljene for et budsjett viser også et diagram med beløpet forbrukt per utgiftstype.
Brukerne kan vise det som er brukt eller venter per utgiftstype når de gjennomgår forbruksposter. Brukere kan klikke på koblingen Utgiftskategori for å gjøre dette. Denne visningen viser hver utgiftstype med ventende og brukt beløp per produkt med budsjettets totalbeløp.
Vis forbrukstrend per år
Stolpediagrammet Forbrukstrend viser statusen til budsjetteierens budsjettperioder over et helt år. Budsjetteiere kan vise to stolper for hver budsjettperiode. Budsjettbeløpet (stolpen vises i én farge) og samlet forbruksbeløp (samlet forbruksbeløp vises i én farge, samlet ventende beløp vises med striper) for en bestemt periode i en kvartalsvis eller månedlig visning. Stolpen som viser samlet forbruksbeløp består av samlet forbrukt beløp og samlet ventende beløp.
Budsjetteierne kan også holde markøren over hver stolpe for å vise budsjettdetaljer for en bestemt måned.
Hvis et budsjett er basert på et helt år, viser den månedlige visningen beløpet for budsjettperioden delt på antallet regnskapsperioder (vanligvis 12 måneder) for å beregne de månedlige budsjettbeløpene. For den kvartalsvise visningen ganges budsjettperiodebeløpet med tre for å beregne det kvartalsvise budsjettbeløpet i diagrammet. Budsjettforbruket (forbruk og ventende) baseres på månedlige faktiske beløp selv for årlige og kvartalsvise budsjetter.
Tabellen nedenfor beskriver statusen for en budsjettperiode som budsjetteiere ser hvis de holder markøren over en stolpe i stolpediagrammet Forbrukstrend.
Budsjettstatus | Beskrivelse |
|---|---|
Forbrukt | Dette viser det godkjente beløpet som er brukt. |
Venter | Dette viser beløpet som venter på godkjenning. |
Resterende | Dette viser restbeløpet som kan brukes. Restbeløpet er beregnet som et budsjettbeløp minus brukt beløp. Hvis administratoren har aktivert alternativet Inkluder ventende beløp i beregning av restbeløp i budsjettinnstillingene, blir restbeløpet beregnet som budsjettbeløp minus brukt beløp minus ventende beløp. |
Over | Hvis restbeløpet blir negativt, blir etiketten Resterende erstattet av en rød Over-etikett som viser hvor mye mer enn budsjettbeløpet som er forbrukt. |
Ikke kostnadsført (Bare utgift) | Dette viser saldoen for utgiftspostene som ennå ikke er innsendt. Saldoen av ikke kostnadsførte poster påvirker ikke stolpediagrammet for den ikke trekkes fra restsaldoen, og dermed vil ikke disse ikke-kostnadsførte postene forbruke et budsjett. |
Stolpediagrammet vises i fargene grønn, gul og rød, som betyr følgende:
Grønn: Forbruket av budsjettet er under grensen for budsjettvarsling (standard 80 %)
Gul: Forbruket av budsjettet er på eller over grensen for budsjettvarsling
Rød: Forbruket er på eller over grensen for budsjettvarsling (standard 100 %)
Eksporter budsjettdata
Budsjetteiere kan eksportere budsjettdata til et Excel-regneark slik at de kan analysere forbruksdetaljer. Det er mulig å eksportere 12 500 poster om gangen.
Slik kan budsjetteiere eksportere budsjettdata: Klikk på knappen Eksporter data på siden med budsjettdetaljer.
Vinduet Eksporter forbruksdata vises. Budsjetteiere kan velge følgende alternativer i:
Datatype (Data for detaljposter eller Data for utgiftskategori)
Datointervall
Produktkategori (Utgift, Faktura, Innkjøpsrekvisisjon, Kredittkort, Forespørsel eller Alle kategorier)
Transaksjonsstatus (Venter og Forbrukt, Forbrukt eller Venter)
Når budsjetteieren har valgt alternativer, klikker de på Eksporter data for å eksportere budsjettdataene til et regneark.
Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
Status | Denne kolonnen viser budsjettstatus for utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. Statusen kan være ett av følgende:
|
Produktkategori | Denne kolonnen viser produktkategorien der budsjettdataene er blitt eksportert. Produktkategorien kan være ett av følgende:
|
Referanse | Denne kolonnen viser fakturanummer, innkjøpsrekvisisjons-ID, utgiftsrapport-ID eller forespørsels-ID for fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen, utgiftsrapporten eller autorisasjonsforespørselen. |
Dato | Denne kolonnen viser transaksjonsdatoen for utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. |
Navn på medarbeider | Denne kolonnen viser navnet på fakturaeieren eller medarbeideren som sendte inn utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. |
Beskrivelse/detalj | Denne kolonnen viser adressedetaljene til innsenderen av utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. |
Utgiftskategori | Denne kolonnen viser utgiftskategorien, for eksempel parkering, flyreise eller materialer, for utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. |
Budsjettsporingsfelt | Budsjettsporingsfeltene, hvis de er konfigurerte, vises som enkeltstående kolonner i dataeksporten. Disse kolonnene er merket med feltnavnet og viser verdien for hvert felt for hver utgiftsposisjon. Disse kolonnene vises bare ved eksport av datatypen Bilagsposisjonsdata. |
| Leverandørnavn | I denne kolonnen kan brukere se hvor mye som er brukt per leverandør, når de eksporterer utgiftsdetaljposter for et budsjett. MERK: Gjelder for Concur Expense, Concur Invoice og innkjøpsrekvisisjon. |
Budsjettbeløp (USD) | Denne kolonnen viser budsjettbeløpet for utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. |
% av budsjett | Denne kolonnen viser prosentsatsen av det totale budsjettet for utgiftsrapporten, fakturaen, innkjøpsrekvisisjonen eller autorisasjonsforespørselen. |
Budsjettjusteringer for budsjetteiere
Budsjetteiere kan legge til justeringer for et budsjett så lenge budsjettadministratoren har aktivert denne funksjonen for dem. Hvis de har gjort det, ser budsjetteieren knappen Legg til justering på siden med budsjettdetaljer på budsjettdashboardet.
Når budsjetteieren klikker på Legg til justering, vises vinduet Legg til justering hvor budsjetteiere kan oppgi informasjon om budsjettet de vil justere. Budsjetteiere kan bruke følgende tabell til å fylle inn detaljene om justeringen.
Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
Justeringstype | Velg saldotypen du vil justere. Velg ett av følgende:
|
Beløpstype | Velg hvor det justerte beløpet skal brukes. Velg ett av følgende:
|
Transaksjonsdato | Velg datoen da justeringen ble brukt på budsjettet. Dette skal være innenfor bevilgningsperioden for dette budsjettet. |
Beløp (USD) | Oppgi det justerte beløpet. Dette kan være en positiv eller negativ verdi. |
Beskrivelse | Oppgi årsaken til eller en beskrivelse av justeringen. |
