HintergrundILM-Informationen zu HRPA_ADRS

 

Im Folgenden finden Sie Informationen, die für die Definition von ILM-Regelwerken für HRPA_ADRS relevant sind.

ILM-Objekt

Regelwerke und Regeln für HRPA_ADRS legen Sie mit den Retention-Management-Funktionen (Transaktion IRMPOL) des SAP Information Lifecycle Management (ILM) für das zugehörige ILM-Objekt HRPA_ADRS an.

Objektkategorie und Regelwerkkategorie

Sie legen die Regelwerke in der Objektkategorie SAP Business Suite (OT_FOR_BS) mit der Regelwerkkategorie Aufbewahrungsregeln (RTP) fest.

Bedingungsfelder und Zeitbezüge

Für die Definition von Aufbewahrungsregeln können Sie die folgenden Bedingungsfelder und Zeitbezüge (Beginnzeitpunkte für die Ermittlung des Aufbewahrungszeitraums) nutzen.

Verfügbare Bedingungsfelder

Bedingungsfeld

Beschreibung

Kommentar

COUNTRY_GROUPING

Ländergruppierung

Land zur Personalnummer, zu der die zu vernichtenden Datensätze gehören

EMPLOYEE_STATUS

Beschäftigungsstatus

Kennzeichen für den Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters:

  • 0 Mitarbeiter ist nicht in der Firma

  • 1 Mitarbeiter ist in der Firma, Beschäftigungsverhältnis ist ruhend

  • 2 Rentner

  • 3 aktiv

SUBTYP

Subtyp

Subtyp des Infotyps 0006, aus dem Daten vernichtet werden

Mit den Bedingungsfeldern COUNTRY_GROUPING und SUBTYP können Sie beispielsweise länderspezifische Aufbewahrungsregeln für eine Anschriftenart (Subtyp des Infotyps Anschriften (0006)) definieren.

Verfügbare Zeitbezüge und Zeitversätze

Zeitbezug

Beschreibung

Kommentar

Zeitversatz

HCM_END_OF_RECORD

Ende des Datensatzes

HCM_TERMN_DATE

Austrittsdatum des Mitarbeiters

Relevanter Zeitbezug für Regeln zu Daten ausgetretener Mitarbeiter (siehe Hinweis)

Ende des Jahres (END_OF_YEAR)

Hinweis Hinweis

Der Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters wird aus technischen Gründen benötigt, damit Sie auch Datensätze löschen können, die das größte Datum als Endedatum haben.

Solche Datensätze können erst nach Austritt des Mitarbeiters für die Datenvernichtung selektiert werden. Verwenden Sie den Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters, um eine Aufbewahrungsregel zu definieren, mit der Sie nach Ablauf einer festgelegten Aufbewahrungsdauer nach Austritt des Mitarbeiters alle Datensätze vernichten können.

Ende des Hinweises

Beispiel Beispiel

Alle Daten des Infotyps 0006 sollen für alle aktiven Mitarbeiter in Deutschland nach Ablauf von einem Jahr ab Gültigkeitsende des Datensatzes vernichtet werden. Die entsprechende Aufbewahrungsregel sieht in der Anwendung ILM-Regelwerke und Regeln wie folgt aus:

Regelwerk: HRPA_ADRS

Beschäftigungsstatus

Ländergruppierung

Min. Aufbewahrungsdauer

Max. Aufbewahrungsdauer

Einheit für Aufbewahrungsdauer

Zeitbezug

3

DE

1

1

Jahr

Ende des Datensatzes
Ende des Beispiels.
Ermittlung des Beginnzeitpunkts für Aufbewahrungsregeln

Wenn Sie in einer Aufbewahrungsregel beispielsweise den Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters mit dem Zeitversatz Ende des Jahres eingetragen haben, ermittelt das System bei der Regelauswertung zunächst das konkrete Datum, an dem der Mitarbeiter aus der Firma ausgetreten ist. Anschließend wendet das System den Zeitversatz auf das ermittelte Bezugsdatum an. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt somit am Ende des Jahres, in dem das Austrittsdatum des Mitarbeiters liegt.

Weitere Informationen

Allgemeine Grundsätze und Empfehlungen zum Umgang mit Regeln im IRM