Concur Invoice, standardutgave – hjelp for sluttbrukere

Vise budsjettoversikt

Formålet med budsjettoversikten er å gi brukerne en rask oversikt over budsjettene og hvor mye av budsjettet som er brukt, hvor mye som gjenstår og hvor mye som er på vent. Concur Expense-brukere kan også se det ikke kostnadsførte beløpet. Beløp som ikke er kostnadsført, gir budsjetteiere muligheten til å vise saldoen for utgiftspostene som ikke er sendt inn ennå, og er en kombinasjon av utgiftsrapporter som ikke er sendt inn ennå, og tilgjengelige utgifter som ikke er vedlagt en utgiftsrapport. En budsjetteier vil kanskje se på budsjettene for å ta avgjørelser om utgifter eller for å se hvor mye som er igjen av budsjettene. De vil kanskje også sammenligne et budsjettår med en annet.

En budsjettbruker kan bruke filter- og søkefunksjoner for å finne budsjetter.

Periodefilteret gjør det mulig for brukere å velge et budsjettår (gjeldende budsjettår er definert som standard) og en budsjettperiode. Når brukere klikker på periodefilteret, vises et vindu hvor de kan velge budsjettår og deretter periodetype (månedlig, kvartalsvis og årlig). De kan også merke flere kvartaler og måneder for periodebudsjettet.

Periodefilteret viser bare informasjon som er relevant for brukeren. Hvis en bruker for eksempel ikke har årlige eller kvartalsvise budsjetter i et regnskapsår, vises disse regnskapsperiodene ikke i listen. Dette gjelder også for regnskapsårene. Hvis et firma har opprettet regnskapsår og budsjetter for fem år, men brukeren bare eier budsjetter i inneværende år, kan brukeren bare velge inneværende år.

Hvis brukere klikker på alternativet Datointervallbudsjetter, kan de filtrere budsjett etter år og datointervall ved å klikke på relevante knapper. De kan også velge flere datointervaller.

En bruker med tilgang til søkefilterfunksjonen kan skrive inn navnet på det ønskede budsjettet i søkefeltet. Når brukeren starter å skrive, ser han at søkefunksjonen er organisert i relevante kategorier, som Vis budsjetter, Vis budsjetter med kategori og Vis budsjetter som eies av, for en enklere visning.

Brukere kan også benytte søkestrenger til å søke etter budsjetter. Tabellen nedenfor beskriver tilgjengelige termer som kan brukes ved oppretting av en søkestreng i søkefeltet. Disse termene er hentet fra budsjettposisjoner.

Søkekategori

Beskrivelse

Navn

Dette er budsjettnavnet. Kan brukes til å søke etter matutgiftstyper navn:(alle matutgifter).

Eier

Dette er budsjetteieren. Kan brukes til å søke etter budsjetter etter eiertype eier:johnsmith@brooksdev.com.

Kategori

Dette er budsjettkategorien. Kan brukes til å søke etter en budsjettkategoritype kategori:(IT).

Beskrivelse

Dette er budsjettvisningsnavnet. Kan brukes til å søke etter en budsjettbeskrivelsestype beskrivelse:(budsjett vest).

Budsjett

Dette er budsjettbeløpet. Kan brukes til å søke etter et budsjett med en bestemt budsjettbeløpstype budsjett:(>1000). Andre eksempler er::

  • Budsjett=1000

  • Budsjett<1000

  • Budsjett>=1000

  • Budsjett<=1000

En budsjettbruker kan vise et bestemt budsjett for å se hvor mye av budsjettet som er brukt (Forbruk), hvor mye som venter på godkjenning (Venter) og hvor mye som gjenstår til forbruk (Resterende). Expense-brukere kan også se det ikke kostnadsførte beløpet (Ikke kostnadsført) hvis administratoren har aktivert funksjonen. Prosentandelen viser hvor mye av budsjettet som er brukt. Budsjettbrukere kan klikke på selve ruten for å vise flere detaljer om et bestemt budsjett.

Stolpediagrammet for hvert budsjett er fargekodet for å gjøre det enklere å se hvor mye av budsjettet som er brukt, venter eller gjenstår. Budsjettansvarlige kan konfigurere prosentsatsen i feltene Varslingsgrense prosent og Kontrollgrense prosent i Budsjettinnstillinger. Fargekodingen er som følger:

  • Grønt betyr at 80 % eller mindre av budsjettet er brukt eller venter

  • Gult betyr at 80 - 99 % av budsjettet er brukt eller venter

  • Rødt betyr at 100 % eller mer av budsjettet er brukt eller venter.

Brukere kan velge om de vil vise budsjettinformasjonen i en rutevisning eller en listevisning. Hvis de velger listevisningen, kan brukere klikke på pilen ved siden av et budsjett for å vise hvor mye av et budsjett som er brukt, ventende, resterende eller ikke bokført (hvis dette er konfigurert, bare Concur Expense). Brukeren kan også klikke på pilen på toppen for å utvide alle budsjettene for å vise budsjett som er brukt, ventende, resterende eller ikke bokført.

Budsjettutgifter hittil i år

Budsjettansvarlige kan vise informasjon hittil i år om et bestemt budsjett. For månedlige og kvartalsvise budsjetter baseres budsjettbeløpet på beløp i inneværende budsjettperiode pluss tidligere budsjettperioder i inneværende regnskapsår.

Informasjon hittil i år er tilgjengelig gjennom visningene Kort og Liste i Budget Overview. I visningen Kort må brukere høyreklikke på budsjettflisen og velge YTD-visning. I visningen Liste må brukere utvide budsjettflisen ved åklikke på den blå utvidelsespilen til høyre i vinduet.

Når budsjettansvarlig klikker på knappen YTD-visning for å åpne visningen for situasjonen hittil i år, vises vinduet YTD-visning situasjonen til budsjettutgiftene fra starten i regnskapsåret til dagens dato.

Sammenlign budsjettforbruk med tid

Budsjetteiere kan vise budsjettforbruket per budsjettperiode på en tidslinje i stolpediagrammene i Budsjettdashboard. Tidslinjen sammenligner budsjettforbruket med tid. Hvis budsjettforbruket er likt fordelt hver dag i budsjettperioden, kan budsjetteierne se om forbruket ligger foran eller etter planen. Tidslinjen hjelper budsjetteierne med å holde rede på budsjettforbruket og sikre at budsjettet ikke blir overskredet. Budsjetteieren må holde markøren over ruten til et budsjett for å vise tidslinjen på budsjettoversikten. Hvis en budsjettperiode strekker seg lenger enn et år eller et kvartal, ser brukerne de relevante månedene på tidslinjen. Hvis budsjettperioden er på bare én måned, ser brukerne dagene på tidslinjen.

Vise delte budsjetter

Budsjetteiere kan vise alle budsjettene deres i delen Mine budsjetter øverst i budsjettoversikten. Hvis en bruker har rollen Budsjettgodkjenner/-ansvarlig eller Budsjettviewer, kan de vise budsjetter som deles med dem av andre budsjetteiere i avsnittet Delte budsjetter i budsjettoversikten. De delte budsjettene får budsjetteierens navn som prefiks.

Opprette teambudsjetter

Med teambudsjetter kan budsjetteiere opprette og administrere budsjetter for teamene. Dette er spesielt nyttig for ledere på lavere nivåer som kan motta et uformelt budsjettbeløp fra sin direkte overordnede uten noen god måte å spore teamene forbruk mot et budsjett på. Med teambudsjetter kan de enkelt opprette et teambudsjett og spore forbruket til teamene mot et beløp over tid. I tillegg eliminerer teambudsjetter avhengigheten av budsjettadministratorer.

Når de skal opprette et teambudsjett, klikker budsjetteiere på Legg til teambudsjett, legger til den nødvendige informasjonen i vinduet som vises, og klikker deretter på Lagre.

Eksporter data på siden Budsjettoversikt

Budsjetteiere kan dele budsjettinformasjon med personer som ikke bruker SAP Concur. Ved å klikke på koblingen Send til Excel på budsjettoversikten kan klienter eksportere den samme informasjonen som er tilgjengelig i listevisningsalternativet på budsjettdashboardet, inkludert noen tilleggsfelt, til et Excel-regneark. Tilleggsfelt inkluderer Opprinnelig budsjettbeløp (budsjettbeløpet i en budsjettposisjon uten justeringen), Justert budsjettbeløp (budsjettbeløpet som kommer fra justeringsimporter og -eksporter i budsjettposisjoner), Periodetype, Budsjettkategori og Budsjettype.