HintergrundILM-Informationen zu HRPA_TASK

 

Im Folgenden finden Sie Informationen, die für die Definition von ILM-Regelwerken für HRPA_TASK relevant sind.

ILM-Objekt

Regelwerke und Regeln für HRPA_TASK legen Sie mit den Retention-Management-Funktionen (Transaktion IRMPOL) des SAP Information Lifecycle Management (ILM) für das zugehörige ILM-Objekt HRPA_TASK an.

Objektkategorie und Regelwerkkategorie

Sie legen die Regelwerke in der Objektkategorie SAP Business Suite (OT_FOR_BS) mit der Regelwerkkategorie Aufbewahrungsregeln (RTP) fest.

Bedingungsfelder und Zeitbezüge

Für die Definition von Aufbewahrungsregeln können Sie die folgenden Bedingungsfelder und Zeitbezüge (Beginnzeitpunkte für die Ermittlung des Aufbewahrungszeitraums) nutzen.

Verfügbare Bedingungsfelder

Bedingungsfeld

Beschreibung

Kommentar

BVMRK

Bearbeitungsvermerk

Kennzeichen für den Status der Bearbeitung:

  • SPACE Termin ist neu.

  • 1 Termin ist in Bearbeitung, aber noch nicht erledigt.

  • 2 Termin ist erledigt, keine weitere Bearbeitung erforderlich.

MOLGA

Ländergruppierung

Land zur Personalnummer, zu der die zu vernichtenden Datensätze gehören

STAT2

Beschäftigungsstatus

Kennzeichen für den Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters:

  • 0 Mitarbeiter ist nicht in der Firma

  • 1 Mitarbeiter ist in der Firma, Beschäftigungsverhältnis ist ruhend

  • 2 Rentner

  • 3 aktiv

Mit den Bedingungsfeldern MOLGA, BVMRK und STAT2 können Sie länderspezifische Aufbewahrungsregeln für Daten zu Terminen in einem bestimmten Bearbeitungsstatus definieren. Zusätzlich können Sie die Regeln für Mitarbeiter in einen bestimmten Beschäftigungsstatus definieren.

Beispiel Beispiel

  • Alle Datensätze des Infotyps Terminverfolgung (0019) mit Status Abgeschlossen oder Ende des Termins (HCM_END_OF_RECORD), die älter sind als zwei Jahre, sollen für alle aktiven Mitarbeiter der Ländergruppierung DE (MOLGA 01) vernichtet werden.

  • Alle Datensätze des Infotyps 0019, die älter sind als ein Jahr, sollen unabhängig von ihrem Status für alle Mitarbeiter mit Beschäftigungsstatus Zurückgezogen oder Ausgetreten nach Austrittsdatum des Mitarbeiters vernichtet werden.

Ende des Beispiels.

Verfügbare Zeitbezüge

Zeitbezug

Beschreibung

Kommentar

END_OF_MONTH

Ende des Monats

END_OF_YEAR

Ende des Jahres

HCM_END_OF_RECORD

Ende des Datensatzes

HCM_TERMN_DATE

Austrittsdatum des Mitarbeiters

Relevanter Zeitbezug für Regeln zu Daten ausgetretener Mitarbeiter (siehe Hinweis)

Hinweis Hinweis

Der Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters wird aus technischen Gründen benötigt, damit Sie auch Datensätze löschen können, die das größte Datum als Endedatum haben.

Solche Datensätze können erst nach Austritt des Mitarbeiters für die Datenvernichtung selektiert werden. Verwenden Sie den Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters, um eine Aufbewahrungsregel zu definieren, mit der Sie nach Ablauf einer festgelegten Aufbewahrungsdauer nach Austritt des Mitarbeiters alle Datensätze vernichten können.

Ende des Hinweises

Beispiel Beispiel

Sie definieren folgende Aufbewahrungsregel: Die Daten zu erledigten Terminen sollen für aktive Mitarbeiter in Deutschland nach Ablauf von sechs Monaten ab Gültigkeitsende des Datensatzes vernichtet werden. Die entsprechende Aufbewahrungsregel sieht in der Anwendung ILM-Regelwerke und Regeln wie folgt aus:

Regelwerk: HRPA_TASK

Ländergruppierung

Beschäftigungsstatus

Bearbeitungsvermerk

Min. Aufbewahrungsdauer

Max. Aufbewahrungsdauer

Einheit für Aufbewahrungsdauer

Zeitbezug

DE

3

2

6

6

Monat

Ende des Datensatzes
Ende des Beispiels.

Weitere Informationen

Allgemeine Grundsätze und Empfehlungen zum Umgang mit Regeln im IRM